מאת חן נבון, סמנכלית משאבי אנוש קבוצת נירם גיתן NGG

"החיים הם מה שקורה לך כשאתה עושה תוכניות אחרות"

תכנון ותקציב בעולם של הפרעה

במהלך השנים האחרונות אנו מתכננים תוכניות עבודה אל מול מציאות כאוטית ולא אפשרית, וכאשר מגיעים לסוף השנה מבינים כי כמעט שום דבר ממה שתוכנן לא אירע- ועדיין אנחנו חייבים לתכנן.

הטיפ שניתן לקוראים, בכל מאמר העוסק בתכנון בעולם של אי ודאות, מדבר על הגמשת משאבים- לצורך יכולת לגדול בהיקף ההון האנושי, או להקטין הוצאות, במהירות התואמת את ההתרחשויות במשק.

ברוב הארגונים אחד התקציבים הגדולים ביותר הוא תקציב המשאב האנושי (כח אדם), וברוב הארגונים קיים פחד מ"תחנת רכבת" אשר יוצרת מצב בו "עוברי האורח" לא מסוגלים לבצע, על הצד הטוב ביותר, עבודה הדורשת היסטוריה, רציפות, או תיחכום.

ואולם, בשנים האחרונות, המעבר לארגונים מבוססי מיומנויות וכישורים, כבר ידוע כי התאמת האדם נכון לתפקיד נכון,בשילוב עם יכולת יחידות ארגוניות להגדיר בצורה טובה מה הצורך הקיים מאותו אדם בתפקיד זמני, מעלה את ההסתברות להצלחה. לעיתים ניתן יהיה להנות מרמת היצירתיות והיעילות של אדם בתפקיד, סביב המשפטים הידועים: "אורח לרגע רואה כל פגע" והיעדר שחיקה.

לפיכך השאלה הנשאלת, בעתות תכנון תקציב, אינה: "האם להגמיש משרות ולהיעזר בכוח אדם זמני?"
אלא מה מתי ואיך לעשות זאת.

להלן מובאות מספר נקודות למחשבה מדוע כדאי להפנות משרות לשירות חיצוני – מיקור חוץ/פנים:

1. יעילות מבחינת עלות: מיקור חוץ מפחית, לעתים קרובות, את העלויות הכוללות הכרוכות בגיוס. מישהו אחר עושה זאת במקומך והחיסכון בזמן שווה כסף
2. גמישות: מיקור חוץ מאפשר לחברות להגדיל, או להקטין, את כוח העבודה שלהן בהתאם לביקושים. גמישות זו חיונית לטיפול בתקופות שיא ושפל, ללא התחייבות לחוזי עבודה ארוכי טווח
3. גישה למומחיות: חברות מתמחות יכולות ומספקות אנשי מקצוע מיומנים בעלי מומחיות מיוחדת. המשמעות היא שחברות יכולות לגשת במהירות לטאלנט המתאים לפרויקטים ספציפיים, ללא תהליך ארוך של גיוס והכשרה
4. התמקדות בפעילויות ליבה: על ידי מיקור חוץ של תפקידים זמניים, מנהלים יכולים להתמקד יותר ביוזמות אסטרטגיות ובפעילויות הליבה העסקית. סיטואציה כזו עשויה לשפר פרודוקטיביות
5. הפחתת סיכונים: העסקת עובדים קבועים, אפילו לתפקידים קצרי טווח, טומנת בחובה סיכונים כגון: היעדר התאמה, או ביצועים לא מספיק טובים. מיקור חוץ מפחית סיכונים אלה על ידי מתן אפשרות החלפה מהירה במידה וההתאמה אינה נכונה
6. הקלה אדמיניסטרטיבית: מיקור חוץ מפחית את הנטל האדמיניסטרטיבי הקשור לניהול משאבי אנוש. גם כאן השירות מגורם חיצוני מפנה משאבים פנימיים למשימות קריטיות יותר
7. מהירות פריסה: לחברות המתמחות בעולם תוכן יש לרוב מאגר של אנשי מקצוע מוכנים לעבודה, המאפשרים פריסה מהירה כדי לענות על צרכים דחופים. זה מועיל במיוחד בעולמות הפרוייקטים או במהלך עליות בלתי צפויות בעומס העבודה

מתי נכון להיעזר בשירות מקצועי חיצוני?

1. שיא רגעי: בתקופות של ביקוש מוגבר, כגון פרוייקט גדול או שיאים ספציפיים בתעשייה, חברות עשויות להזדקק לידיים נוספות ללא מחויבות ארוכת טווח
2. עבודה מבוססת פרויקטים: עבור פרויקטים ספציפיים הדורשים מיומנויות מיוחדות למשך זמן קצר, מיקור חוץ עשוי להביא את המומחיות הדרושה במהירות וביעילות.
3. חופשת והיעדרויות: כאשר הצוות הקבוע יוצא לחופשה ממושכת (למשל, חופשת לידה/אבהות, חופשה רפואית), או מילואים ידועים מראש, עובדים זמניים יכולים להבטיח המשכיות בהיעדרם של העובדים הקבועים
4. גמישות והימנעות מעלות קבועה: בתרחישי תקציב מצומצמים, מיקור חוץ עשוי לסייע בניהול עלויות, על ידי הימנעות מהוצאות תקורה הקשורות לעובדים במשרה מלאה
5. הרחבת שוק: בעת כניסה לשווקים חדשים, או השקת מוצרים חדשים, חברות עשויות להזדקק לכישרון זמני כדי להתמודד עם עומס העבודה הראשוני לפני הקמת צוות קבוע
6. פערי מיומנויות: אם יש פערים בכישורי כוח העבודה הנוכחי, מיקור חוץ יכול לספק את היכולות הדרושות, ללא הכשרה מקיפה, או עיסוק בתהליכי גיוס
7. תקופות ניסיון: מיקור חוץ יכול לשמש כלי בדיקה להערכת עובדים פוטנציאליים למשרה קבועה. חברות יכולות להעריך ביצועים והתאמה של עובדים זמניים לפני הצעת עבודה קבועה

אם החלטת להיעזר בשירות כזה,  איך תעשה את זה נכון?

1. היקף עבודה ברור ומוגדר: הגדירו משימות, אחריות ותוצאות רצויות בבירור, כדי להבטיח שהעובדים הזמניים יבינו את תפקידיהם.
2. בחירה בשותף הנכון: בחרו בחברות להן מוניטין והמלצות, אשר ידאגו שתקבלו שירות ברמת מיומנות מתאימה ואמינה
3. הדרכה והטמעה: הכינו תהליך הצטרפות תמציתי, אך מקיף, כדי להכיר לנותן השירות את מדיניות החברה, תרבותה ודרישות התפקיד הספציפיות אותן הם ידרשו למלא
4. תקשורת אפקטיבית: שמרו על קווי תקשורת פתוחים בין מנהלים, העובד והספק נותן השירות. עדכונים שוטפים ומשוב עקבי חיוניים לתפעול גם כאשר הכל "עובד חלק" ובעיקר כאשר צצות בעיות
5. אינטגרציה עם הצוות הקבוע: טפחו סביבה שיתופית אשר בה נותני שירות מרגישים חלק מהצוות. גם לאנשי מקצוע חיצוניים דרושה תחושת מחוברות
6. מעקב אחר ביצועים: העריכו, באופן קבוע, ביצועים של של נותני שירות חיצוניים על מנת להבטיח שהם עומדים בסטנדרטים שנקבעו ולבצע התאמות במידת הצורך.

עבודה על פי הנחיות אלה תעזור למנהלים למקסם את יתרונות מיקור החוץ של משימות ותפקידים ולהבטיח השתלבות חלקה בכוח העבודה שלהם.

מאמרים להרחבה

תכנון בעולם של אי ודאות
https://www.tech12.co.il/index-commentary/Article-98e5dd0d6c42581027.htm

יתרונות וחסרונות במיקור חוץ
https://blog.hubspot.com/sales/outsourcing

https://www.forbes.com/sites/deeppatel/2017/07/17/the-pros-and-cons-of-outsourcing-and-the-effect-on-company-culture/

ניתן להתייעץ איתי ללא עלות Chen_na@nggconsult.com