מאת: ויקי גרונר – מנחת סנדאות לגיוס ברשתות חברתיות, קאנבה, מידג'רני ו-chatGPT לעולמות ה-HR והגיוס.  

נפתחה משרה.

קיבלת מידע שכולל את תיאור התפקיד, הדרישות, התנאים.

מה עכשיו?

פותחים את החמ"ל ומתחילים לעבוד במלוא המרץ?

<או>

שמקדישים זמן לפגישת התנעה קצרה עם המנהלת המגייסת?  

אז מאוד יכול להיות שהתשובה טמונה בגוף השאלה, ובכל זאת החלטתי לכתוב פוסט ממוקד שיסביר את חשיבות שיחת ההתנעה, איך לנהל אותה נכון ומה אפשר לקחת ממנה.

(שווה לקרוא. בסוף יחכה לך "גזור ושמור" שאפשר ליישם החל מהיום בארגון)

שיחת התנעה –  למה בכלל ואיך?

"אני כבר חיה ונושמת את פרופיל הגיוס הזה", "המנהלת שלי העבירה אליי את כל הפרטים על המשרה", "אין לי זמן וגם המנהלים עסוקים" (ולמגייסות מחברות ההשמה: "אני חייבת לשלוח מיד מועמדים לפני שהמתחרים יפנו אותם") – למה צריך לעשות שיחת התנעה?

הצרכים הגלויים והצרכים הסמויים – הבנה טובה יותר של פרופיל המועמד המתאים למשרה

שיחת התנעה מאפשרת לדלות המון מידע חשוב מהמנהלים המגייסים, מעבר למידע היבש שהם שלחו במייל. בשיחה אפשר ללמוד לא רק על הצרכים הגלויים כמו למשל השכלה נדרשת, או ניסיון אלא גם על מה שעומד מאחוריהם. למשל: דרישה לבוגרי אוניברסיטאות בלבד עשויה להישמע לנו מופרכת, אבל יתכן שהדינמיקה של הצוות מחייבת זאת.

שיחה עם המנהל תעזור לנו להכיר אותו ולנסות להביא מועמדים שיתאימו לו: מועמדים שדומים לו או מועמדים שישלימו אותו. למשל, אם מנהל יגיד לנו שחסרה לו הבנה בתחום הדיגיטל (משהו שהוא כנראה לא היה כותב לנו בשום מייל או טופס פתיחת משרה) – נדע שחשוב לאתר מועמדים שישלימו את הידע שחסר למנהל.

שיחת התנעה טובה תאפשר לנו לשמוע "מבין השורות" מה חשוב למנהל. זו ההזדמנות שלו לספר לנו קצת על הצוות, האנשים, חלוקת העבודה, החוזקות והחולשות שלהם. כך נוכל לנסות לאתר מועמד שיתאים לDNA של הצוות או שישלים את החלקים שחסרים בו. למשל: צוות מקצועי שחסרות בו יוזמות ואנרגיה יזדקק לעובדת או לעובד שיוסיפו רוח חיים לצוות.

קשר אישי עם המנהלים המגייסים

שיחת ההתנעה יכולה לייצר חיבור עם המנהלים המגייסים. יש לכך המון משמעויות:

אחת – שיח של שיתוף פעולה ומציאת פתרונות במקום שיח של חילופי האשמות.

בטח יצא לך להיתקל במנהלים שמותחים ביקורת על עבודת הגיוס "אתם לא מביאים לנו מועמדים", "כמה זמן לוקח לכם לאייש משרה?", "כבר שבוע לא ראיינתי שום מועמד" ועוד. שיחת התנעה יוצרת תחושה של מטרה משותפת ומחליפה את השיח שמושתת על האשמות בשיח שמושתת על חתירה למציאת פתרונות.

משמעות שניה – הקשר האישי יכול ליצור קרבה והיכרות מעמיקה יותר עם המנהל המגייס. כך נוכל להבין יותר את סגנון הניהול שלו, את סגנון התקשורת, את "האני מאמין" הניהולי והמקצועי שלו.

זיהוי אתגרי גיוס פוטנציאליים וחשיבה משותפת על פתרונות

שיחת התנעה יכולה לסייע במיפוי אתגרי הגיוס האפשריים למשרה. זיהוי מוקדם של האתגרים הללו יכול לאפשר חשיבה משותפת על פתרונות.

אנחנו מדברים המון על "ארגון מגייס". השיח המשותף הזה הוא היישום הלכה למעשה של תפיסת ארגון מגייס. הגיוס הוא לא רק באחריות צוות הגיוס. האחריות להביא רעיונות והצעות היא משותפת.

הבנה מראש של האתגרים תוכל לסייע במיקוד דרישות המשרה, באיתור מקורות גיוס נוספים או בטיפול בתנאי העבודה.

למשל: אם עבודת משמרות הכוללת משמרת קבועה בכל יום שישי מהווה מכשול לאיוש המשרה – כדאי להציף זאת כבר בשיחת ההתנעה על מנת לחשוב על פתרונות. פתרון אפשרי עבודה בשישי לסירוגין.

דוגמה נוספת: אם נדרשת הסמכה שעשויה לשלול הרבה מועמדים, אפשר לשקול לבצע קורס/הכשרה/הסמכה פנים ארגונית.

ודוגמה אחרונה (למרות שיש עוד המון): אם ידוע שהשכר נמוך מהשכר המוצע בארגונים אחרים, אפשר לשקול להעלות את השכר המוצע, להוסיף מענקים או להוסיף הטבה אחרת בתנאי העבודה שתפצה על השכר הנמוך.

סט כלים שיווקי גיוסי + סורסינג

השיחה עם המנהלים המגייסים היא מעיין שופע של ידע. רק צריך לדעת לשוב ממנו מים, לשאול את השאלות הנכונות שיאפשרו לנו לקבל את המידע הדרוש.

המנהלים מכירים היטב את עולם התוכן שלהם, ולכן אפשר לשאול אותם על קהילות בפייסבוק ובלינקדאין, אפשר לשאול על קבוצות וואטצאפ, אפשר לשאול על אנשי מפתח מוכרים בתחום, על איגודים מקצועיים, מוסדות לימוד רלוונטיים ועוד.

בנוסף, אפשר לדלות מהם יותר מידע "עם בשר" על התפקיד. לכולנו קרה שפרסמנו משרה שנשמעה מאוד גנרית ודומה למשרות המתחרות בארגונים אחרים. הדרך ליצור בידול היא לתבל את תיאור המשרה במידע עסיסי שמקבלים מהמנהלים. המידע יכול להתייחס לפרוייקטים צפויים, טכנולוגיות מרגשות או אפילו מידע על הצוות. בסדנאות כתיבה גיוסית שיווקית אני מדברת הרבה על סטורי-טלינג אותנטי. הבסיס לסיפור שלנו נמצא הרבה פעמים בשיחה עם המנהלים.

דיוק תהליך האבחון – בניה משותפת של סט שאלות התנהגותיות (+תשובות)

כולנו יודעות שראיון התנהגותי הוא בעל תוקף הניבוי הגבוה ביותר. הראיון ההתנהגותי נשען על ההנחה שהתנהגות המועמד בעבר, תנבא את התנהגותו בעתיד בסיטואציות דומות. על מנת לבצע ראיון התנהגותי מקצועי נדרש תחילה למפות את הסיטואציות הקריטיות בתפקיד. אלה אותן סיטואציות שיכולות להשפיע על ההצלחה או על הכישלון של העובד. המנהלים יכולים לסייע לנו במיפוי אותן סיטואציות קריטיות. כך, אפשר להרכיב ביחד את סט השאלות בהישען על אותן סיטואציות קריטיות. לכל שאלה נגדיר מראש את התשובות הרצויות והבלתי רצויות. כך ניצור כלי אובייקטיבי שימזער את כמות ההטיות.

תיאום ציפיות

שיחת ההתנעה היא מעמד מצוין לתיאום ציפיות הדדי. תיאום הציפיות יכול להתייחס לאופן שליחת המועמדים (למשל: במרוכז או אחד אחד? לשלוח לינק לפרופיל לינקדאין לפני שפונים למועמד?), אופן מתן הפידבק (למשל מה מצופה מהמנהל בכתיבת חוו"ד), זמינות לראיונות משותפים, הגדרת לוחות זמנים ועוד.

זו גם הזדמנות "להוריד מהעץ" מנהלים עם דרישות מוגזמות לתפקיד בשיח מכבד ומקצועי. ברגע שנשקף להם שדרישה מסויימת יכולה להעלות את הזמן לאיוש המשרה (TTH) מחודש ל-3 חודשים, הם יפעילו שיקול דעת ויחליטו אם הם רוצים להגמיש את הפרופיל.

השיחה הראשונית היא גם הזדמנות להתייחס לכל שאלה או דאגה שיש למנהל המגייס לגבי תהליך הגיוס. המגייס יכול לספק בהירות על ציר הזמן, תהליך המיון ופרטים אחרים שעשויים להפיג חששות. השיחה יכולה גם לעזור למנהל המגייס להרגיש יותר בנוח עם תהליך הגיוס והמחוייבות שלנו לאתר את המועמד המתאים ביותר בזמן הקצר היותר.

שילוב כוחות

ארגון מגייס זו לא קלישאה, אלא שגרה ארגונית. שיחת ההתנעה היא הזדמנות מעולה לרתום את המנהלים. אפשר לבקש באמצעותם שיתוף פעולה של העובדים בפרסום המשרות ובפניה לחברים. אפשר ליזום מסיבת לינקדאין או מסיבת גיוס ברשתות חברתיות. אפשר לרתום עובדים לפרוייקט שגרירים, או להשיק מבצע חבר מביא חבר מיוחד. ואפשר ליזום ולהוציא לפועל עוד מגוון רעיונות.

מיצוב הגיוס כאוטוריטה

אין הזדמנות שניה ליצור רושם ראשוני. שיחת ההתנעה היא ההזדמנות ליצור רושם ראשוני חיובי, למצב את הגיוס כאוטוריטה מקצועית מול המנהלים. כך, יהיה לנו יותר מנדט מולם לאורך התהליך. הם יעריכו יותר את העצות ואת ההמלצות שלנו, הם יכבדו יותר את הבקשות שלנו, ויוקירו יותר את המאמצים שאנחנו משקיעות

ואם כבר עשיתי בעבר שיחת התנעה עם מנהל – מדוע לעשות שוב?

יתכן שהשיחה תהיה יותר קצרה, אבל בכל מקרה אסור לוותר עליה. לפעמים דברים משתנים, צרכים משתנים, תמהיל הצוות משתנה ועוד. למשל: יתכן שעובד ותיק שריכז תחתיו תחומי אחריות נוספים קצת מתנדנד וכנראה יסיים את תפקידו. לכן, עבור התקן הפתוח כעת הציפיה למישהו עם פוטנציאל ניהולי שיוכל להחליף את העובד המדובר.

אבל מה אם הכל נשאר ממש אותו הדבר? עדיין אפשר לעשות שיחה קצרצרה, לבדוק יחד איך אפשר להעזר בצוות לטובת הגיוס (חמ"ח/שגרירים), להגדיר לוחות זמנים.

חשוב:

הרבה מנהלים מפרשים לא נכון את מצב השוק. בגלל גלי הפיטורים, חלקם שוגים באשליה שנהיה קל לגייס יותר. שיחת ההתנעה זו הזדמנות טובה להסביר להם שלא בכל עיסוק קל יותר לגייס כרגע.

בנוסף, כפי שציינתי קודם, שיחת ההתנעה היא כלי לחיזוק הקשר עם המנהלים. את הקשר הזה עלינו לתחזק כל הזמן.

ומה לגבי משרות מתמשכות? במקרה כזה עדיין חשוב לייצר פגישות שוטפות. אומנם לא נקרא להן פגישות התנעה, אך המהות דומה.

ומה קורה עם חברות השמה/הד האנטרים?

מניסיון רב שנים בתחום ההשמה אני יכולה להגיד בפה מלא שאם לא מבינים לעומק את פרופיל המשרה, הסיכוי לאייש אותה אינו גבוה במיוחד. הרבה פעמים עבודה על תיאור משרה יבש היא מעין "פול גז בניוטרל". הדבר יוצר תסכול הדדי – הן בצד הספק והן בצד הארגון.

לכן, למגייסות בחברות השמה אסור לוותר על שיחת התנעה. העבודה של חברת ההשמה מושתתת לרוב על הצלחות וכדי לייצר אותן, חייבים להבין לעומק מה מגייסים ולהיות פרטנרים אמיתיים של הארגון.

ומהצד של הארגון – האינטרס הוא הדדי. כדי לקבל מחברות ההשמה ומההד האנטרים את המועמדים המדויקים ביותר, נסו לספק להם את כל המידע הנדרש. המתקדמים גם ישלבו את המנהלים המגייסים בשיחות ההתנעה עם חברות ההשמה. מעבר לערך הרב שהדבר מעניק לחברת ההשמה, זו גם דרך מעולה לשלב את המנהלים המגייסים בעשיה שלכן ובמאמצי הגיוס. ארגון מגייס, כבר אמרנו?

ארגז כלים פרקטי – לגזור ולשמור:

דוגמאות לשאלות בשיחת התנעה

• ספר לי על התפקיד, על תחומי האחריות, על פרויקטים מתוכננים
• מה ההבדל בין התפקיד המוצע לתפקיד דומה בארגונים אחרים
• מה יוצא למועמד מזה שהוא לוקח את התפקיד? למה זה שווה לו?
• ספר על הצוות
• ספר עליך כמנהל, מה חשוב לך אצל העובד הבא ברמה האישיותית
• מה ההשכלה הנדרשת (להפריד בין חובה לרשות)
• מה הניסיון הנדרש, על מה אפשר לוותר
• איזה ניסיון או השכלה יפסלו מועמד
• שמות של טכנולוגיות, מוצרים
• שמות של מועמדים מובילים בתחום
• שמות של חברות שניסיון מהן יהווה יתרון
• שמות של חברות שלא נרצה מועמדים מהן
• מה יגרום למועמד להצליח בתפקיד? מה יגרום לו להיכשל?
• תנאי עבודה
• איך נגדיל את הסיכוי המשותף שלנו להגיע למועמדים מתאימים? המלצה לקבוצות פייסבוק ולינקדאין? קבוצות וואטצאפ וטלגרם? איגודים מקצועיים? כיצד ניתן לרתום את הצוות/המחלקה לפרסום המשרה ברשת הקשרים שלהם.
• תיאום ציפיות: תהליך המיון? (למשל האם להעביר למנהל את קורות החיים לפני שיחה ראשונית של הגיוס או אחרי), זמינות שלך לראיונות עם מועמדים? איך יהיה לך נוח לקבל את המועמדויות? טמפלט לכתיבת חוות דעת?

אם המנהל המגייס מראיין לבד את המועמדים, חשוב לוודא שיש ברשותו את כל הכלים לעשות זאת הן ברמת חווית המועמד והן ברמת האבחון.

רוצה לקבל עוד הרבה כלים פרקטיים? ההרשמה המוקדמת לכנס קהילת הגיוס והסורסינג של ישראל נפתחה. ההרשמה מכאן>>

נ.ב

תראו מה מידג'רני יצר עבורי כשביקשתי ממנו תמונה בנושא: שיחת התנעה

יש לנו מגוון סדנאות שמשלבות כלים פרקטיים מעולמות ה-AI

• סדנת קאנבה לעולמות ה-HR, גיוס, מיתוג מעסיק >
• סדנת AI ו chatGPT לאנשי HR, גיוס, רווחה, למידה ומיתוג מעסיק>
• סדנת לינקדאין+chatGPT
• סדנת כתיבה גיוסית שיווקית + chatGPT
• סדנת פייסבוק (כולל קמפיינים ממומנים) + chatGPT
• סדנת גיוס מחוץ לקופסה + chatGPT
• סדנת chatGPT לעובדים בארגון – מועברת על ידי ישראל רוזן, מנהל פיתוח, יוצא ממרם.
• ועוד 

לקבלת מידע על סדנה פנים ארגונית המותאמת לצורכי הארגון צרו קשר: info@hrd.co.il