עולים שלב! כיצד טכנולוגיה יכולה לשפר את העשייה הארגונית בעולמות ה-HR

מאת: ויקי גרונר – מנחת סנדאות לגיוס ברשתות חברתיות, קאנבה, מידג'רני ו-chatGPT לעולמות ה-HR והגיוס.

אנחנו חיים בתקופה של מהפכה טכנולוגית שמשפיעה מאוד על עולם ה-HR. אין עוררין על חשיבות מערך ה-HR בארגונים: בין אם מדובר בסטרטאפ או בארגון גדול, בין אם מדובר בחברת הייטק, תעשיה, תקשורת, ביטוח או שירותים.

ככל שהעבודה מתפתחת ונעשית מורכבת יותר, כך נדרש בסיס טכנולוגי איתן שיתמוך בעבודה. במודל האינסוף של חברת HRD, כמו במודלים אחרים בעולמות ה-HR – טכנולוגיה נמצאת באחד מעמודי התווך של העשייה הארגונית.

אין ספק שההתפתחות הטכנולוגית בתחומנו מייעלת את העבודה, משפרת את חווית העובד, את חווית המועמד, את המחוברות הארגונית, את השליטה במידע ובנתונים, את האפשרות לתכנון וחיזוי, את הפוטנציאל לשימור עובדים וניהול מסלולי קריירה ועוד.

בחנו את עצמכם – היכן אתם נמצאים במודל אימוץ טכנולוגיה בעולם ה-HR

אימוץ הטכנולוגיה בתחום משאבי אנוש גדל במהירות בשנים האחרונות. ניתן לראות זאת בשימוש ההולך וגובר במערכות גיוס וניהול טאלנטים, אפליקציות ארגוניות, כלי משוב והערכת ביצועים, למידה ואפילו שכר והטבות.

ניתן לחלק את האנשים/הארגונים למספר דפוסים לאימוץ טכנולוגיה (על פי רוג'רס):

חדשניים – הראשונים שיאמצו את השינוי

מאמצים מוקדמים – קבוצת האנשים השניה שתאמץ את השינוי

רוב מוקדם – קבוצת האנשים השלישית שתאמץ את השינוי. זמן האימוץ יהיה ארוך משמעותית בהשוואה לשתי הקבוצות הקודמות

רוב מאוחר – קבוצה זו ספקנית ותאמץ את השינוי רק אחרי שרוב החברה כבר אימצה אותו.

מאחרים – האחרונים שיאמצו את השינוי

היכן אתם ממקמים את עצמכם? את הארגון שבו אתם עובדים?

הציבו בפניכם יעד לעלות דרגה אחת למעלה. זה אפשרי!

איך טכנולוגיה תוכל לשפר ולייעל את העבודה שלנו בעולמות ה-HR

לשילוב טכנולוגיה בתהליכי משאבי אנוש יש פוטנציאל להביא לשיפור ולהתייעלות משמעותיים. לדוגמה, מערכות גיוס יכולות להפוך חלק גדול מתהליך הגיוס לאוטומטי, החל מפרסום מודעות דרושים ועד סריקת קורות חיים, ובכך לפנות אותנו להתמקד במשימות אסטרטגיות יותר.

מערכת ניהול נוכחות אינטרנטית, תאפשר דיווח נוכחות מכל מקום תוך איכון מיקום העובד בעזרת GPS. מדובר בכלי שיכול לסייע משמעותית במקרה של עובדים שנמצאים בשטח אצל לקוחות וצריכים לדווח שעות. ואם בדיווח שעות עסקינן – מערכות בקרת כניסה יכולות אף הן לייעל תהליכים ולשפר את מהמנות הדיווח.

פלטפורמות למעורבות עובדים דוגמת אפליקציות ארגוניות יכולות לסייע בהעלאת המחוברות הארגונית ושיפור התקשורת, מה שמוביל לשיפור המורל והפרודוקטיביות. כלים למשוב והערכת ביצועים יכולים לייעל את תהליך הערכת הביצועים ולספק נתונים חשובים עבור משאבי אנוש כדי לקבל החלטות מושכלות. כלים אלו לא חייבים להתבסס רק על דיווח סובייקטיבי של המנהלים, אלא גם על ניתוח אמפירי של נתונים תוך שימוש בכלי AI.

טכנולוגיות למידה יכולות לאפשר למידה מרחוק, לייצר תהליכי למידה מותאמים ולשפר את פרודוקטיביות תהליכי הלמידה.

מערכות לניהול מסלולי קריירה יכולות לזהות פונציאל על פי ניסיון/כישורים לניוד לתפקידים בתוך הארגון. בכך, ניתן לצמצם את כמות העזיבות (ובכך גם את כמות הגיוסים הנדרשים), וגם למצות את ההון האנושי בצורה המיטבית.

רגע לפני יציאה לפרויקט טכנולוגי

לפני שיוצאים לפרויקט טכנולוגי, חשוב לקחת בחשבון מספר גורמים.

נתחיל בבחירת הטכנולוגיה. רגע לפני שאנחנו מערבות גורמים טכניים – אנחנו כפונקציות משאבי אנוש צריכות להעריך את התהליכים הנוכחיים שלנו ולזהות תחומים שבהם הטכנולוגיה יכולה להביא לשיפורים המשמעותיים ביותר. עלינו לשקלל את הצרכים והציפיות של עובדים וההנהלה, וכיצד ניתן לענות עליהם באמצעות טכנולוגיה.

חשוב לקחת בחשבון שלא תמיד נמצא טכנולוגיה מושלמת. הקהילות המקצועיות בפייסבוק רוויות בהתייעצויות לגבי מערכת הגיוס המושלמת, מערכת הלמידה האולטימטיבית, האפליקציה הארגונית האידיאלית וכו. יש לקחת בחשבון שלכל טכנולוגיה יש יתרונות וחסרונות. ברגע שתגדירו מה הכי חשוב לכן – תוכלו לבצע בחירת מושכלת של הטכנולוגיה שתתאים לצרכים שלכם בצורה הטובה ביותר. כמובן, חשוב גם להעריך את התקציב, המשאבים ולוחות הזמנים עבור הפרויקט.

לכל פרויקט טכנולוגי חייב להיות מנהלת או מנהל פרויקט מטעם ה-HR. נכון, חלק גדול מהשיח מתבצע על ידי הגורמים הטכניים, אך עם זאת עלינו לזכור שאנחנו הלקוחות של הפרויקט ומעורבות שלנו בתהליך מראשיתו תאפשר התאמה מקסימלית לצרכים הייחודיים שלנו. זכרו שאנשי טכנולוגיה לא תמיד מבינים את תהליכי העבודה שלנו בעולמות הHR ולכן מעורבות שלנו היא קריטית.

דבר חשוב נוסף, ואולי החשוב ביותר: רתימת ההנהלה. הנהלה שרתומה לשינוי תצליח לסחוף אחריה את השטח. פרויקט הטמעת מערכת לא יכול להסתכם ב-HR. למשל – הטמעתם אפליקציה ארגונית. אם העובדים לא יתחברו לאפליקציה, אין כל טעם במגוון התכנים שתזינו שם. מדובר במסרים שיישארו מיותמים מקוראים.

מערכת אינטגרטיבית או מערכת המתמחה בתחומה – זו השאלה?

כשהעליתי את השאלה הזו לדיון בפרופיל הלינקדאין שלי לאחרונה, הדעות היו חלוקות. קולגות מהשורה הראשונה הגיבו לפוסט ועדיין לא הייתה תשובה חד משמעית לדילמה הזו.
כאשר בוחנים איזה סוג של טכנולוגיית משאבי אנוש לאמץ, ארגונים חייבים לשקול את היתרונות והחסרונות של מערכות אינטגרטיביות לעומת מערכות מתמחות. מערכות אינטגרטיביות, כגון תוכנות לניהול משאבי אנוש, מספקות מענה מקיף לכל תהליכי משאבי אנוש, החל מגיוס ועד ניהול ביצועים. מצד שני, מערכות מתמחות נועדו לתת מענה לתהליכי משאבי אנוש ספציפיים, כגון מעקב אחר מועמדים או ניהול ביצועים. ארגונים צריכים לשקול את הצרכים והעדיפויות הספציפיים שלהם בבחירה בין שתי האפשרויות הללו.

אחת ההצעות שעלתה בתגובה לפוסט שפרסמתי בנושא הייתה לקחת מערכת אינטגרטיבית ולחבר אליה באמצעות ממשק מערכות מתמחות בתחומים אסטרטגיים או לחבר פיצ'רים/תוספים שישפרו את המערכת. למשל, להטמיע תוסף שמאפשר חיפוש טוב יותר במאגר המועמדים.

פונקציות HR חייבות לקחת חלק באפיון

כן. כן. אני יודעת שהמילה אפיון יכולה להרתיע ולעורר בנו את השאלה המתבקשת: למה שאנחנו נתעסק בזה אם יש לנו בארגון/אצל הספק אנשים טכנולוגיים.

אז בואו נעשה סדר אחת ולתמיד. אפיון נחלק ל-2: אפיון טכני ואפיון פונקציונאלי. את האפיון הטכני בהחלט אפשר להשאיר לאנשי המקצוע (למרות שאף פעם לא מזיק לדעת איך הדברים עובדים מאחורי הקלעים). האפיון הפונקציונאלי הוא שלכן. אם לא תגדירו נכון אילו דוחות אתן מצפות לקבל ממערכת הHR – ביום שאחרי העלייה לאוויר תופתעו לגלות דוחות שאינם מתאימים לצרכים שלכן. נכון, ברוב המקרים אפשר לתקן ולשפר – אך הדבר יהיה כרוך בעלות נוספת וגם לא בהכרח שיתוקן מיידית.

על פי רוב, אתן תצטרכו להגדיר את החלומות, הצרכים, הרצונות, הציפיות שלכן מהמערכת. תצטרכו למפות את כל תהליכי העבודה ולהגדיר מה מצופה מהמערכת לעשות. אם יש לכם בארגון HRIS – זכיתן כי היא תוכל לסייע מאוד גם בהגדרת הדרישות וגם בניסוח האפיון. בכל מקרה, לרוב לא מצופה מנשות HR לכתוב את מסמך האפיון עצמו. אתן תגדירו את הדרישות ובפגישות אפיון מסודרות, מאפיין/מנתח מערכות יוכל להעלות את הדברים על הכתב.

ודבר אחרון וסופר חשוב לגבי אפיון: זכרו ליישם את עיקרון ה-KIS = Keep It simple כי "מה שלא פשוט, פשוט לא עובד". נסו לפשט תהליכים כמה שאפשר. זה יתרום לא רק לאפיון ולפיתוח, אלא גם לעבודה השוטפת שלכן.

לקחת חלק במשימות QA

את תפקיד הQA חלקכן מכירות מעולם הגיוס הטכנולוגי. אבל לא רק אנשי QA עושים בדיקות למערכת אותה אנחנו מתכננים להטמיע. חשוב מאוד שנציגה או נציג מטעם הHR יקחו חלק בבדיקות. ככל שתשקיעו יותר בבדיקות, כך העליה לאוויר תהיה חלקה יותר.

בשעה טובה יש טכנולוגיה – השקיעו בהטמעה

הטמעה מוצלחת של טכנולוגיה בתהליכי משאבי אנוש דורשת תכנון וביצוע קפדניים. משאבי אנוש צריכים לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם ספקי טכנולוגיה וצוותי IT כדי להבטיח תהליך יישום חלק. תקשורת והדרכה הם המפתח להבטיח שהעובדים מבינים את הטכנולוגיה החדשה ומשתמשים בה ביעילות. סקירה ומשוב קבועים יכולים לעזור ל-HR לשפר ולמטב את השימוש שלהם בטכנולוגיה באופן מתמיד.

זה לא סופי, עד שזה לא סופי

אינסוף כבר אמרנו? הטכנולוגיה ממשיכה להתפתח כל הזמן. גם הצרכים שלנו משתנים עם הזמן. לכן חשוב לנהל קובץ אקסל עם טבלת שו"שים שתכלול את כל הדרישות הנוספות לשיפור. לצד הרשימה רצוי להוסיף עמודה המגדירה תעדוף, כי עם הזמן יתווספו לטבלה הזו עשרות דרישות.

לסיכום, אנחנו נמצאים בתקופה מרתקת ואין ספק שארגונים שישכילו לאמץ טכנולוגיות HR ייהנו מיתרון משמעותי לעומת המתחרים. על ידי בחינת צרכיהם וסדרי העדיפויות שלהם, ארגונים יכולים לאמץ טכנולוגיה שתשפר את תהליכי משאבי האנוש שלהם ותשפר את חווית העובדים. כשהטכנולוגיה ממשיכה לעצב את הדרך בה אנו עובדים, אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש חייבים להישאר מעודכנים ולאמץ פיתוחים חדשים כדי להישאר תחרותיים ויעילים בתפקידם. אז אם עדיין לא נרשמתם לכנס טכנולוגיות משאבי אנוש HR TECH , מהרו להבטיח את מקומכם. הכנס יכלול 3 מסלולים: טכנולוגיות משאבי אנוש, טכנולוגיות גיוס וטכנולוגיות למידה ופיתוח ארגוני והוא מיועד למקצועניות ולמקצועני מש"א, גיוס, הדרכה ופיתוח ארגוני שרוצים לקחת את הטכנולוגיה בארגון צעד אחד קדימה (ואולי אפילו יותר).

כנס ה-HR Tech שיתקיים ב16.3.23 הוא הזדמנות מעולה להתעדכן בכל הטכנולוגיות החדשות, לשמוע הרצאות מקולגות שהובילו פרויקטים טכנולוגיים משמעותיים, לפגוש סטרטאפים טכנולוגיים לצד ארגונים גדולים.

למי הכנס מיועד? לנשות ואנשי משאבי אנוש, גיוס, סורסינג, למידה, פיתוח ארגוני, HRIS וכמובן גם לארגונים שמובילים טכנולוגיות בעולמות התוכן הללו.

זו תקופה מושלמת להשקיע בתשתיות הארגוניות, כדי להגיע ערוכים ויעילים לפיק הבא.

למידע על הכנס>

נתראה 😊

רגע לפני סיום… תמונה חדשה שעוצבה תוך 15 שניות במידג'רני, כלי מבוסס בינה מלאכותית שהופך הוראות טקסטואליות שלנו לתמונה: