מאת דר' ג'ון סאליבן

אין דבר מתסכל מלגייס מועמד חדש שמחליט להסיר את מועמדותו אחרי שכבר חתם אצלנו.
זה יכול לתרחש ממגוון סיבות – כי הוא התחרט, כי קיבל הצעה טובה יותר ממקום עבודה אחר שבו היה בתהליך או כי מקום העבודה הנוכחי שלו החליט לשמר אותו על ידי שדרוג השכר והתנאים שלו או בהבטחות אחרות לקידום/גמישות וכו.

ההנחה שלנו צריכה להיות שאם גייסנו מועמד טוב, ובעיקר אם זה לתפקיד קשה לגיוס, שהוא יקבל הצעה נגדית ממקום העבודה הנוכחי שלו – ואנחנו צריכים להתכונן לכך.

דר' ג'ון סאליבן, מהמומחים המובילים בעולם בתחום גיוס עובדים, כתב מאמר מרתק על על נושא הסרת מועמדות לאחר חתימה על הסכם עבודה או פשוט אי-הגעה ליום העבודה הראשון.

במאמר הוא נותן כמה טיפים ועקרונות חשובים כיצד לצמצם את התופעה הזאת בעזרת  בניית תהליך של טרום-הקליטה לארגון:

לתהליכי טרום קליטה יש יתרונות רבים

יעילות גבוהה יותר של העובד החדש –טרום-קליטה יכול לתת עובדים חדשים דחיפה ראשונית חשובה ולהקל עליהם את תהליך הכניסה והלמידה לארגון החדש.

הכרת התרבות הארגונית – עובדים חדשים יכולים לקבל תחושה והכרות עם תרבות הארגון והחברה עוד לפני שהם התחילו לעבוד בה.

העלאת רמת ההתרגשות שלהם – תהליך טרום קליטה יכול להעלות את רמת ההתרגשות והציפיה של העובד החדש להגיע ליום הראשון בעבודה. התהליך יכול לתת להם את התחושה שהם מוערכים, רצויים וליצור חיבור לארגון עוד לפני שהתחילו לעבוד בו.

הכרות עם הצוות – הם יכולים לקבל הזדמנות לפגוש את הקבוצה שלהם, המנהל שלהם, ועובדים חדשים אחרים.

מיתוג מעסיק והפניות של מועמדים נוספים – החברות הכי טובות שמשתמשות בתהליך טרום-קליטה  הופכות את העובדים החדשים לשגרירים שמספרים לעמיתיהם על החוויה שהם עוברים ואפילו עשויים להפנות חברים שלהם למשרות נוספות בחברה.

הפחתת החשש וספקות לגבי המעבר – התהליך יכול להפחית את החשש וחוסר הוודאות לגבי מה שיהיה ביום הראשון שלהם לעבודה. זה יכול להפחית את החרדה ולבנות את הביטחון העצמי שלהם ביכולת לעשות את העבודה הנדרשת באופן מקצועי וטוב.
על ידי הוספת הדרכה מקוונת לתהליך טרום הקליטה ניתן גם לחזק את האזורים שבם העובד החדש יכול להשתפר.

שיפור שימור העובד בשנה הראשונה – מחקר שנערך על ידי חברת  IBM הראה כי פעילות טרום-קליטה יכולה להגדיל את השימור בשנה הראשונה בכ -80 אחוזים. מעורבות העובדים הנוכחיים בתהליך הקליטה מגביר גם את תחושה ה"בעלות" והחלק שלהם בתהליך הקליטה של עובדים חדשים.

צמצום חוסר ההגעה ליום הראשון לעבודה – ולבסוף, טרום-קליטה יכול להפחית בצורה דרמטית את אלה שמשנים את דעתם לגבי העבודה אצלכם או של אלה שפשוט לא מופיעים ליום הראשון לעבודה.

20 פעולות טרום קליטה לצמצום אי הופעה של עובדים חדשים

ניתן למזער את הלא-מופיעים על ידי נקיטת פעולות יזומות במהלך תקופת חודש ההודעה המוקדמת. פרק זמן זה נקרא גם "חור שחור" כי לעתים קרובות זאת תקופת זמן שבה אנו כמעט ולא "נוגעים" במועמד ולא מחזקים את עצם ההחלטה שלו להצטרף לארגון שלנו.

חלק מהפעולות המפורטות להלן הן די נועזות, אבל אם אתם רוצה לחתוך את תופעת אי-ההופעה לאפס, אין ברירה אחרת אלא לנקוט בפעולות אגרסיביות.

• תנו להם "בונוס על הגעה" – אם אתם באמת נועזים, תציעו להם בונוס קטן עם תחילת העבודה או לחלופין, לאחר שסיימו את חודש העבודה הראשון. הבונוס לא חייב להיות כספי אלא גם דברים כגון טאבלט, ארוחה זוגית וכדומה.
• הגדילו את תכיפות הקשר עם המגייס ועם המנהל המגייס – קשר ישיר הוא אחד הגורמים המשמעותיים ביותר לחיזוק מחוייבות המועמד. ההמלצה היא שגם המגייס וגם המנהלי המגייס יצרו קשר עם העובד החדש, יבדקו מה שלומו וכמובן יענו על כל שאלה או ספק שעשויים לעלות לאורך הדרך.
• פגישות פנים אל פנים – הרבה יותר קשה לעזוב אנשים שאתה מכיר היטב. קבעו פגישה פיזית כשבוע לאחר החתימה לקפה, ארוחת צהריים או לשתות משהו מחוץ למשרד. סביר להניח שבזמן ההודעה המוקדמת לא יהיה להם פשוט לקבוע מפגש כזה בשעות העבודה לכן מומלץ להתגמש ולהיפגש אחרי השעה חמש או בשעות מאוחרות יותר.
• שכנע אותם לחתום על ההצעה בהקדם – במידה והם קיבלו את הצעת העבודה בשיחה ובאופן מילולי, עודדו אותם לחתום על ההצעה באופן רשמי ובכתב. חתימה כזאת יוצרת רמת נוספת של מחויבות לארגון ולתהליך הגיוס.
• בקשו מהם לעדכן אתכם עם ההתפטרות שלהם מהעבודה הנוכחית – ההודעה על העזיבה מהחברה הנוכחית הוא לא פשוט בדרך כלל ולעיתים מעלה סימני שאלה על הבחירה. עצם ההודעה תעודד את המחוייבות של המועמד אבל גם תעזור לכם להתמודד עם אותן תחושות וסימני שאלה שעלולים לצוף.
• הפסקת חיפוש עבודה – אם אתם נועזים, פשוט תגידו להם שאתם מצפים מהם להפסיק כל פעילות לחיפוש העבודה באופן מיידי. הבהירו להם כי אתם מחוייבים אליהם ושאתם מצפים שהם יהיו מחוייבים אליכם.
• עדכנו את הממליצים שלהם – עדכנו את הממליצים שלהם שהמועמד קיבל את ההצעה והודו להם על הזמן והעזרה שלהם. סביר להניח שהממליצים ירימו טלפון למועמד ויברכו אותו על העבודה החדשה. עצם הידיעה שאנשים אחרים יודעים שהם מתחילים תפקיד חדש יחזק את המחויבות שלהם להופיע ביום הראשון.
• השפיעו על המשפחות שלהם – שלחו למשפחה שלהם מתנות קטנות ומכתב ברכה כך שהם יחזקו את הצורך של המועמד להופיע. ניתן גם לשלוח למשפחה T-Shirt של החברה או דוגמאות של המוצרים שחברה מוכרת בכדי להגדיל את תמיכתם.
• פרסמו הודעה – פרסום הודעה על התחלת העבודה של המועמד במשרד שלכם ובדפי המדיה החברתית או אפילו בעיתון המקומי יכולים גם הם ליצור מחויבות ולחץ חברתי על המועמד שלא לסגת ברגע האחרון. שליחת ציוץ בטוויטר או עדכון בפייסבוק יכולים גם הם להיות רעיון טוב.
• ספקו להם חשבון דואר אלקטרוני – כאשר יש להם דואר אלקטרוני וחשבון פנימי זה מראה להם שהם חלק מהקבוצה, וזה עוזר להם להתחבר בצורה קלה יותר. שיתוף כתובות דואר האלקטרוני שלהם עם כל חברי צוות יכול לעזור להגדיל את אפשרויות התקשורת שלהם.
• מקסמו את הקשר עם חברי צוות שלהם – כאשר זה מתאים, אפשרו לחברי הצוות להכיר את העובד החדש לפני שהם מתחילים לעבוד איתו על ידי שליחת קישור לפרופיל ה- LinkedIn שלהם. אפשרו גם לשקול לעודד את חבריו לקבוצה לשלוח אליו דוא"ל ולהזמינו להתחבר במדיה חברתית.
  בשלב הבא, ניתן לעודד אותם ליצור עימו קשר בכדי לעדכן או לשאול שאלה פשוטה (למשל על צרכי מחשב, תוכנה, או הטלפון המשרדי).
• לחזק את ההחלטה שלהם – מייד עם קבלת ההצעה הודו להם בכתב על ההחלטה שהם עשו. חשוב להזכיר להם שהם בחרו בתבונה ולהזכיר להם כמה צריכים אותם ושהקבוצה שלהם סומכת עליהם.
• להפוך אותם מודעים לפעילות המתוכננת שלהם – עדכנו אותם שיש לך כבר פעילויות מתוכננות עבורם. אם אתם באמת נועזים, עדכנו אותם שהמנהל הבכיר או אפילו המנכ"ל יפגש איתם באופן אישי לברך אותם ביום הראשון שלהם.
• ספקו מידע כדי להפחית את חרדת היום הראשון לעבודה – ספקו להם הכוונה כיצד להגיע לחברה, מידע על חניה במקום, מה מקובל ללבוש בחברה, מה הם צריכים להביא ביום הראשון וכל דבר אחר שיעזור להם להרגיש רגועים יותר עם תחילת העבודה. כמו כן, ניתן לתת להם מידע על המיקום שלהם במשרד, מספר טלפון, סוג המחשב שיקבלו, ובעיקר לתת להם תחושה שסביבת העבודה הפיסית שלהם תהייה מוכנה עבורם ביום הראשון.
• וידאו אישי עם ברכות מהצוות – הווידאו יכול להתבצע על ידי האנשים שהוא עומד לעבוד איתם ובצורה כזאת להרגיש שמצפים לבואו.
• להפחית את פחד "לא בטוח שאני באמת יכול לעשות את העבודה" – חשוב להבין שלמרות שהחברה קיבלה את המועמד לעבודה, חלקם חוששים שהם לא מספיק טובים או מתאימים לבצע בצורה מקצועית את המטלות. בשל כך, חשוב להזכיר להם שהם מתאימים לחברה / עבודה ושאתם בטוחים ב 100% שהם יצליחו.
• תניחו שאחרים מנסים לשכנע אותו לבטל את ההחלטה – תניחו שהמנהל הנוכחי שלו ועמיתיהם לעבודה מנסים ללא הרף לגרום להם לשנות את דעתם ולהישאר בחברה אותה הם מבקשים לעזוב. דאגו לספק באופן מסודר את הסיבות להצדקת ההחלטה כדי לתת את הכלים להתמודד עם הלחץ ובעיקר להיות קשובים אליהם בתקופה הזאת.
• להיות מוכן להצעה נגדית – צרו עימם קשר מספר ימים לאחר החתימה והודעת העזיבה . בשיחה בידקו עד כמה המנהל הנוכחי מנסה ללחוץ להישאר והאם קיבלו הצעה נגדית.
  היו מוכנים עם הסיבות לחיזוק ההחלטה לעזוב את החברה הנוכחית והיו מוכנים להכין הצעה נוספת במידה וזה אפשרי.
• הקצו להם מנטור – אם אתם הולך להקצות להם buddy שילווה אותם בתהליך הקליטה, אל תחכו ליום הראשון לעבודה כדי להתחיל את תהליך הליווי. וודאו שאותו מלווה יצור קשר עם העובד החדש עוד בתקופת ההודעה המוקדמת בכדי להקל על תהליך הקליטה ויצירת המחויבות לחברה.
• הדרכה עוד לפני תחילת העבודה – אפשרו לעובדים החדשים להצטרף לפעילויות הדרכה מקוונת עוד לפני שהם מתחילים. זה יעזור להפוך את תהליך הקליטה למהיר יותר ויעזור לשמר אותם לאורך תקופת ההודעה המוקדמת.
• שלחו מידע על החברה – שלח להם מידע על חברה עם קישורים לאתרי אינטרנט, וויקיס, בלוגים, אתרי מדיה חברתית של החברה, קטעי וידאו מקצועיים ועוד.
• הזמינו אותם לאירועי חברה – במידה והצוות או החברה יוצאים לפעילות חברתית, הזמינו גם את העובדים החדשים, גם לפני שהתחילו לעבודה.זה יוצר גאוות יחידה, מחויבות והכרות עם הצוות עוד לפני שהתחילו לעבוד אצלכם.
• שלחו להם סקר קליטת עובדים חדשים – סקר פשוט המכסה את ההתנסות שלהם ואת חווית המועמד בתהליך יחזק אצלם את התחושה שאכפת לכם ושדעתם חשובה.

לסיכום

אל תתפתו לחשוב שכמה עובדים חדשים שלא מגיעים לעבודה הוא לא עניין כזה גדול, כי העלויות שלהן משמעותיות. חשוב לזכור שפעולות טרום קליטה יכולה להפחית את המצב בצורה פשוטה, יעילה וזולה יחסית.

למאמר המלא יש ללחוץ כאן