נכתב ע"י : Allyn Bailey מחברת אינטל

האמת לגבי שיחות עדכון (Follow Up) אחר מועמדים שראיינו היא, שכולנו נותנים לזה ליפול בין הסדקים מדי פעם. לפעמים זה רק בגלל שאנחנו עסוקים ולא שמים לב, לפעמים זה בגלל שנדמה לנו שמישהו אחר יטפל בזה,
אם להיות כנים – לפעמים זה פשוט כי לא אכפת לנו.
אבל לפעמים, זה פשוט תוצאה של חוסר הרצון שלנו לומר למישהו משהו שאנחנו יודעים שהוא לא רוצה לשמוע.

אנחנו חוששים שזה יהיה לא נעים או אפילו יביא לעימות. בכל פעם שאתה רואה את המטלה הזאת יושבת שם ומחכה לך ברשימת ה To Do List  
"להתקשר לדנה ולעדכן אותה שהיא לא התקבלה לעבודה", יש לך רגע של חרדה בו אתה אומר לעצמך "אתפנה לזה אחה"צ כשיהיה לי זמן להרים טלפון או לנסח איזו הודעת אי-מייל".
עמוק בפנים אתה יודע שהסיכויים לכך שתגיע לזה אחה"צ קטנים בדיוק כמו העובדה שתעשה את זה עכשיו. יש לך כוונות טובות, אבל הפעולה עצמה גורמת ליותר מדי אי נוחות מכדי לעשות אותה.

מה שלא תהיה הסיבה המושרשת שמונעת מאתנו לעשות שיחת עדכון עם המועמדים שלנו, זה פשוט חסר נימוס שלא לעשות זאת.
אני יודעת שזה נשמע קשה. אבל אני רוצה להבהיר שלא משנה מהן ההצדקות הפנימיות שאנחנו משתמשים בהן בכדי לא לבצע שיחת מעקב, המועמדים רואים את חוסר המאמץ שלנו בצורה אחת – חוסר נימוס.

בואו נראה את זה מזווית הראיה של המועמדים. הם פינו את הזמן שלהם והגיעו לראיון, ענו לשאלותיך, מילאו את הטפסים שלך, ויכול להיות שהגיעו גם יותר מפעם אחת.

באם הם מתאימים לתפקיד או לא – הם עשו איזשהו מאמץ עבורכם.
מאמץ, שלא כרוך רק  בשעות עבודה או פעילות שהם עשו, אלא מאמץ רגשי לנסות להתחבר אתך ועם הצוות שלך.
מאמץ דורש כבוד ושיחת מעקב היא הבעת כבוד למאמץ הזה, לא להשלות אותם, להכיר במאמץ שלהם ולהוקיר תודה עליו.

אז, איך מתגברים על החרדה הפנימית של שיחת ה "אנחנו לא מתכוונים לקבל אותך לעבודה הפעם" ?
כדחיינית בעצמי, אני יכולה לספר לכם שכל חוסר פעולה מיידית יכולה להיות מוצדקת אם תנסה מספיק.

>>> כנס מיתוג מעסיק המרתק והגדול בישראל ב 18.9.19. למידע והרשמה לחצו כאן <<<

1. הפכו את שיחת העדכון לחלק חשוב בתוכנית הגיוס

• המפתח להתגברות על החרדה והצדקות נוספות שמונעות שיחות עדכון עם המועמדים זה להפוך אותה לחלק מובנה בתהליך הראיונות.
  לעתים קרובות מדי אנחנו משאירים את זה כמוצא אחרון. הדבר הקטן המתנדנד ברשימת תהליך הגיוס, שמישהו שירבט בתחתית הרשימה באיזו ישיבה "אה כן, אנחנו צריכים לחזור אליו גם".
  
  

2. מנו מישהו מצוות הגיוס להיות אחראי על שיחות העדכון
   • רשמו את שמם על גבי התוכנית.
     
     
3. החליטו מתי אתם מבצעים שיחת עדכון
   • התחייבו למועד מתאים לשיחת עדכון עם המועמדים כשהם מתחילים בהתקשרות אתכם בתהליך הראיונות ואז עמדו בהתחייבות שלכם.
     
     
4. החליטו איך אתם מתכוונים לבצע את שיחת העדכון
   • התחייבו בתחילת תהליך הראיונות לנהל שיחת העדכון עם המועמדים בדרך מסוימת באמצעות טלפון או באמצעות הודעת אי-מייל אישית.
     
     
   • דבר אחד בעניין, מענה שיטתי או תגובה אוטומטית כללית אינם ראויים או מכבדים מועמדים. כלל אצבע טוב הוא, אם המועמד מדבר אתכם באופן אישי – אם טלפונית, באמצעות אי-מייל או פנים אל פנים, אתם מחויבים ליצור איתם שיחת עדכון אישית וישירה ולא אוטומטית ושיטתית.
     
     
5. החליטן מראש כיצד אתם מתכוונים למנף מועמדים שאינכם מתכוון להעסיק כרגע
   • הכינו אסטרטגיה לשימור מועמדים טובים שאולי לא מתאימים לתפקיד הנוכחי עבורו אתם מגייסים כרגע.
     דעו איך אתם מתכוונים לשמור אתם על קשר ותכננו איך לעדכן אותם לגבי כוונתכם לשמור על קשר במהלך שיחת העדכון.
     זה יכול להיות בצורה קלילה של להגיד להם שאתם מתכוונים לשמור אתם על קשר בלינקדאין או בצורה אחרת כמו לתכנן להיפגש אתם אחת לשלושה חודשים במציאות או וירטואלית בכדי לראות מה קורה אתם.
   • אל תשכחו לשמור על אסטרטגיה ידידותית גם עבור מועמדים שככל הנראה לעולם לא תעסיקו, אבל זכרו שיש להם ללא ספק קשרים חברתיים או עמיתים שיכולים להוות מקור פוטנציאלי לטאלנטים עבורכם.
     עם הסוג הזה של המועמדים אתם רוצים למצוא דרך לשמור על קשר, מבלי להשלות אותם שיש לכם מישרה עתידית עבורם. זה מצב שבו אסטרטגיית קשר טוב באמצעות לינקדאין יכולה להיות מועילה.
6. דעו מה אתם הולכים להגיד בשיחת העדכון
   • אם אתם יוצרים קשר עם מועמד בכדי לעדכן אותו שהוא לא התקבל לתפקיד, תסריט שיחה עם כמה נקודות מפתח יכול לעזור לכם להישאר במסלול ולא להתבלבל במהלך השיחה.

או.קיי, אז יש לכם תכנית לשיחת מעקב ואת המחויבות לעשות אותה, אבל כשמגיע הזמן לעשות את שיחת הטלפון אתם מתחילים לדאוג לגבי מה כדאי/לא כדאי לומר.

הנה כמה חוקי אצבע קלים כשעושים שיחת מעקב עם המועמדים :

למועמדי ה"כן" :

• אל תבזבזו זמן.
  התקשרו ברגע שאתם יכולים. הדבר האחרון שאתם רוצים זה לאבד מועמד מצוין בגלל שלקח לכם זמן לחזור אליו.
• היו ברורים לחלוטין לגבי הסיבה שבחרתם בהם.

כולם רוצים להרגיש מבוקשים, אבל זה אפילו טוב יותר לדעת שאתה מבוקש בשל משהו ייחודי שאותו אתה מביא אתך.

• הזכירו להם מדוע החברה והארגון שלכם מתאים להם.
  הפכו את הסיבות לאישיות ומבוססות על ההיכרות שלכם איתם. הימנעו ממכבסת מילים לגבי כמה החברה שלך קולית, וספרו להם מדוע ההזדמנות הזו מושלמת עבורם.

אישי ! אישי ! אישי !

למועמדי ה"לא" :

• אל תלכו סחור סחור.
  גשו לעניין ועדכנו אותם שאינכם מתכוונים להעסיק אותם. ככל שתנסו לצפות את זה בסוכר וללכת מסביב להודעה זה יצא יותר מבולבל ועלול להשאיר מקום לאי הבנות.
• התמקדו בעניין.
  אל תשוו בין מועמדים או תדברו על דברים סובייקטיבים כמו התאמה. התמקדו בעובדות.
• תן להם את הצעד הבא.
  אם זה מישהו שאתם חושב שיתאים לקבוצה אחרת בחברה שלכם או תפקיד נדרש אחר, חברו אותם לזה.
  אם זה מישהו שאתם רק רוצים לשמר את הקשר אתו בכדי למנף את הקשרים שלו, הציעו להם להתחבר בלינקדאין.
  למעשה, המטרה היא למנף את אסטרטגיית השמירה על קשר ידידותי כמו גם לספק סגירת מעגל באופן מעשי למועמדים להם אתם אומרים לא.

שיחת עדכון היא החלק הכי מוחמץ בתהליך הראיונות ויש לה את ההשפעה הפסיכולוגית הכי ארוכת טווח על המועמדים שלכם.
אף אחד לא אוהב להישאר תלוי באוויר ואף אחד לא רוצה להרגיש כאילו הוא לא שווה את הזמן שלכם לצורך אי-מייל מהיר או שיחת טלפון.
בפעם הבאה שאתם מסתכלים על רשימת To Do List היומית שלכם ורואים בה
"שיחת עדכון עם XXX", אל תדחו אותה. תפסו את השור בקרניו והרימו טלפון או שלח אי-מייל אישי.
היו מוכרים בשל היותכם מגייסים מכבדים ולא חסר נימוס.
זה ישפיע על המיתוג שלכם ועל מיתוג החברה להרבה זמן קדימה.

לפוסט המקורי של איילין – כאן

>>> כנס מיתוג מעסיק המרתק והגדול בישראל ב 18.9.19. למידע והרשמה לחצו כאן <<<