מאת יעקב רוזן, מנחה סדנאות AI  למנהלים ועובדים, למשאבי אנוש, גיוס, ותפעול וסדנאות לינקדאין וסורסינג מבוססי AI

"איפה היית שבוע שעבר כשעבדתי יומיים על מצגת להנהלה?"

זאת השאלה הכמעט קבועה שאנחנו שומעים בסדנאות ה AI שלנו כאשר אנו מציגים כיצד ניתן לבנות מצגת או סדנה תוך פחות מ 30 דקות.

וזה לא משנה אם המצגת היא להנהלה, לעובדים או למחלקות השונות בארגון.

אז אם גם אתם מכירים את הלחץ הזה של בניית מצגת להנהלה או לסדנה חשובה – אתם לא לבד. מצגות הפכו להיות חלק בלתי נפרד מהחיים הארגוניים. זאת הדרך שבה כולנו מציגים, מסבירים, משכנעים, מעבירים.

וכאן נכנסת הבינה המלאכותית שהופכת את החיים שלנו לקלים הרבה יותר.

היום, במקום להיאבק בכל שקף, אנחנו יכולים לבנות מצגות שלמו – בחצי שעה או פחות, עם תהליך מסודר שעושה סדר ובונה מצגת חכמה מאפס.

אז הנה השיטה שלי שלב אחר שלב:

שלב 1: חקר תוכן חכם עם Perplexity, Gemini או ChatGPT וניתוח כל המידע ב NotebookLM

השלב הראשון הוא להבין על מה אנחנו מדברים. לפני השקפים – יש תוכן. פעם, זה דרש לפתוח עשרות טאבים בגוגל, לאסוף מקורות, לסכם, לנתח. היום, אני משתמש ב 4 כלים חכמים:

• Perplexity.ai –  עונה על שאלות בצורה מהירה, מבוססת מקורות, עם קישורים והעמקה.
• ביצוע  Deep Research עם ChatGPT או Gemini המאפשרים ניתוח עומק מטורף של כל נושא וארגון מידע במהירות.
• וכמובן NotebookLM הנהדר שעוזר לי לרכז את כל המידע ולהוציא את התובנות החשובות מכל המידע שאספתי

תוך 10–15 דקות יש לי תמונה ברורה, תובנות מגובשות, ודברים שבאמת שווה להגיד.

>>> להזמנת סדנת AI פרקטית לבניית מצגות אליכם לארגון שלחו לי הודעה ל yakov@hrd.co.il <<<

שלב 2: בניית שלד המצגת ב ChatGPT – עם קצת הכוונה מהאנוש שמאחורי המקלדת

אבל כאן מגיע הקסם האמיתי.

אחרי שנעזרתי ב NotebookLM לרכז את התובנות, אני עוצר לחשוב: מה אני רוצה להעביר? מה חשוב למשתתפים לשמוע? ואז, במקום להתחיל משקף ריק, אני פונה ל ChatGPT ומדבר איתו כאילו הוא המומחה המוביל בעולם לבניית מצגות לסטוריטלינג.

הנה דוגמה לפרומפט שהשתמשתי בו במצגת בנושא מחוברות ארגונית בסדנה שהעברתי לצוות HR

היי, אני בונה מצגת למנהלים בארגון בנושא "שיפור מחוברות העובדים" לקראת מפגש הנהלה {בארגון}. בנה לי את עיקרי המצגת המקצועית שתציג את האתגר, את המשמעויות הארגוניות, את הגורמים שמשפיעים על מחוברות, ואת ההמלצות המרכזיות לשיפור, עם דגש פרקטי שמתאים למציאות הארגונית של 2025.

ביצעתי מחקר מקדים והנה עיקרי התובנות שעלו:

• מחוברות גבוהה מובילה לעלייה בפרודוקטיביות, ירידה בעזיבה ושיפור בתחושת המשמעות של העובדים.
• הסיבות המרכזיות לירידה במחוברות כוללות תחושת ניתוק מההנהלה, היעדר הכרה, ועומס רגשי.
• הדור הצעיר מצפה למעורבות גבוהה יותר, לתקשורת פתוחה ולפיתוח אישי.
• ארגונים מובילים בונים מחוברות דרך 3 רמות: מנהל ישיר, תרבות ארגונית, ומערכות תמיכה (Wellbeing, הדרכה, תקשורת).
• השקעה במחוברות מחזירה את עצמה גם עסקית – Gallup מצאו פער של עשרות אחוזים בתפוקות בין צוותים מחוברים ללא-מחוברים.

בהתבסס על זה, בנה לי מצגת של 10 שקפים:

• כל שקף צריך לכלול כותרת ממוקדת ו-2–3 נקודות עיקריות.
• חשוב שהמצגת תציג תהליך לוגי: החל מהאתגר, דרך ההשפעה, הסיבות, ועד הדרכים לפעול.
• הדגש הוא על פרקטיקה: מה כל מנהל יכול לעשות כבר מחר בבוקר.

תוך פחות מ-5 דקות קיבלתי שלד מצגת ברמה גבוהה, שמארגן את המחשבה, מדייק את הסיפור – וחוסך לי שעות – ובעיקר צוות HR שהיה בהלם ממהירות התוצאות 😊

שלב 3: הפיכת מבנה למצגת חיה עם Gamma

ברגע שהשלד מוכן – אני עובר ל-Gamma.app.

זהו כלי AI חכם שמתרגם את הטקסט למצגת מעוצבת: פריסות, צבעים, אייקונים, טיפוגרפיה. אני מדביק את התוכן, לוחץ על כפתור – ויש לי גרסה ראשונית של מצגת נראית, מקצועית, מודרנית.

מי שפחות מתעסק בעיצוב – זה חוסך שעות של ניסוי וטעייה. וגם למי שכן – זה בסיס מעולה להמשך.

שלב 4: סגירת הקצוות ב-Canva + PowerPoint + Napkin AI

לשלב הגימור אני חוזר לכלים שאני כבר מכיר – Canva או PowerPoint –  ומוסיף טאצ’ אישי: התאמה לשפה הגרפית של הארגון, גרפים, טבלאות, הערות מנחה.

בשלב הזה אני משתמש בכלי מדהים נוסף – Napkin AI – שמציע לי רעיונות לוויזואליזציה של כל שקף – והכל בחינם!

אני פשוט מדביק את תוכן השקף ושואל:

"איך היית ממליץ להמחיש את הרעיון הזה ויזואלית?"

Napkin AI  מציע לי רעיונות חכמים ומעוצבים וזה חוסך את השיטוט האינסופי אחרי תמונות או איורים מתאימים.

אז כמה זמן זה באמת לוקח?

• מצגת פשוטה? 3–5 דקות.
• מצגת מלאה ומרשימה? 30–60 דקות.
• לעומת ימים של עבודה, תיקונים, ועיצוב בעבר.

אבל זה לא רק עניין של זמן, זה עניין של בהירות, איכות והשפעה.

למה זה קריטי לכל מנהל בארגון ?

אנחנו בעידן שבו כל אחד בארגון מציג:
מנהל הדרכה, רכזת רווחה, ראש צוות, סמנכ"ל תפעול. מצגות הן שפת העבודה שלנו.

ולכן כל מנהל צריך לדעת איך לבנות מצגת טובה, חכמה, מקצועית – בלי להיות תלוי במעצב, עורך תוכן או גורם חיצוני.

ולכן, השלב הבא הוא להכשיר את העובדים והמנהלים בארגון: סדנה מעשית אחת – והם יודעים לבנות מצגות שיעבירו מסר, ישפיעו, ויחסכו זמן לכולם.

לסיכום לא עוד בהייה בשקפים לבנים

בעולם של עומס, הצפה ותחרות על תשומת הלב הדרך שבה אנחנו מציגים מידע קובעת אם באמת יקשיבו לנו.
הטכנולוגיה כבר כאן ועכשיו תורנו להשתמש בה בחוכמה.

אז בפעם הבאה שיפילו עליכם להכין מצגת למחר תדעו שזה לגמרי אפשרי. חצי שעה, כלים נכונים, וקצת כוונה – ואתם שם.

>>> להזמנת סדנת AI פרקטית לבניית מצגות אליכם לארגון שלחו לי הודעה ל yakov@hrd.co.il <<<