תקופת הקורונה הביאה עימה אתגרים חדשים בכל מה שקשור לראיונות מועמדים.
המעבר לראיונות מרחוק, הקושי בשימור חווית המועמד לה הורגלנו והיכולת "להרגיש" את האדם שמולנו גרמו לתחושה של "חוויה משבשת" אצל לא מעט מראיינים.

 השיבוש הזה מחייב אותנו להיות מקצועיים ומדוייקים יותר – אבל חשוב להבין שהעקרונות לניהול תהליך סינון וראיונות איכותי לא השתנו.

זאת הסיבה שהחלטתי להביא את הפוסט הזה שפרסמתי לפני 6 שנים ורלוונטי גם כיום – והוספתי בסופו מספר טיפים לראיונות מרחוק.

אחת מטעויות הגיוס הגדולות בהיסטוריה התגלתה עם רכישתה של וואטסאפ על ידי פייסבוק במחיר מדהים של 19 מיליארד דולר.

כולנו שמענו את  את ההודעה של פייסבוק על ביצוע אחת העסקאות הענק בשוק הטכנולוגיה בשנים האחרונות – רכישתה אפליקציית המסרים הפופולרית WhatsApp.

אבל העובדה המעניינת בסיפור הוא ששני מייסדי החברה, יאן קום שיקבל כ-6 מיליארד דולר ובריאן אקטון, שיקבל כ- 3 מיליארד דולר, נדחו על ידי פייסובק כאשר ניסו להתקבל אליה כמחפשי עבודה.

לאחר הדחיה ב 2009 עדכן בריאן אקטון את חבריו בטוויטר: "פייסבוק דחתה אותי. זאת היתה הזדמנות מעולה להתחבר עם אנשים מצויינים. מסתכל קדימה להרפתקה הבאה שהחיים מציעים"

לאחר שאקטון נדחה על ידי פייסבוק הוא הקים יחד עם יאן קום את וואטסאפ.

אני בטוח שאף אחד לא היה רוצה להתחלף עם המגייס או המנהל שדחה את קום ואת אקטון.
אך למרות כל הרצון שלנו, אף תהליך גיוס לא יכול לנבא ב 100% את ההתאמה של המועמד לתפקיד. מניסיוני תמיד יהיו מקרים בהם נגייס מועמדים לא מתאימים לארגון ויהיו מקרים בהם לא נגייס מועמדים שהיו יכולים להפוך לכוכבים אצלנו (טעות מסוג ראשון וטעות מסוג שני).
המטרה שלנו היא לבנות תהליך סינון מקצועי שיצמצם את ההסתברות להתרחשות 2 הטעיות הללו.

כמובן שבפועל עלות טעות הגיוס של 19 מיליארד דולר לא נכונה במקרה הזה – וסביר מאד להניח ששני היזמים לא היו מקימים את וואטסאפ במידה והיו מגוייסים לפייסבוק 😊

אבל רציתי להביא את הדוגמא הזאת ולהציג מספר לקחים חשובים שאנחנו כמגייסים חייבים לקחת בכדי לצמצם משמעותית את הסיכון לטעויות הללו.

>>> למידע על סדנת ראיונות התנהגותיים בזום למנהלים, עובדים ומראיינים לחצו כאן <<<

1. בניית פרופיל משרה מפורט– בלא מעט תהליכים ראינו מצבים בהם מנהל מגייס אחד התלהב ממועמד מסוים אך מנהל אחר פסל אותו מכל בכל או מצבים שבהם הגדרות התפקיד השתנו בתדירות גבוהה לאורך תהליך הראיונות (מה שיצר תסכול עצום אצל המועמדים). הסיבה לכך נובעת לא פעם מחוסר תאום והבנה של הכישורים והיכולות הקריטיים להצלחת התפקיד. וגם כאשר ישנו תאום כזה, ישנה נטיה להכין רשימה אינסופית של יכולות כשבפועל אין שום סיכוי לבדוק את כולן בראיון שאורך כשעה בממוצע.
   לכן ההמלצה היא להגדיר 3 עד 5 גורמים קריטיים להצלחה ולבדוק את אותם גורמים בראיון עם המועמדים. בצורה כזאת נצליח להגדיר סרגל מדידה אחיד שיעזור לנו להשוות את המועמדים השונים ולבחור את זה שיתאים ביותר לארגון.
     
2. שימוש בראיון התנהגותי מובנה – בשיחות עם מראיינים רבים עולה לא אחת שהם מתבססים על תחושות בטן ושאין להם כלים פרקטיים לקבל החלטה מושכלת.
   לכן ההמלצה הראשונה שלי היא להשתמש בראיון התנהגותי מובנה בכדי לצמצם משמעותית את  טעויות הגיוס.
   במטה-מחקר של שמידט והאנטר (המחקר המקיף ביותר שנעשה בתחום) עלה בצורה ברורה שתוקף הניבוי של  מובנה גבוה בצורה משמעותית מכל צורת ראיון אחרת.
   העיקרון המנחה של הראיון ההתנהגותי הוא שקבלת מידע על ניסיון העבר תנבא בצורה הטובה ביותר את התנהגות המועמד בעתיד.
   תוקף השימוש בראיון ההתנהגותי קיבל חיזוק משמעותי כאשר לזלו בוק, סגן נשיא בכיר למשאבי אנוש בגוגל סיפר שאחרי ניתוח מעמיק של עשרות אלפי ראיונות הם גילו שהדבר היחיד שניבא את הצלחת המועמדים בתפקיד אליו גויסו היה השימוש בראיון התנהגותי ככלי מיון.
   ההמלצה שלי היא להטמיע את השימוש בראיון ההתנהגותי המובנה ככלי העיקרי לראיון בארגון.
    
3. ריבוי מראיינים – המחקרים הוכיחו שגורם נוסף המשפר את כושר הניבוי של הראיונות הוא ריבוי המראיינים. כאשר עבדתי באינטל, נכחו בכל ראיון 2 מנהלים או חברי צוות וכל מועמד עבר לפחות 2 ראיונות. בצורה כזאת דאגנו לצמצם את הטעיות ואת ההטיות שעלולות להיווצר אצל מראיין בודד.
   נכון שחלק מהארגונים יעלו את נושא העומס כבעיה, אך מצד שני תחשבו כמה יעלה לכם גיוס האדם הלא מתאים או פספוס העובד המצטיין הבא שילך לעבוד אצל המתחרים.
    
4. החלטה משותפת בסוף התהליך – בעיה נוספת שקיימת בארגונים רבים היא שלא מתקיים דיון משותף בין כל האנשים שהשתתפו בתהליך.
   במצב כזה מספיק שאדם אחד יתן חוות דעת שלילית בכדי לפסול את המועמד – למרות שהאחרים אהבו אותו ובלי שיצטרך להסביר את השיקולים לפסילה.
   ההמלצה היא לקיים שיחה משותפת ולוודא שמציגים את הסיבות לכל החלטה.
   דיון כזה מוודא שלא נפסלים בטעות מועמדים טובים.
    
5. הדרכת למנהלים ולכל מי שמעורב בתהליך – בארגונים רבים רווחת התפיסה שמנהל שקודם לתפקידו הופך גם למראיין טוב אך חשוב לזכור שכמו לא מעט יכולות ניהוליות גם זה כלי עבודה שיש ללמוד אותו.
   בסקר שביצענו לפני מספר שנים יחד עם חברת היעוץ למשאבי אנוש AKT עלה שב 84% מהארגונים המצליחים בארץ מכשירים את המנהלים כיצד לראיין נכון וזאת לעומת ב 30% בלבד מהחברות הממוצעות.
   ההמלצה שלי היא לוודא שכל מנהל (חדש או ותיק) עובר הכשרה מסודרת ואחידה בכלי הראיונות בהם משתמשים בארגון.

טיפים לראיונות בעידן הזום

בנוסף לכל האתגרים הקיימים הביאה עימה הקורונה גם את הריחוק החברתי.

בסקר שעשינו בקהילת הגיוס והסורסינג שבו השתתפו כמעט 100 מנהלי ומקצועני גיוס עלה שכמעט 85% מהם מרגישים שראיון מרחוק יעיל פחות מראיון פנים אל פנים במשרד.
12% נוספים חשבו שהוא יעל באותה מידה ורק כ-3% חשבו שראיון מרחוק אפקטיבי יותר מראיון פיזי במשרד.

אז איך בכל זאת הופכים את התהליך ליעיל ונכון?

1. התכוננו והכינו את השאלות מראש
2. בדקו את המערכת ולמדו את האפשרויות שלה – לפני הראיון הראשון וודאו שהאינטרנט שלכם מספיק מהיר.
3. הפעילו מצלמה ובחרו רקע מקצועי – ואל תשאירו את המועמד כיחיד שמפעיל את המצלמה.
4. בחרו אזור שקט ומואר שבו תוכלו לשוחח בצורה מכבדת ובלי הפרעות
5. השתיקו את הטלפון ורעשי רקע אחרים והפרעות במחשב והתמקדו במועמד ובראיון
6. שלחו מראש למועמדים הנחיות כיצד להשתמש במערכת – כדי שירגישו נוח עימה
7. הקצו יותר זמן מהרגיל גם כדי להתמודד עם בעיות טכנולוגיות
8. ואל תשכחו את העקרונות שנכונים גם בימים רגילים – הגיעו בזמן, כבדו את המועמד, ספרו על הארגון והאנשים ולמה כדאי לעבוד אצלכם, ודאו שהמועמד הוא זה שמדבר רוב הזמן ולא אתם, תאמו ציפיות להמשך התהליך והודו לו על הזמן שלו.

אמנם אנו לא יכולים לשלוט בשינויים שהקורונה מביאה עימה לתהליך הגיוס – אבל אנו יכולים לשלוט בצורה מלאה על אופן ניהול תהליך הגיוס שלנו ועל יצירת חוויית מועמד מנצחת גם בעידן החדש.