– 

מאת: איתי גרונר, מוביל הטמעות AI בארגונים ואוטומציות ב-HRD                    

סינון ידני של מאות קורות חיים, אימיילים לתיאומי ראיונות, כתיבת חוות דעת, חיפוש מועמדים, פרסום משרות – ביום גיוס טיפוסי בערך 70% מהזמן מושקע במשימות שחוזרות על עצמן.
ויש לזה מחיר:
זמן הטיפול במשרה מתארך – כי צוות הגיוס עובד מאוד קשה ולא יכול תמיד להספיק לבצע את כל המשימות במסגרת יום עבודה.

חווית המועמד נפגעת, כי למי יש זמן להשקיע בחוויה

הגיוס הופך ליותר תפעולי-טקטי ופחות אסטרטגי כי ככה זה שרוב הזמן מושקע במשימות טכניות
הצוות נשחק, כי כמה אפשר לעשות שוב ושוב את אותה פעולה.

הכנסת אוטומציה כ"עוזר אישי דיגיטלי" יכולה לחסוך מצוות הגיוס חלק מהמשימות החוזרות ולפנות את הזמן. להכניס הרבה יותר עומק לתהליך הגיוס. למצב את הגיוס כאוטוריטה, כשותף עסקי אמיתי. לגייס את המועמדים הטובים ביותר בזמן הקצר ביותר.

ניקח 4 דוגמאות שכיחות ביום של מגייסים ונראה איך אוטומציה יכולה לסייע. 

1.      להיפטר מבלגן הראיונות: תיאום פגישות בדקה אחת

הבעיה: תיאום פגישה אחת גוזל 3-5 אימיילים בממוצע.

הפתרון הפרקטי: כלי תזמון אוטומטי כגון Calendly,  Microsoft Booking, Acuity Scheduling

• איך מיישמים ? במקום לשלוח אימייל שואל "מתי פנוי לך?", שלחו קישור. המועמד רואה את החריצים הפנויים ביומן שלכם (שאתם הגדרתם מראש) ובוחר לבד.
• התוצאה המיידית: אין יותר "האם ביום שני ב-11:00 טוב לך?" – רק אישור פגישה ביומן.
• הכי פשוט: הכלים האלה יודעים גם לשלוח תזכורת אוטומטית לפני הראיון.
• ממשקים: כלים אלו יודעים להסתנכרן בצורה חלקה עם לוחות השנה הפופולריים כגון Google Calendar, Office 365. 

2.      להפסיק לטבוע בקורות חיים: סינון חכם ומהיר

הבעיה: אתם מקבלים 100 קורות חיים למשרה, ו-80 מהם לא רלוונטיים. חבל לבזבז זמן על קריאת של כולם.

פתרון פרקטי ראשון:  שימוש בתהליך אוטומציה (כגון MAKE או Zapier) משולב סוכן AI לסינון לפי מילות מפתח

• איך מיישמים?
  
  • ריכוז מסמכי קורות החיים שמתקבלים ממועמדים בתיקייה ייעודית.
  • חיבור כלי האוטומציה לכלי ה-AI הארגוני. אם אין כזה, ניתן לעשות שימוש בסוכן ה-AI המובנה של MAKE.
  • הגדרת פרומפט חכם לסוכן ה-AI כך שיידע לבצע סינון לפי מילות מפתח ולדרג את קורות החיים לפי מידת התאמה.
  • שליחה במייל למגייס רק את המועמדים הרלוונטיים ואת קבצי קורות החיים שלהם שעברו את הסינון.
• התוצאה המיידית: אתם רואים רק את ה-20% הרלוונטיים, ומשקיעים את הזמן רק במועמדים שיש להם סיכוי.

חשוב לציין שאם בארגון קיימת מערכת גיוס, יתכן והיכולת לסינון קורות חיים לפי מילות מפתח ודירוג כבר קיימת בה. לכן, בידקו קודם את הכלים הקיימים לפני בניית אוטומציה מאפס. 

פתרון פרקטי שני:  סינון סף על ידי שאלות מפתח

לעיתים הכלי הכי פשוט לסינון נמצא כבר באתר המשרות שלכם.

• איך מיישמים?
  
  • הוסיפו לטופס הגשת המועמדות שתיים-שלוש שאלות סף קריטיות שהן 'כן/לא' או 'מספר' פשוט.
  • דוגמאות לשאלות סף:"האם יש לך רישיון נהיגה?", "מהן ציפיות השכר המינימליות שלך?", "האם אתה דובר רוסית ברמת שפת אם"?
  • האוטומציה כאן : אם המועמד ענה תשובה שלא עומדת בדרישת הסף (למשל, ציפיית שכר גבוהה מדי או חוסר ברישיון נהיגה נדרש) – ניתן להכניס שלב סינון אוטומטי מבלי שהמגייס נדרש לקרוא את קורות החיים שלו אך עדיין קורות החיים נשמרים.
• התוצאה המיידית:  זהו החיתוך הראשוני והמהיר ביותר, שמצמצם את העומס ומבטיח שהמועמדים היקרים ביותר עוברים לשלב הבא.

רוצים לבנות את סוכן ה AI הראשון שלכן או לבחון כיצד אוטומציה יכולה לחסוף לכם זמן?
שלחו אלינו מייל לקביעת שיחת בירור ממוקדת itay@hrd.co.il

3.      תגובה מהירה: מגיבים מהר, מצליחים יותר

הבעיה:  מועמד הוא לקוח. כשהוא לא מקבל תגובה או לא מקבל אותה בזמן סביר, המוניטין שלכם נפגע.

הפתרון הפרקטי:  מיילים אוטומטיים מוגדרים מראש

• איך מיישמים?  הגדירו הודעות קבועות שיוצאות אוטומטית על ידי כלי אוטומציה:
  
  • "קיבלנו את קורות החיים שלך" (אחרי הגשת מועמדות).
  • "תודה, אבל הפעם לא מתאים" (מיד לאחר החלטת דחייה. (
  • "עברת בהצלחה לשלב הבא! ניצור איתך קשר בהקדם" (כאשר המנהל מאשר התקדמות).
  • "לא שכחנו אותך! קורות החיים שלך עדיין בבדיקה" (אם יש עיכוב בטיפול בקורות החיים).
• התוצאה המיידית:  המועמד מרגיש יותר מעורב בתהליך – וזה קורה בלי שהזזתם אצבע. חוויית המועמד משתפרת, ופחות אנשים מתקשרים לשאול "מה קורה עם המשרה?" 

4. לאסוף מועמדים ברשתות: אוטומציה לקמפיין לידים חמים

היום, משרות רבות מתפרסמות כמודעות ממומנות (קמפיין לידים) ברשתות החברתיות (כגון לינקדאין או פייסבוק). כשמועמד מתעניין, הוא משאיר פרטי יצירת קשר בסיסיים – שם, טלפון ומייל. זוהי הזדמנות פז, אבל היא מחייבת תגובה מיידית.

הבעיה: הליד מתקרר מהר

אם לא תהיה יצירת קשר עם המועמד תוך זמן סביר, המועמד ימשיך למשרות אחרות. העתקה ידנית של הנתונים מהמערכת ושליחת מייל דורשת זמן יקר.

הפתרון הפרקטי: אוטומציה מיידית עם וואטסאפ

נשתמש בכלי אוטומציה (כגון Make או Zapier) לצורך כך.

• איך מיישמים?
  
  1. האזנה: כלי האוטומציה מאזין לטופס הלידים ברשת החברתית.
  2. קבלת המידע: ברגע שמועמד משאיר את פרטיו, כלי האוטומציה מקבל את המידע באופן מיידי.
  3. פעולה כפולה אוטומטית:
     
     • שליחת הודעת וואטסאפ:  נשלחת הודעת וואטסאפ אוטומטית למועמד (באמצעות החיבור של וואטסאפ לכלי האוטומציה. ההודעה מכילה לינק לצ'אטבוט.
       
       • מטרת הצ'אטבוט:  הצ'אטבוט מכיל תסריט שאלות קצרות וקריטיות לסינון ראשוני (כגון: "מה הניסיון שלך?", "מהן ציפיות השכר?"), ומייצר דירוג אוטומטי.
     • שליחת מייל אוטומטי למועמד: מייל ידידותי ואישי שנשלח באופן מיידי עם הכותרת: "תודה על התעניינותך במשרת [שם המשרה]". במייל זה מומלץ לצרף קישור להגשת קורות חיים מלאים.
     • התראה מיידית למגייס: שליחת הודעת מייל למגייס האחראי עם פרטי המועמד ליצירת קשר.
  4. גיבוי וריכוז: הפרטים נשמרים אוטומטית בגיליון אלקטרוני או מוזנים ישירות למערכת הגיוס שלכם.

התוצאה המיידית:

• אינטראקציה מיידית ונוחה:  המועמד נכנס לשיחה מיידית (במקום לחכות למייל) דרך וואטסאפ – כלי נפוץ ובשימוש רבים.
• סינון 24/7:  הצ'אטבוט מנהל את סינון הסף המהיר גם באמצע הלילה, והמגייס מקבל התראה רק על המועמדים שעברו את התסריט בהצלחה.

טיפ חשוב:  אפשר להוסיף למייל האוטומטי את קישור לכלי התזמון פגישה בלוח השנה של המגייס, כדי להפוך את תהליך תיאום הריאיון לאוטומטי כבר בשלב הראשוני.

אני ממליץ להתחיל בקטן. אל תנסו להפוך לאוטומטי את כל תהליך הגיוס ביום אחד.
בחרו חלק אחד בתהליך ותתחילו איתו. לאחר הסבה מוצלחת, תמשיכו לתהליכים אחרים בגיוס אחד אחרי השני.

אוטומציה היא לא החלפת אנשים ברובוטים. היא החלפת משימות משעממות בזמן איכותי עם מועמדים מתאימים.

רוצים לבנות את סוכן ה AI הראשון שלכן או לבחון כיצד אוטומציה יכולה לחסוף לכם זמן?
שלחו אלינו מייל לקביעת שיחת בירור ממוקדת itay@hrd.co.il