מאת: איתי גרונר, מוביל פתרונות AI לארגונים ואוטומציות ב-HRD                    

ארגונים מקיימים בכל שבוע עשרות ולעיתים מאות פגישות מסוגים שונים: ישיבות צוות, ראיונות עבודה, שיחות עם לקוחות, פגישות ייעוץ, שיחות מכירה, ישיבות הנהלה ופגישות מקוונות. כמעט בכל אחת מהן מתקבלות החלטות, מחולקות משימות, עולים רעיונות ונאמרים דברים שיכולים להיות חשובים גם ימים או חודשים לאחר מכן. בפועל, חלק גדול מהמידע הזה נשאר בתוך הפגישה עצמה. מישהו רשם לעצמו כמה נקודות, מישהו אחר שלח סיכום קצר, ובמקרים רבים פשוט מסתמכים על הזיכרון של מי שהיה בחדר.

כלי AI שינו בשנים האחרונות את היכולת לתעד פגישות. תמלול שבעבר דרש עבודה ידנית יכול היום להתבצע באופן אוטומטי, אבל עצם הפקת הטקסט עדיין לא פותרת את הבעיה. תמלול של פגישה בת שעה עשוי להכיל עשרות עמודים, ורוב האנשים לא רוצים לקרוא מחדש את כל השיחה רק כדי להבין מה הוחלט, מה צריך לבצע או אילו נקודות עלו.

הערך המשמעותי יותר נוצר כאשר המערכת לא רק ממירה קול לטקסט, אלא גם יודעת להבין את מבנה השיחה ולהפיק ממנה מידע שימושי. שיחת מכירה, למשל, אמורה להסתיים בסיכום שונה מראיון עבודה. בשיחת מכירה נרצה לראות מהם צורכי הלקוח, אילו התנגדויות עלו ומהם הצעדים הבאים, בעוד שבראיון עבודה נרצה אולי להתמקד בניסיון המקצועי, בהתאמה לתפקיד ובנקודות שמצריכות בדיקה נוספת.

הפגישות כבר לא מתקיימות במקום אחד

סביבת העבודה עצמה הפכה מורכבת יותר. חלק מהפגישות מתקיימות ב-Teams, ב-Zoom, ב-Google Meet או ב-Webex, אחרות מתקיימות בחדר ישיבות, וחלק מהשיחות החשובות עדיין מתנהלות בטלפון. לעיתים גם צריך לחזור להקלטה קיימת שכבר נמצאת במחשב ולחלץ ממנה מידע בדיעבד.

במצב כזה, שימוש בכלי אחר לכל סוג פגישה הופך מהר מאוד למסורבל. זו אחת הסיבות שבגללן פותח RecordX, שמאפשר לטפל בכמה סוגים של מקורות ושיחות בתוך אותה סביבת עבודה.

באמצעות RecordX ניתן להעלות קובץ הקלטה קיים ולקבל ממנו תמלול וסיכום, או להקליט פגישה פרונטלית ישירות מהמחשב. במקרים שבהם אין מחשב זמין ניתן להשתמש גם בטלפון הנייד, באמצעות אפליקציית Android או דרך האתר המותאם למובייל.

בפגישות אונליין ניתן לשלוח בוט הקלטה לפגישות ב-Zoom, ב-Teams, ב-Webex וב-Google Meet. לאחר סיום הפגישה ההקלטה עוברת באופן אוטומטי לתהליך התמלול והעיבוד. בארגונים שבהם חלק מהשיחות מתבצע באמצעות המרכזייה הארגונית, קיימת גם אפשרות לבצע התממשקות למרכזייה בסיוע מחלקת ה-IT, וכך לתמלל שיחות טלפון שמבוצעות דרך המערכת הארגונית.

המשמעות היא שהעובד לא צריך לשנות את הדרך שבה הוא מקיים את הפגישה כדי לייצר תיעוד. הוא יכול להמשיך לעבוד בסביבה הרגילה שלו, כאשר התמלול והסיכום מתבצעים לאחר מכן באותה מערכת.

רוצים לראות איך שיחה הופכת לתמלול ולסיכום שאפשר לעבוד איתם?
נרשמים ל־RecordX ומקבלים בכל חודש שעת תמלול ללא עלות.
התנסו ותהפכו פגישות, שיחות והקלטות למידע שימושי.

כשיש כמה דוברים וכמה שפות

אחד הקשיים בתמלול פגישות הוא זיהוי נכון של המשתתפים. בפגישה שבה משתתפים כמה אנשים, תמלול רציף ללא הבחנה בין הדוברים אינו תמיד שימושי, משום שלא ניתן להבין בקלות מי אמר מה ובאיזה הקשר.

באמצעות RecordX ניתן לזהות אוטומטית את מספר הדוברים בשיחה ולהפריד ביניהם בתמלול, גם כאשר מדובר ביותר מחמישה משתתפים. היכולת הזאת חשובה במיוחד בישיבות צוות, ראיונות עבודה, שיחות ייעוץ ופגישות שבהן לזהות הדובר יש משמעות לתוכן עצמו.

אתגר נוסף נפוץ במיוחד בארגונים ישראליים הוא מעבר בין שפות. פגישה יכולה להתחיל בעברית, לעבור לאנגלית כאשר מצטרף משתתף מחו"ל, ובהמשך לחזור שוב לעברית. באמצעות RecordX ניתן לזהות את שפת הפגישה באופן אוטומטי, לתמלל ב-20 שפות שונות ולהתמודד גם עם מצב שבו נעשה שימוש ביותר משפה אחת באותה פגישה.

לא רק לתמלל, אלא להבין איזה סוג פגישה התקיים

אחת היכולות המעניינות יותר במערכת קשורה דווקא למה שקורה לאחר שהתמלול כבר קיים. באמצעות RecordX מתבצע ניתוח של תוכן השיחה וזיהוי אוטומטי של סוג הפגישה. כאשר המערכת מזהה, למשל, שמדובר בשיחת מכירה, בשיחת ייעוץ או בשימוע לעובד, היא בוחרת בעצמה את טמפלייט הסיכום המתאים, ללא צורך בהגדרה מוקדמת של המשתמש.

ההבדל הזה משמעותי משום שכל סוג פגישה דורש תוצר אחר. סיכום כללי של "נושאים שעלו בפגישה" אינו תמיד מספיק. במקרים רבים חשוב יותר לקבל תוצר מובנה שמציג את המידע הרלוונטי לתהליך העסקי או הארגוני שבו מתקיימת הפגישה.

בנוסף לטמפלייטים הקיימים, ניתן ליצור גם טמפלייטים אישיים. ארגון יכול, למשל, להגדיר מבנה קבוע לסיכום ראיון עבודה בהתאם לשאלות ולפרמטרים החשובים לו. לאחר מכן אפשר להשתמש באותו מבנה שוב ושוב, כך שכל הראיונות מתועדים באופן אחיד ולא בהתאם לסגנון האישי של כל מנהל או מגייס.

זהו יתרון שחורג מחיסכון בזמן. כאשר פגישות דומות מסוכמות באותה צורה, קל יותר להשוות ביניהן, לאתר מידע ולבנות תהליך עבודה עקבי.

מהתמלול לזיכרון הארגוני

חלק גדול מהידע בארגון אינו נמצא במסמכים מסודרים אלא בשיחות בין אנשים. עובד ותיק זוכר מה הלקוח ביקש לפני חצי שנה, מנהלת יודעת מדוע התקבלה החלטה מסוימת, ואיש מכירות זוכר אילו הסתייגויות העלה לקוח בשיחה קודמת. כאשר המידע הזה אינו מתועד, הוא נשאר תלוי באנשים שהשתתפו בפגישה.

תמלול וסיכום עקבי של פגישות מאפשרים לשמור חלק מהידע הזה בצורה מסודרת ונגישה יותר. במקום להסתמך רק על הזיכרון, ניתן לחזור לשיחה, לבדוק מה נאמר ולהבין את ההקשר שבו התקבלה החלטה מסוימת.

כמובן, האפשרות לתמלל כמעט כל פגישה אינה אומרת שצריך להקליט כל שיחה בארגון. כאשר מדובר במידע אישי, רגיש או חסוי, חשוב להגדיר מראש מדיניות ברורה לגבי אילו שיחות ניתן להקליט, כיצד מודיעים למשתתפים, מי רשאי לגשת לתמלול וכמה זמן המידע נשמר. הטכנולוגיה יכולה לשפר משמעותית את התיעוד, אבל היא אינה מחליפה מדיניות ארגונית ואבטחת מידע.

בסופו של דבר, הערך של מערכת תמלול אינו נמדד רק במספר המילים שהיא מצליחה לזהות נכון. השאלה החשובה יותר היא האם היא מצליחה להפוך את השיחה לתוצר שקל לעבוד איתו לאחר מכן.

כאשר ניתן לתמלל פגישה פרונטלית, פגישת אונליין, שיחת טלפון או הקלטה קיימת, לזהות מי דיבר, להתמודד עם מעבר בין שפות ולהפיק באופן אוטומטי סיכום שמתאים לסוג השיחה, התיעוד הופך מחומר גלם לכלי עבודה.

בדיוק מתוך הצורך הזה פותח RecordX: לא רק לשמור את מה שנאמר בפגישה, אלא להפוך אותו למידע שניתן לחזור אליו, לשתף ולעבוד איתו גם לאחר שהפגישה הסתיימה.

רוצים לראות איך שיחה הופכת לתמלול ולסיכום שאפשר לעבוד איתם?
נרשמים ל־RecordX ומקבלים בכל חודש שעת תמלול ללא עלות.
התנסו ותהפכו פגישות, שיחות והקלטות למידע שימושי.