לפיטר דרוקר, אבי תורת הניהול המודרני, יש משפט ידוע שאומר "אם אתה יכול למדוד את זה, אתה יכול לנהל את זה".

ובעיני כמו כל תהליך – ברגע שאנו משתמשים במדדים הנכונים אנחנו יכולים להבין את המקומות שבהם אנו טובים יותר ומצד שני את צווארי הבקבוק ואת הנקודות בהם נרצה להשתפר.

כאשר אנחנו בוחנים את תהליך הגיוס אנחנו יכולים להגדיר מדדים ומדדי משנה רבים ומגוונים הבוחנים את משפכי הגיוס, הסורסינג, מיתוג המעסיק, איכות הגיוס ואפילו לרדת לרזולוציות שבוחנות כל מקור גיוס וכל תהליך סינון.

במאמר הבא אני מביא את 10 המדדים העיקריים בעיני – שכדאי לכם לבחון וליישם גם אצלכם.

חשוב לזכור שישנם מדדים רבים נוספים ובהתאם לצורך הארגוני שלכם תבחרו להשתמש באחרים.

הערה חשובה: אני מביא דוגמאות לחישוב כל מדד. יחד עם זאת יתכן ואצלכם מודדים את המדד בצורה אחרת. וזה בסדר גמור – כל עוד אתם עקביים וכל עוד צורת המדידה נותנת את התמונה שאתם רוצים לקבל.

1. זמן לגיוס מועמד (Time To Hire)

זמן לגיוס הוא הזמן שלוקח לאתר, לראיין ולגייס מועמדים לאחר פתיחת המשרה.
הבנת לוחות הזמנים לגיוס עובדים חדשים עוזר לנו להבין כמה מהר אנו מצליחים לקדם את המועמדים בתהליך ועוזר לנו לנהל את כל תהליך הגיוס ברמה האסטרטגית, ומאפשר לנו לאתר את צווארי בקבוק המעכבים את תהליך הגיוס.

נוסחה:
זמן לגיוס מועמד = היום שבו המועמד מאשר את ההצעה – היום שבו המועמד נכנס לצינור הגיוס.

הערה: ניתן וחשוב למדוד גם את זמן לגיוס למשרה שנמדד מרגע פתיחת המשרה עד שהמועמד חותם על ההצעה.

2. מספר מועמדים מתאימים למשרה שנפתחה (Qualified Candidates per Open Position)

מדובר לא רק במספר האנשים שמגישים את מועמדותם, אלא אנו נרצה לבחון גם את איכות המועמדים. לדוגמא אלה שאושרו להמשך תהליך על ידי המנהל.ת המגייס.ת.
מספר מועמדים מתאימים לכל משרה פנויה חושפים את הסיכוי למצוא את ההתאמה הנכונה ולעמוד ביעדי הגיוס הארגוניים.

נוסחה:
מועמדים מתאימים לכל משרה פתוחה = מספר המועמדים שאושרו על ידי המנהלים המגייסים / סך המועמדים שנבחרו לרשימה

3. איכות מקורות הגיוס (Source Quality)

נתון זה בא לבחון עד כמה ערוצי הגיוס שאנו משתמשים בהם הם באמת אפקטיביים ואלו מהם אפקטיביים יותר ונכון להשקיע בהם יותר משאבי כדי להגדיל אותם.

נוסחה:
איכות מקור = (מספר העובדים שגויסו ממקור ספציפי / סך העובדים שגויסו) X 100 

4. עלות לגיוס (Cost per Hire)

מדד זה עוזר לארגונים להבין את העלות הכוללת של גיוס עובד חדש, כולל פרסום, טכנולוגיה, עמלות לסוכנויות, והוצאות צוות הגיוס. הוא מאפשר לארגונים לייעל את התקציב הגיוס שלהם ולקבל החלטות מושכלות יותר בנוגע לגיוס.

נוסחה:
עלות לגיוס = סך עלויות הגיוס  / מספר העובדים שגויסו 

5. גיוון ושילוב אוכלוסיות מיוחדות
מדידת הייצוג של קבוצות מוחלשות בקרב המועמדים ובתוך הארגון יכולה לסייע לארגונים לזהות ולטפל בהטיות אפשריות בתהליך הגיוס שלהם ולקדם סביבת עבודה כוללנית יותר.

 נוסחה (שמודדת את משפך הגיוס – אבל אפשר להמירה בקלות גם למספר הגיוסים):
שיעור הגיוון בצינור הגיוס = (מספר המועמדים המגוונים בראש משפך הגיוס) / (מספר המועמדים הכולל לתפקיד פנוי ספציפי)

6. שיעור קבלת הצעה (Offer Acceptance Rate)

מדד זה עוזר לארגונים להבין את יעילות הצעות העבודה שלהם במשיכת ושימור כישרונות מובילים. שיעור גבוה של קבלת הצעות מצביע על מותג מעסיק חזק וחבילות תגמול תחרותיות.

נוסחה:
שיעור קבלת הצעה = (מספר ההצעות שהתקבלו / מספר ההצעות שהוצעו) X 100

7. שיעור עזיבה בשנה הראשונה (First-Year Turnover Rate)

שיעור העזיבה בשנה הראשונה מציין את מספר העובדים החדשים שהחליטו לעזוב בתוך 12 חודשים. נתון זה בוחן את איכות הגיוסים שלנו בשנה הראשונה וכמה הם היו נכונים לארגון.

נוסחה:
שיעור עזיבה בשנה ראשונה = (מספר העובדים שעזבו בתוך שנה מגיוסם / סך העובדים גוייסו באתה תקופה) X 100 

8. ציון חווית מועמד – NPS (Candidate Net Promoter Score)

על ידי מדידת שביעות הרצון והמשוב של המועמדים, ארגונים יכולים לזהות תחומים לשיפור בתהליך הגיוס שלהם וליצור חוויית מועמד חיובית יותר, דבר שיכול להוביל למעורבות ושימור טובים יותר של מועמדים נוסחה:

ציון NPS = (מספר האנשים שאמרו שימליצו על החברה – מספר אלה שלא ימליצו על החברה)  / סך מספר המשיבים X 100

9. שביעות רצון מנהלים מגייסים (Hiring Manager Satisfaction ) 

מדידת רמות שביעות הרצון של המנהלים המגייסים הינה קריטית לבחינת איכות התהליך, רמת מעורבות המנהלים המגייסים ועד כמה שיתוף הפעולה עם צוות הגיוס עבד טוב.

נוסחה:

שביעות רצון מנהל מגייס = אחוז המנהלים המגייסים שדרגו בציון גבוה את התהליך.

10. איכות הגיוס (Quality of Hire)

מדד זה מעריך את הביצועים והשימור של עובדים חדשים, ומספק תובנות לגבי יעילות תהליך הגיוס והגיוס. הוא עוזר לארגונים לזהות מועמדים בעלי ביצועים גבוהים ולשפר את שיעורי השימור הכלליים של העובדים.

לסיכום,
על ידי מעקב אחר 10 המדדים החשובים ביותר הללו, צוותי גיוס יכולים לרכוש תובנות יקרות לגבי תהליכי הגיוס והגיוס שלהם, לזהות תחומים לשיפור, ולקבל החלטות מבוססות נתונים שישפרו את חוויית המועמד ויתרמו להצלחה הכוללת של הארגון.