מאת יעקב רוזן, מנחה סדנאות AI  למנהלים ועובדים, למשאבי אנוש, גיוס, ותפעול וסדנאות לינקדאין וסורסינג מבוססי AI

תהליך קליטת העובדים החדשים מהווה לא רק שלב פורמלי בהצטרפותם לארגון, אלא גם כלי אסטרטגי מרכזי בבניית תרבות ארגונית איתנה, מעורבות עובדים גבוהה ושימור מתמיד. כאשר תהליך הקליטה מתוכנן ומבוצע בקפידה, הוא משפיע לטובה הן על העובד החדש והן על הארגון כולו, הן מבחינה תרבותית והן מבחינה כלכלית.

חשיבות תהליך הקליטה האפקטיבי

מחקרים עדכניים מצביעים על כך שעובדים אשר חווים תהליך קליטה מסודר ומעמיק נוטים להישאר זמן רב יותר בארגון. לדוגמה, 69% מהעובדים אשר עברו תהליך קליטה איכותי נשארים בארגון לפחות שלוש שנים, לעומת 20% בלבד שעוזבים בתוך חצי שנה אם ההליך אינו עומד בציפיותיהם. הנתונים הללו מדגישים את החשיבות של השקעה בתהליך הקליטה: חיסכון בעלויות גיוס והכשרה מחדש, בניית תרבות ארגונית חיובית ושימור של ידע וניסיון אשר צברו העובדים.

שלב ה-Preboarding: יצירת קשר רגשי והפחתת חששות

תהליך ההכנה לעובד החדש מתחיל כבר עם החתימה על חוזה ההעסקה. בשלב ה-Preboarding, המטרה העיקרית היא לבנות חיבור רגשי ולהפחית חששות לפני היום הראשון בעבודה. בשלב זה ניתן לנקוט במספר צעדים מעשיים:

• סרטון קבלת פנים: הפקת סרטון קצר בו המנהל הישיר מציג את הצוות, את ערכי הארגון ואת האווירה החיובית שמצפה לעובד. הסרטון עוזר לעובד להרגיש חלק מהארגון עוד מהשלב הראשון.

• ערכת קבלת פנים אישית: משלוח חבילה ייחודית וממותגת המכילה פריטים שימושיים, מדריך קצר על הארגון ואפילו מתנה קטנה, יכול לשדר מסר של התעניינות והערכה.

• קשר מוקדם עם חונך אישי: הקצאת חונך מהצוות שעובד בתחום הרלוונטי מאפשרת קיום שיחה ראשונית נעימה שתעזור לעובד להתמודד עם חששות ולהבין את התרבות הארגונית.

• שאלון היכרות: שליחת שאלון אישי מראש מאפשרת לארגון לאסוף מידע רלוונטי על תחומי העניין, הציפיות והצרכים של העובד, וכך ליצור חווית קליטה מותאמת אישית.

בשלב זה תפקידו של המנהל הוא להראות אכפתיות אישית, לספק מידע ברור על תהליך ההתחלה ולהדגיש את הזמינות לכל שאלה או דאגה שעשויה להתעורר.

החודש הראשון: בניית תחושת שייכות וביטחון

החודש הראשון הוא קריטי בהרגשת העובד החדש ובבניית תחושת השייכות לארגון. בשלבים אלה נבנים היסודות להצלחה עתידית והתרגלות לסביבת העבודה. במהלך החודש הראשון יש להתמקד בכמה פעולות מרכזיות:

• תוכנית קליטה מובנית: יצירת מסלול ברור הכולל הדרכות, סיורים במשרדים, פגישות היכרות עם צוותים שונים וסדנאות התמצאות במבנה הארגוני. התוכנית אמורה לשלב בין היבטים מקצועיים לאישיים.

• משימה ראשונית קלה וברורה: הענקת משימה ראשונית שמטרתה להעצים את תחושת המסוגלות וההצלחה של העובד, מה שיכול לספק לו את הביטחון הדרוש להתחלת העבודה.

• מפגשים חברתיים בלתי פורמליים: קיום מפגשי קפה קצרים, פגישות צוות לא רשמיות או ארוחות צהריים משותפות עם עובדים ומנהלים מאפשרים לעובד להכיר את הקולגות בסביבה נעימה ולא פורמלית.

• שיחות משוב קבועות: קיום שיחות שבועיות עם המנהל הישיר, בהן ניתן לדון בהתקדמות העובד, בהצלחות ובהתמודדויות שעולות במהלך החודש הראשון.

במהלך שלב זה, תפקידו של המנהל הוא להדגיש את הזמינות, להעניק משוב חיובי ולפעול כחונך מלווה לכל אורך התקופה הראשונית.

חודשים 2-3: העמקת המחוברות והעצמת ההשפעה

לאחר התקופה הראשונית בה העובד מתרגל לסביבת העבודה, יש לעבור לשלב שבו נדרשת העמקה והרחבת המעורבות בארגון. בשלב זה העובד כבר מרגיש חלק מהצוות, ומגיע הזמן להעצים את תחושת המשמעות וההשפעה שלו בתוך הארגון.

• פרויקט עצמאי משמעותי: הקצאת פרויקט שמטרתו להדגיש את יכולות העובד ולהעניק לו תחושת בעלות ואחריות. פרויקט זה צריך להיות מאתגר אך מציאותי, כך שיביא לתחושת הצלחה ויהווה דוגמה להצלחות עתידיות.

• שיחות משוב חודשיות: מעבר לשיחות השבועיות, מומלץ לערוך שיחות עומק חודשיות בהן ניתן לדון בהתקדמות האסטרטגית, להגדיר מטרות ולהתייחס להצלחות ואתגרים גדולים יותר.

• סבב היכרות בין-מחלקתי: ארגון יום שבו העובד מתנסה בתפקידים או במפגשים עם מחלקות שונות בארגון. צעד זה מאפשר לעובד לקבל תמונה רחבה של הארגון ולהבין את תרומתו בהקשר רחב יותר.

• סדנאות ופיתוח אישי: השקעה בפיתוח אישי ומקצועי של העובד, למשל באמצעות סדנאות, קורסים או ימי עיון, מחדדת את יכולותיו ומעודדת את מחויבותו לארגון.

בשלב זה, תפקידו של המנהל הוא לעודד יוזמה, להציע תמיכה מתמדת ולעקוב אחרי ההתקדמות המקצועית של העובד, תוך הדגשת האפשרויות להתפתחות וקידום בתוך הארגון.

מדדי הצלחה והערכת תהליך הקליטה

על מנת להבטיח את הצלחת תהליך הקליטה, יש להגדיר ולמדוד מדדים ברורים שיאפשרו הערכה מתמדת של ההליך. בין המדדים הבולטים:

• שיעורי שימור העובדים: מדידה של אחוז העובדים שנותרים בארגון לאחר שנה ראשונה. נתון זה מספק אינדיקציה ישירה להשפעת תהליך הקליטה.

• סקרי שביעות רצון חודשיים: ביצוע סקרים תקופתיים עם העובדים החדשים יכול לספק תמונת מצב עדכנית ולהצביע על אזורים לשיפור.

• זמן ההגעה לתפוקה מלאה: מדידה של הזמן שלוקח לעובד להגיע לרמת פרודוקטיביות מלאה. ככל שהתקופה מתקצרת, כך ניתן להעריך שההכשרה והקליטה היו אפקטיביות.

• משוב מנהלים: הערכת תהליך הקליטה מנקודת מבטו של המנהל הישיר והצוות, אשר יכולה לחשוף נקודות חוזק וחולשה בתהליך.

• אחוזי עזיבה מוקדמים: מדידה של אחוז העובדים שעוזבים בתוך ששת החודשים הראשונים יכולה לשמש כאינדיקטור לקריטיות של תהליך הקליטה ולזהות את הצורך בשינויים והתאמות.

כלים וטיפים יצירתיים להעצמת תהליך הקליטה

מעבר לכלים המסורתיים, קיימים מספר רעיונות חדשניים שיכולים להוסיף ערך מוסף לתהליך הקליטה:

• משחקיות (Gamification): שילוב אלמנטים משחקיים, כגון אתגרים, ניקוד ותגמולים, במטרה להפוך את תהליך הקליטה לחוויה מהנה ומעוררת מוטיבציה.

• קורס קליטה דיגיטלי אינטראקטיבי: שימוש בפלטפורמות דיגיטליות המאפשרות שילוב של סרטונים, שאלונים, ומיני-משחקים להקניית המידע בצורה מרתקת.

• שגרירי קליטה פנימיים: הגדרת עובדים ותיקים בתפקיד של "שגרירי קליטה" שמלווים באופן לא פורמלי את העובדים החדשים, עונים לשאלות ומשתפים בחוויות.

• מייל אישי לעתיד: תרגיל בו העובד החדש כותב מכתב לעצמו שמיועד לקבל לאחר שנה – כלי שמטרתו לשקף את הציפיות והיעדים המקצועיים והאישיים ולהשוות אותם למציאות.

• פורום קליטה חודשי: ארגון מפגשים קבוצתיים בין עובדים חדשים לוותיקים, בהם ניתן לשתף חוויות, ללמוד אחד מהשני ולהמשיך לבנות את תחושת השייכות.

האתגרים וההזדמנויות בעת יישום תהליך הקליטה

למרות היתרונות הברורים, תהליך הקליטה עלול להתקל באתגרים שונים, בין אם הם קשורים לשינויים תרבותיים, לבעיות תקשורת או לחוסר התאמה בין ציפיות העובד והארגון. עם זאת, באמצעות תכנון קפדני, מעקב מתמיד והתאמה אישית של התהליך, ניתן להפוך כל אתגר להזדמנות. מנהלי משאבי אנוש חייבים להיות ערניים ולהקשיב לעובדים, לבדוק את התהליך ולהטמיע שיפורים בהתאם למשוב המתקבל.

בנוסף, האינטגרציה הטכנולוגית יכולה לספק פתרונות יעילים להתמודדות עם אתגרים אלה – החל מתוכנות ניהול ידע וכלי משוב דיגיטליים וכלה בפלטפורמות ללמידה מרחוק המאפשרות לעובדים לקבל את המידע בזמן אמת ובצורה אינטראקטיבית.

המפתח להצלחה: השקעה בתהליך מתמשך

הצלחת תהליך הקליטה תלויה לא רק בתכנון ההתחלתי, אלא גם בהמשך המעקב וההתאמה לאורך זמן. חשוב לזכור כי תהליך הקליטה הוא מסע דינמי, שבו כל עובד מביא איתו את הצרכים והאתגרים הייחודיים לו. השקעה מתמשכת בתהליכי פיתוח מקצועיים, מתן משוב והטמעת חדשנות מאפשרת לארגון ליצור סביבה שמקדמת מעורבות, נאמנות וצמיחה מתמדת.

על מנהלי משאבי אנוש לשאוף ליצור תרבות ארגונית שבה כל עובד מרגיש שמקשיבים לו, מזהים את תרומתו ומעריכים את הייחודיות שלו. תהליך הקליטה הוא נקודת התחלה מרכזית ביצירת סביבה זו, ולכן יש להשקיע בו את כל הכלים והמשאבים הנדרשים להצלחתו.

מסקנות וסיכום

תהליך קליטת עובדים מוצלח מהווה כלי אסטרטגי קריטי לארגון. הוא אינו רק הליך פורמלי אלא גם מנוע ליצירת מעורבות, שימור עובדים והעצמת תרבות ארגונית חיובית. באמצעות שילוב של שלבים מובנים – החל מה-Preboarding, דרך החודש הראשון ועד לחודשים המאוחרים יותר – ניתן להבטיח מעבר חלק, מהיר ואפקטיבי לעובד החדש.

השקעה בתהליך הקליטה מבטיחה לא רק חיסכון כלכלי אלא גם תרומה משמעותית ליצירת אווירה של שייכות, ביטחון ומחויבות ארגונית. מנהלי משאבי אנוש, אשר מיישמים את הכלים המודרניים והיצירתיים המתוארים במאמר זה, ימצאו כי תהליך הקליטה הוא המפתח להצלחת העובד והארגון בעתיד.

בין אם מדובר בשימוש בכלים טכנולוגיים, בפיתוח תוכניות הדרכה מותאמות אישית או ביצירת קשרים אישיים וחזקים בין העובדים – כל אלמנט בתהליך הקליטה נועד לחזק את התרבות הארגונית ולהבטיח את ההצלחה המשולבת של העובד והארגון כאחד.

השקעה נכונה ומדודה בתהליך הקליטה היא השקעה בעתיד הארגון, כאשר כל עובד חדש מהווה אבן בניין שמחזקת את המבנה התרבותי והמקצועי של החברה לאורך שנים רבות.

>>> לסדנת לינקדאין עם AI הקרובה לחצו כאן <<<

>>> להזמנת סדנה פנים ארגונית בנושא "לינקדאין עם AI" או סדנת "AI לגיוס וסורסינג שלחו לנו מייל ל yakov@hrd.co.il לקבלת הצעה <<<