מאת: שלומית בן דוד

מכירים את המשפט "תביאי את אלה שלא מחפשים "  או " איפה המצטיינים של החברה המתחרה …. יש לנו הרבה מה להציע להם ". כיום הדרך לאתר את אותם מצטיינים /לא מחפשים פשוטה מבעבר. ישנם כלים רבים ברשת המאפשרים לאתר וליצור קשר עם המועמדים הפאסיביים .  אבל מה קורה אחרי שאיתרנו אותם ויצרנו קשר?

האם אנחנו מצליחים לייצר אצלם עניין במה שיש לנו להציע?

האם אנחנו מצליחים לגייס אותם?

לעיתים התשובה חיובית אך לרוב התהליך אפילו לא מתחיל, ובמקרים בהם הוא מתחיל, לעתים קרובות מדי הוא מסתיים בשלבים מוקדמים.

אז איך ניתן להגדיל את הסיכויים להצליח לגייס את המועמד הפאסיבי לארגון?

אני רוצה להציע כאן 6 שלבים שיש לעבור בתהליך גיוס של המועמד הפאסיבי על מנת להגדיל את סיכויי ההצלחה. המיקוד שלי הוא בשלבים בתהליך המגיעים לאחר איתור המועמד.

שלב 1 : אפיון התהליך

שלב אפיון התהליך חשוב כהכנה לשאר השלבים. ברוב הארגונים קיימים תהליכי גיוס מובנים. בבואנו לגייס מועמד פאסיבי, הכרחי לאפיין את התהליך באופן שונה. המועמד הפאסיבי הוא איש מקצוע שאינו מחפש עבודה באופן אקטיבי ולכן הוא הרבה פחות פתוח לשמוע, הוא הרבה יותר ביקורתי, לא מרצה, פחות גמיש (בשעות ,ימים, דחיפות). כדי לעבור את שיחת הטלפון ולהגיע לשלב בו ייפתח לתהליך יש צורך להתמודד עם כל המשוכות הנ"ל.

פעמים רבות נתקלתי בניסיון לתאם למנהל פגישה עם מועמד פאסיבי והמנהל מצידו לא הבין מדוע הפגישה רק בעוד שבוע? למה היא בשעה שנוחה למועמד "אני עמוס שיתאים את עצמו אלי " הייתה בקשת המנהל. מטרת אפיון התהליך היא קודם כל הבנה של כל המשתתפים בתהליך כי הוא מעט שונה מתהליכי גיוס רגילים. התהליך צריך להיות יותר עדין גמיש ומכירתי.

• גמישות – יש לגלות הבנה וגמישות ללו"ז של המועמד, למקום המפגש המתאים לו. מועמד שאיננו מחפש עבודה יתקשה לפנות זמן במהלך יום העבודה על מנת להגיע לפגישה או יירתע מנסיעה רחוקה. מועמד שאינו מחפש יחשוש מחשיפה ומפגישה עם אנשים שמכיר ואולי יעדיף להיפגש מחוץ לכותלי המשרד. חשוב להיות מודעים לרגישויות אלה ולהגיב בהתאם.
• מנהל מקצועי כאיש קשר בתהליך – על מנת להעביר מסר מקצועי, אישי ודיסקרטי. מנהל מקצועי מהתחום יהווה איש קשר נח יותר עבור מועמד פאסיבי לאורך התהליך  כולו. חשוב שהמנהל יבין כי היותו איש הקשר יכול לעשות את ההבדל בין הצלחה בתהליך לכישלון ולכן עליו להיות אקטיבי יותר ולקחת אחריות גם בחלקים / שלבים שהוא בד"כ לא מעורב בהם כגון שיחת בירור ראשונית, זימון לפגישה, הודעה על המשך השלבים בתהליך וכו'.
• מינימום מעורבים בתהליך – ככל שיהיו פחות מעורבים בתהליך כך תגבר תחושת הביטחון של המועמד בהליך הדיסקרטי ויחזק את תחושת היחס המיוחד שהוא מקבל. חשוב שגם  חלקים בירוקרטים כגון זימון לפגישה, תיאום חניה יעשו ע"י מנהל מקצועי מגייס או איש גיוס מוביל ולא ע"י פונקציה אדמיניסטרטיבית.

שלב 2 : מה יש לנו להציע?

חשוב לברר מראש עם המנהל המגייס מה יש לנו להציע למועמד: מהי הגדרת התפקיד? מה הם תחומי עיסוק? בפני אלו אתגרים יעמוד? סוג הלקוחות? מהו המוצר?                                    למנהל מקצועי חשוב לגייס אדם מומחה בתחום שיביא ערך מוסף לארגון. המנהל המקצועי מאמין בארגון, במוצר, בקבוצה אותה הוא מנהל ואינו רואה את המציאות באופן אובייקטיבי. לעיתים יש לנו הצעה טובה אפילו טובה מאוד אבל לא אטרקטיבית למועמד פאסיבי שלא פתוח להזדמנויות.

כשפונים למועמד פאסיבי צריך לדעת מה אנחנו מציעים, צריכים להציע משהו אטרקטיבי ולהדגיש את ההזדמנות המיוחדת בהצעה. אטרקטיביות יכולה להימדד בפרמטרים מגוונים (כגון תחום חדש, לקוח ייחודי, שלב פיתוח ראשוני, תפקיד ניהולי משמעותי, מעמד משפיע, גלובליות, שכר והטבות). כשיושבים עם מנהל מגייס על הגדרת התפקיד חשוב להבין איזה פרמטרים בתפקיד יהיו אטרקטיביים. תפקידנו לשאול את השאלות המנחות במטרה להגדיר טוב יותר מה יש לנו להציע ולהגיע מוכנים לשלבי ההתקשרות הראשונים עם המועמד הפאסיבי.  נתקלתי בעבר בתהליכי גיוס של מועמדים פאסיביים שנכשלו כבר בשלב הפנייה הראשונית כי ההצעה הייתה מעורפלת, כי לא הצלחנו לעורר את תשומת ליבו של המועמד הפאסיבי ו"למכור" לו את מה שיש לנו להציע .

לפני פנייה למועמד יש לדעת את התשובות לשאלות הבאות:

• מהי הגדרת התפקיד באופן ברור ומדויק
• מהי  "ההזדמנות המיוחדת " וכן למה ההצעה אטרקטיבית (בפרמטרים הרלוונטיים למשרה, לחברה ,לתפקיד, למועמד עצמו)
• מדוע כדאי למועמד לבוא לשמוע

מניסיוני תהליך ההגדרה מרתיע מנהלים מגייסים הם חוששים כי הצעה קונקרטית סוגרת את הגולל על תהליך המיון. נוצר חשש מהבטחת תפקיד למישהו שעדיין איננו יודעים בוודאות כי הוא מתאים לתפקיד. כאן תפקידנו כאנשי גיוס להזכיר כי זה רק תחילת התהליך ובהמשכו יגיע גם שלב המיון (שלב 5: בחינה האם המועמד באמת מתאים לתפקיד)

שלב 3: הפּנִייה למועמד

בפנייה למועמד יש להציבו במרכז. יש לזכור כי "חובת ההוכחה מוטלת עלינו " ואנו צריכים לגרום למועמד להתעניין בהצעתנו ולהפוך לאקטיבי (להיפתח להזדמנות חדשה, לקבוע פגישה, להתחיל תהליך)

• שיחת טלפון ראשונית – בדיקה האם הזמן מתאים לשיחה מעין זו. במידה ולא יש לתאם מועד אחר המתאים ללו"ז של המועמד. המטרה ליצור עניין והקשבה, אם המועמד לחוץ בעבודה או אינו יכול להגיב בחופשיות הוא פחות קשוב, פתוח וקולט מעט מאוד מהאינפורמציה אותה הוא מקבל .
• · המועמד במרכז השיחה – יש להציג לו את הנושא, לשתף כיצד הגענו איליו, להחמיא, לתת פרטים. חשוב להקשיב למועמד, לתת מענה לשאלותיו.
• דיסקרטיות התהליך – חשוב להציג את המחויבות לדיסקרטיות בכל שלבי התהליך עד לסיומו וגם אח"כ, כבר בשלב הראשון של יצירת הקשר. חוסר דיסקרטיות הוא אחד החששות העיקריים של מועמדים פאסיביים ואחד הגורמים העיקריים להימנעות מכניסה לתהליך. התייחסות לחשש זה והפגתו היא נטבח חשוב בבניית האמון והתקדמות בתהליך.
• קביעת פגישה ראשונית – פגישה ולא ראיון
• גמישות – יש לגלות גמישות בכל הקשור למועד הפגישה ומיקומה.

שלב 4 – הפגישה הראשונה

הצלחנו לעבור את השלבים הראשונים והגענו לפגישה הראשונה. אין להתייחס אליה כראיון סטנדרטי. חשוב להזכיר למנהל את נקודת המוצא של המועמד: סקרן אבל חושש, מגלה עניין אך לא ממש מוכן להשלכות השינוי, מוחמא מהיחס אבל חשדן.  מטרת הפגישה היא יצירת אמון, פתיחות להזדמנות. פגישה זו צריכה להתנהל כפגישת הכרות הדדית, האווירה צריכה להיות פחות רשמית ויותר נינוחה. זה לא הזמן והמקום לבחינה מקצועית מעמיקה. בהכרות ההדדית חשוב להבין מה יביא את המועמד אלינו? מה מדבר אליו? מה מבין כל הדברים האטרקטיביים שיש לנו להציע, יגרום לו לעשות את השינוי.

• · המפגש צריך להיות עם מנהל מקצועי בדרג ביניים
• יחס אישי – יש לתת למועמד יחס אישי וליווי צמוד (לא לשלוח מזכירה שתביא אותו מהלובי,לא לתת לו להמתין,לדאוג לסביבה שקטה)
• · הקשבה – להקשיב, לשאול שאלות ולאסוף כמה שיותר מידע על תחומי העניין של המועמד, מה יעזור לו לקבל החלטה לעבור אליכם לארגון
• התייחסות לחששות המועמד– בירור החששות, מתן לגיטימציה והבעת הזדהות.
• יש לתת למועמד זמן מחשבה לפני המשך התהליך – חשוב כי למועמד יינתן זמן "לעכל" את התהליך ואת השלכותיו. שיקול דעת יאפשר לו לקבל החלטה מושכלת בדבר המשך התהליך. לחץ אולי יביא להמשך תהליך אך בשלב ההכרעה המועמד יוצף בחששות ולעיתים קרובות יעדיף את המוכר והידוע על פני התמודדות עם החדש וה"לא מוכר" .
• מומלץ להגדיר את זמן התגובה – ניתן ואף רצוי להחליט ביחד עם המועמד על לו"ז למתן תשובה על המשך תהליך (מספר ימים)

שלב 5: המיון

האם המועמד מתאים לדרישות התפקיד ?

הזכרתי קודם (בשלב 2) את חששות המנהל מהצעה למועמד שאיננו מתאים. בשלב זה המועמד כבר אקטיבי בתהליך, הוא מגלה עניין, יש כבר אמון בין שני הצדדים זה המקום והזמן המתאים לבדוק באופן יסודי האם המועמד באמת מתאים לתפקיד ולארגון שלנו. יש לנו כבר הרבה אינפורמציה על המועמד אבל טרם ירדנו לפרטי הפרטים (יכולות טכניות,התנהגויות קריטיות להצלחה בתפקיד, כשורי ניהול/הובלה ועוד).

בשלב זה נכון וחשוב לראיין את המועמד ראיון מקצועי, התנהגותי ו"משאבי אנושי" כמקובל בחברה לכל מועמד בתהליך גיוס.  טרם התקבלה החלטה סופית וזה הזמן לבחון את מועמדותו בכלים אובייקטיבים ולנטרל עד כמה שאפשר את ההטיות המשפיעות עלינו לחיוב ולשלילה.

• יש להגדיר למועמד  מראש את אופי הפגישות העתידיות – ראיון מקצועי, ראיון משאבי אנוש. לפגישה הראשונה היה אופי שונה ולא ראיון ולכן חשוב שהמועמד לא יופתע אלה יידע מראש מהי מטרתן של הפגישות הבאות.
• על המראיין המקצועי להיות איש מקצוע ותיק המנוסה גם ברזי הראיון –אני ממליצה כי המראיין לא יהיה המנהל עימו היה המועמד בקשר עד עכשיו (ריבוי מראיינים מעלה אחוזי הצלחת הניבוי). כדאי להקפיד בבחירת המראיין, עליו להיות אדם מקצועי ובעל ניסיון משמעותי בניהול ראיונות מקצועיים. מפגש עם מראיין מקצועי יוסיף לתחושותיו החיוביות של המועמד (יש כאן אנשים רציניים שאפשר ללמוד מהם) וכן יאפשר קבלת החלטה מקצועית אובייקטיבית ולא מוטה לגבי התאמת המועמד.
• במידה והתקבלה החלטה חיובית – המועמד מתאים ואנו מעוניינים לגייס אותו לחברה נפנה לשלב 6.
• במידה והתקבלה החלטה שלילית – המועמד אינו מתאים ואיננו מעוניינים להמשיך עימו תהליך חשוב לסיים את הקשר עימו באופן מכובד. על המנהל שהוביל את התהליך להיות עימו בקשר, לעדכן על ההחלטה. חשוב לתת הסבר הגיוני לסיבות קבלת ההחלטה ולהציע לשמור על קשר לגבי משרות עתידיות שיכולות להיות רלוונטיות . שיחה זו איננה מהקלות אך יש לקיימה סמוך ככל האפשר לקבלת ההחלטה ולשמור על כבודו של המועמד. תשובה שלילית איננה בהכרח סיומו של הקשר עם המועמד.

שלב 6:  גיוס המועמד

שלב זה הינו חלק רגיש בתהליך, זוהי נקודת ההכרעה של המועמד – רגע האמת! המועמד  צריך להחליט האם לוותר על הודאות ולבחור בשינוי. כל החששות, ההתלבטויות עולים וצפים.               זה השלב בו המועמד מבין כי יצטרך להתמודד עם השלכות בחירתו (במידה ויחליט על שינוי) :התמודדות בעבודה מול מנהל/כפיפים, מחויבויות לפרויקטים, השלכות על המשפחה (שינוי בתנאי עבודה ,מרחק,מחויבות,טיסות לחו"ל) ועוד.

• הצעת השכר – המפגש להצעת השכר צריך לכלול התייחסות כוללת להעסקה בחברה: שכר והטבות, רווחת העובד, הדרכה, התפתחות אישית, מסלולי קריירה. (מומלץ שהתייחסות כללית כזו תהיה חלק מכל הצעת שכר לכל מועמד לכל תפקיד)
• יחס אישי – חשוב כי המועמד ייפגש שוב עם המנהל המגייס כחלק מהצעת השכר או מיד אחריה. על המנהל המגייס לשוחח עם המועמד על חששותיו ולהתייחס אליהם. חשוב לחזור ולהדגיש מה הוא ירוויח משינוי כזה  על סמך שיחות העבר עימו .
• הגדרת זמן תגובה – טבעי כי המועמד ירצה לשקול את ההצעה אך חשוב להגביל את זמן התגובה. תהליך מחשבה של מס' ימים (3-7) יתאים להחלטה מסוג זה.
• תמיכה ויעוץ – בשלב זה המועמד יכול להיות מבולבל ונבוך. הוא אינו בטוח בדרך בה עליו להתנהל: איך להודיע בארגון שלו? למי להודיע ? מתי? מה יהיו ההשלכות? חשוב להציע לו תמיכה ויעוץ. אפשר לתכנן עימו את המהלכים,לסקור בפניו את האפשריות העומדות בפניו. והחשוב ביותר להציע אוזן קשבת וערוץ פתוח להתייעצות.

לסיכום:

המועמדים הפאסיביים אלה שלא מחפשים עבודה תמיד קרצו למנהלים המגייסים. אלה יכולים להיות מועמדים איכותיים המביאים ערך מוסף רב לארגון. כיום בעזרת התפתחויות הטכנולוגיות והרשתות החברתיות ניתן בקלות רבה לאתר וליצור קשר ראשוני עם מועמדים אלה. קלות זו מעמידה את המועמדים הללו בשורה אחת עם כל שאר המועמדים ללא הבידול  הנדרש.

חשוב לזכור כי עמדת המוצא של המועמד הפאסיבי שונה במהותה מעמדת המוצא של מחפש עבודה ולכן מחייבת תשומת לב ייחודית והתייחסות מתאימה. בתהליך של גיוס מועמד פאסיבי יש לשים דגש על גמישות, יצירת אמון, עניין,ובניית תהליך שמוביל לפתיחות מחשבתית ונכונות לשינוי. הכל מתחיל בהבנה של כל המעורבים בגיוס כי מדובר בתהליך של שינוי עמדה משמעותי לגבי מקום עבודה נוכחי .תכנון מוקדם, והתייחסות (בכל שלבי הגיוס) לנקודת מוצא שונה זו יאפשרו לארגון להצליח ולגייס מועמדים פאסיביים.

לאנשי הגיוס תפקיד חשוב ביצירת המודעות לשוני בנקודת המוצא ובהובלת הניואנסים בתהליך הגיוס שיגדלו את סיכויי ההצלחה בגיוס מועמדים פאסיביים .

ואם קיבלתם תשובה שלילית?  אין מדובר בכישלון!

שלחתם לשוק התעסוקה  עוד שגריר חיובי של ארגנכם, התחלתם עוד מערכת יחסים לטווח ארוך עם מועמד איכותי. בעתיד אולי יתאים לכם למשרות אחרות? אולי תוכלו לפנות איליו שישלח חברים? אולי מנהל מקצועי יתייעץ עימו בתחומים מקצועיים?

כדאי להתיחס לתהליך שלא מסתיים בגיוס בבחינת "שַׁלַּח לַחְמְךָ עַל-פְּנֵי הַמָּיִם, כִּי בְּרֹב הַיָּמִים תִּמְצָאֶנּוּ" (קהלת יא' א')