כיצד באמת לחשב את עלות טעות הגיוס?

בסדנת ראיון התנהגותי למנהלים שהעברתי לאחרונה התפתח דיון מרתק על עלות טעות גיוס לארגון. המנהלים מאד הופתעו מהסכום הגבוה שקיבלנו לאחר שהבאנו בחשבון את כל העלויות וציינו שלא דמיינו שהעלות לטעות עשויה להיות גבוהה כל כך.

בהרבה מאד ארגונים עלויות תחלופת עובדים מתוארות לעתים קרובות באופן כללי כגון "כמה אלפי שקלים לעובד שעוזב" או "כ X אחוזים מהמשכורת שנתית".

אך מניסיוני חשוב מאד לחשב את העלויות הללו לארגון הספציפי שלכם (וודאי יהיו הבדלים מפרופיל לפרופיל) בכדי להבין את המשמעות הגדולה בטעות הגיוס.

במאמר שכתב גרג ווילארד לERE הוא הביא את האלמנטים העיקריים לחישוב עלויות תחלופת העובדים כאשר הגורמים שהוא לקח בחשבון הם:

זמן מושקע בגיוס לתפקיד הפנוי.
שעות / שבועות בפריון אבוד לחברה
זמן שיושקע על ידי עמיתים לעבודה והמנהל / הממונה שיצטרכו לפצות על העובד שעזב (שעות נוספות, הוסיף משמרות, וכו ')
שעות אבודות שהושקעו בקליטת והעשרת העובד חדש
הזמן והעלות שהושקעו בגיוס עצמו (פרסום, הקרנת קורות חיים, ראיונות, קליט).

בחישובים שלו הוא ממליץ לחשב את העלות בחלקים השונים על ידי מכפלה של הזמן שהושקע בעלות השכר של הגורמים השונים.

עלויות המשרה שאינה מאויישת

חשבו את הסכום של הזמן שנדרש מחברי הצוות האחרים בכדי לחפות על התפקיד הפתוח + כמות השעות בשבוע שיהיה בהן צורך לפצות על משרה הפתוחה (לדוגמא, במשמרות נוספות, שעות נוספות וכדומה) והכפילו בשכר לשעה עבור כל סוג של עובד.

זמן מושקע (שבועות)

שעות לשבוע

עלות שכר לשעה (₪)

עמיתים

________

מנהל

________

סה"כ

_______

עלויות קליטה והדרכה

חשבו את מספר השבועות הנדרשים כדי להכשיר עובד חדש, מספר השעות בשבוע שבילה בהדרכות, ושכר לשעה עבור כל סוג של עובד. הכפילו את מספר השבועות בשעות בשבוע בתשלום לשעה ולאחר מכן לחבר את התוצאות.

	זמן מושקע (שבועות)		שעות לשבוע		עלות שכר לשעה (₪)
עובד חדש	______	×	______	×	_____	=	_____
עמיתים	______	×	______	×	_____	=	______
מנהל	______	×	______	×	_____	=	______
						סה"כ	______

עלויות אדמינסטרציה של גיוס ועזיבה

הזן את המספר הכולל של שעות שהושקעו בכל משימה, והשכר לשעה לסוג העובד אחראי. הכפל שעות בשבוע על ידי תשלום לשעה עבור כל קו, ולאחר מכן להוסיף את סך הכל.

	שעות לעובד		עלות שכר לשעה (₪)
ניהול תהליך העזיבה	________	×	________	=	________
פרסום משרה חדשה	________	×	________	=	________
סינון קו"ח	________	×	________	=	________
בדיקת ממליצים	________	×	________	=	________
ראיון מועמדים	________	×	________	=	________
תהליך קליטה	________	×	________	=	________

		סה"כ	________

עלויות גיוס נוספות

סעיף זה יכלול כל הוצאות נוספות הקשורות לתחלופת עובדים. הזינו את העלות הכוללת ולאחר מכן להוסיף את סך הכל. (חלק מההוצאות הנפוצות ביותר מפורטות כאן, אבל ייתכן שיש לכם גם הוצאות אחרות שיש להוסיף לרשימה זו.)

	עלות (₪)
פרסום משרה	________
עלויות מגייס חיצוני	________
בדיקות אמינות, מבחני מיון חיצוניים	________
עלות חברת השמה	________

סה"כ	________

בסוף תהליך החישוב יש לחבר את כל הסכומים בכדי לקבל את העלות לתחלופת עובד אחד.

עלות כוללת שנתית כוללת של תחלופת עובדים

כדי להשיג את העלות השנתית הכוללת מהמחזור, פשוט נכפיל את העלות הכוללת לעובד במספר העובדים שעזבו.

עלות כוללת לעזיבת עובד אחד		מספר עובדים שעוזבים בשנה		סה"כ עלות כוללת לשנה
________	×	________	=	________

אין ספק שעלות טעות גיוס ועלות עזיבת עובד הינה עלות יקרה מאד – וזאת עוד לפני שדיברנו על גורמים שלא מדידים בכסף כגון השפעה של עזיבה כזאת על המוטיבציה של הצוות, תסכול של עובדים ומנהלים ועוד.

מכיוון שתהליך הראיונות הינו אחד מהכלים העיקריים לסינון המועמדים, ההמלצה העיקרית שלי היא להשקיע בהכשרות מנהלים כיצד לראיין, לתת להם כלים לניהול ראיון מובנה נכון וכלים לקבלת החלטות שאינה מתבססת רק על תחושות בטן.