עובדים
מאת יעקב רוזן – מנחה סדנאות AI פרקטיות להנהלות ועובדים ומוביל הטמעות AI בארגונים

אנחנו מעבירים הרבה סדנאות Copilot בארגונים, ובכל פעם חוזר אותו דבר: רוב האנשים כלל לא משתמשים בו או משתמשים בו כצ׳אט פשוט, ואז מגלים בהפתעה שיש בו שכבות שלמות של יכולות שמחוברות לעבודה האמיתית – לקבצים, לפגישות, לצוותים, ולכלי Microsoft 365. .

הפער הזה הוא בדיוק הסיבה שהרבה ארגונים השקיעו סכומים גבוהים ב Copilot אבל לא באמת מקבלים את הערך.

כדי להוציא את המיטב, צריך להכיר את הפיצ׳רים שרוב האנשים לא מכירים.
על סמך ההדרכות שלנו ריכזנו את 10 היכולות המרכזיות שכדאי שכל עובד יכיר כי הן חוסכות זמן, מורידות עומס, ומשפרות איכות תוצרים.

1.     Copilot  שמבין את ההקשר הארגוני, לא רק את האינטרנט

Copilot  הארגוני לא מוגבל לחיפוש כללי ברשת. הוא יכול לעבוד מתוך סביבת העבודה ולהיעזר בתוכן שיש לכם הרשאות אליו – מסמכים, מצגות, חומרים פנימיים ועוד.

המשמעות: פחות “תשלח לי את הקובץ”, יותר “תן לי את עיקרי הדברים מתוך המסמך האחרון”. זה משנה את מהירות העבודה בעיקר במשימות של סיכום, הכנה לישיבה, ויצירת עדכונים.

2.       Copilot Search : חיפוש אחד שמוצא מהר את מה שבאמת התכוונתם אליו

אחד הדברים שהכי מפתיעים עובדים הוא איכות החיפוש החדש. זה לא רק חיפוש לפי שם קובץ, אלא חיפוש סמנטי שמאפשר לאתר תוכן לפי

משמעות: מסמך שדיבר על נושא מסוים, שקף במצגת, שרשור Teams או אדם שמכיר את הנושא. במקום לפתוח שלוש מערכות ולעבור ידנית, עובדים מחפשים פעם אחת ומתקדמים.

3.      Temporary Chat – לשאול ולנסח בלי להשאיר שיחה בהיסטוריה

יש מצבים שבהם עובדים רוצים להתייעץ, לנסח, או לבדוק ניסוח בלי שזה יישאר בשיחות שלהם. מצב “צ׳אט זמני” מאפשר עבודה נקייה יותר במקרים כאלה.

חשוב להבין: בארגונים עדיין יש שיקולי אבטחה ותאימות, ולכן לא מכניסים מידע רגיש במיוחד, אבל ככלי עבודה הוא עוזר לייצר מרחב “טיוטה” מהיר.

4.     Prompt Gallery  לעצור את המצב שבו כל אחד ממציא פרומפט מחדש

רוב האנשים לא נתקעים כי Copilot לא טוב, אלא כי הם לא יודעים איך לבקש נכון. בגלריית הפרומפטים יש תבניות מוכנות לפי סוג משימה: סיכום, כתיבה, למידה, הכנה לפגישה, תכנון, ועוד. על פי ההמלצות שלנו – ארגון שעובד חכם לא מסתפק בגלריה, אלא בונה “ספריית פרומפטים פנימית” לפי תפקידים ואז איכות התוצרים עולה וקצב העבודה משתפר.

>> להצעה לסדנאות CoPilot פרקטיות אצלכם בארגון –
דברו איתנו yakov@hrd.co.il או 054-2424708 <<<

5.      Pages – להפוך שיחות למסמך עבודה שאפשר לשתף ולהמשיך לערוך

אחת הבעיות הקלאסיות היא שתוצרים נשארים “בתוך הצ׳אט".

פיצ'ר ה  Pages מאפשר לקחת תוצר מהשיחה ולהפוך אותו לדף עבודה חי שאפשר לערוך, להוסיף לו תוכן, ולהעביר הלאה לצוות. זה שימושי מאוד לבניית עמודFAQ  ,מסמך החלטות, סיכום פרויקט, או הכנה לישיבת הנהלה.

6.     Notebooks  – מחברת שמרכזת נושא אחד ומונעת פיזור

במקום לרדוף אחרי חומרים מפוזרים, Notebooks מאפשרים לרכז קבצים, דפים ושיחות סביב נושא אחד ואז לשאול שאלות ש”מבינות” את כל החומר יחד. זה מתאים במיוחד לפרויקטים מתמשכים כמו תוכנית עבודה, תהליך שינוי, הכשרת עובדים, או הכנה לכנס. התוצאה: פחות בלגן, פחות “גרסאות”, יותר עבודה מרוכזת.

7.     Agents  – להפוך תהליך שחוזר על עצמו ל”סוכן”

הרבה עובדים עושים שוב ושוב את אותן פעולות: סיכום סטטוס, כתיבת עדכון, הכנת תבנית, בניית רשימת משימות.

 Agents מאפשרים לקחת תהליך כזה ולהפוך אותו למשהו קבוע ומובנה, כך שלא צריך “להיזכר איך מבקשים” בכל פעם.

בארגונים זה כלי מפתח לחיסכון עצום בזמן, לסטנדרטיזציה ולהורדת תלות באנשים ספציפיים.

8.      חיבור לאופיס (Word, Excel, PowerPoint) – כאן נמצא החיסכון הגדול באמת

הערך האמיתי לא מגיע רק מהצ׳אט, אלא מהעבודה בתוך הכלים שבהם כולם עובדים בפועל.

• ב-Word: לבנות מסמך עם מבנה נכון, לקצר, להרחיב, ולשכתב לטון מתאים.
• ב-Excel: להבין מה הנתונים אומרים, להציע זוויות ניתוח, ולסמן חריגים.
• ב-PowerPoint: לבנות שלד מצגת, מסרים מרכזיים וחלוקה לשקפים.

כשעובדים כך, Copilot הופך מחסכון של “כמה דקות ניסוח” לחסכון של שעות עבודה מצטברות.

9.      Create וסקרים – לייצר שאלון תוך דקות במקום להיתקע יום שלם

סקרים הם דוגמה מצוינת לשימוש שלא דורש “כישרון AI”, אלא פשוט להכיר יכולת. דרך Create  אפשר לייצר טיוטת סקר לפי מטרה: משוב הדרכה, סקר דופק, שביעות רצון, או בדיקת צרכים. Copilot מציע שאלות, סוגי תשובות, ומבנה הגיוני – ואז פותחים ומריצים. זה חוסך זמן, ומשפר איכות, כי הסקר לא מתחיל מאפס.

10.  Teams ו-Outlook –  לסכם פגישות, להוציא החלטות ומשימות ולהפסיק לטבוע בתכתובות

אחד החיסכונות הכי גדולים בזמן מגיע כש-Copilot עובד בתוך Teams ו-Outlook – איפה שחלק גדול מהיום שלנו קורה בפועל. אחרי פגישה או שרשור ארוך, אפשר לקבל סיכום תמציתי, החלטות, נקודות פתוחות ומשימות לביצוע, ואז להפוך את זה להודעת המשך מסודרת לצוות. זה מצמצם משמעותית את “רגע, מה הוחלט בסוף?” ואת הסבבים האינסופיים של הבהרות, ומייצר יישור קו מהיר יותר בין אנשים.

סיכום והנעה לפעולה: למה חשוב להכיר את Copilot לעומק, ולמה HR חייבים להוביל

Copilot  יכול להישאר “עוד כלי שיש לנו ברישוי”, אבל הוא גם יכול להפוך למכפיל כוח ארגוני.

ההבדל כמעט תמיד לא תלוי בטכנולוגיה, אלא ברמת ההיכרות של העובדים עם הפיצ׳רים החשובים והיכולת לשלב אותם בשגרות עבודה אמיתיות.

כשעובדים רק ברמת צ׳אט בסיסית, מקבלים ערך נקודתי. כשמכירים לעומק את החיפוש, ה-Agents, ה-Pages וה-Notebooks, וגם את החיבור לכלי Office, אפשר לקצר תהליכים שלמים: פחות חיפושים ידניים, פחות גרסאות, פחות סבבי ניסוח, ויותר תוצרים שנוצרים מהר ובסטנדרט אחיד.

אם יש לכם Copilot בארגון – זה הזמן להפוך אותו ליכולת עבודה יומיומית. אנחנו מעבירים סדנאות פרקטיות לכלל הקהלים, עם תרגול על משימות אמיתיות, סט כלים ברור, וחבילת פרומפטים ותבניות שמאפשרת להמשיך לעבוד נכון גם אחרי ההדרכה.

רוצים שנבנה לכם סדנה או מסלול למידה ארגוני ממוקד? כתבו לנו ונשמח להתאים תוכנית שמקפיצה כמה דרגות את הערך שהארגון שלכם מקבל מ Copilot

>> להתייעצות ללא עלות על שבוע AI פרקטי אצלך בארגון – דברו איתנו yakov@hrd.co.il או 054-2424708 <<<

>>> להצעה לסדנאות AI פרקטיות ל HR/תפעול/כספים/שיווק/פיתוח ועוד – דברו איתנו yakov@hrd.co.il או 054-2424708 <<<: