מאת: מורית רוזן, מנכ"לית

מורית תוביל את מסלול הגיוס בכנס HRtech, בנוסף להרצאה בנושא בחירת מערכת גיוס

איך בוחרים מערכת לניהול גיוס? בעבר זה היה יחסית פשוט. למערכת ניהול גיוס היו כמה פרמטרים שחשוב לראות שיש בה, מול הצרכים של הארגון. אין מערכת אחת טובה יותר או פחות, אלא הריכוז של הצרכים שלכם בארגון מול הקיים במערכת, לפי תיעדוף – נתן את הפתרון המועדף. פרמטרים כמו: נוחות איסוף המידע של המועמדים, היכולת להעביר מועמדים משלב לשלב, מערכת עם תהליך מובנה יותר או גמיש, מערכת שמאפשרת להוציא דוחות, וכמובן התמחור. מערכת ATS  מאפשרת לכם לנהל את תהליך הגיוס גם במיקרו וגם במקרו, זה הבסיס.

היום שוק טכנולוגיות הגיוס עובר מהפיכה אמיתית. מערכות מתקדמות לגיוס מכילות בתוכן אלמנטים נוספים בתהליך הגיוס או מתממשקות לכלים חיצוניים שעוזרים בשלבים נוספים בתהליך הגיוס.

תיכף אדגים את היכולות שיש לכלים החדשים, אבל אני רוצה להדגיש שאני תמיד ממליצה לבחור מערכת יעודית לגיוס. אחד הפספוסים שאני רואה בארגונים זה כשמחפשים מערכת אחת שטובה "להכל": לגיוס, למשאבי אנוש, לשכר ועוד. כשמחפשים מערכת אחת שתיתן מענה להכל התוצאה היא מערכת שלא תהיה מצוינת בשום דבר. הניסיון הזה תמיד מזכיר לי את הסרטים האלה על הישוב הקטן, איזה כפר על ההרים המושלגים בארצות הברית שיש שם רק מכולת אחת. באותה מכולת נמצא הכל. אותה מכולת היא גם הסופר וגם בית המרקחת, החנות לציוד מסחרי – והכל בחנות אחת קטנה כי יש מעט אנשים. בעיר הגדולה, אין ציפייה למכולת כזו – שיש בה הכל. אנחנו בוחרים בין חנויות שכל אחת מתמחה במשהו ספציפי. היכולת שלנו לקבל מענה מצוין לצרכים יעלה באופן טבעי ככל שנפנה למקום שיש בו פתרון מדויק וספציפי לצרכים שלנו.

מערכות ניהול גיוס פונות החוצה לניהול הקשר עם המועמדים, עם אנשים שהם עוד לא עובדים בארגון. הרבה אנשים שאנחנו בתקשורת איתם, בקשר איתם. הם לא אנשים שהולכים לעבוד אצלנו, הם לא אנשים שאנחנו הולכים לנהל. מיעוט מתוכם הולכים להיות עובדים, אבל רוב האנשים שעוברים בתוך המערכת הם דווקא לא עובדים של הארגון. אז אין לי לגביהם ברוב המקרים תעודת זהות, אין לי לגביהם הרבה מאוד פרטי מידע כמו תאריך לידה, כתובת, כל מיני פרטים שהם קריטיים לגבי עובדים והם הדבר הראשון שאני מבקשת.

כשאנחנו מנסים לערבב את השניים, אז בחלק מהמערכות אנחנו נדרשים לבקש ממועמדים פרטים שמיועדים לעובדים. , פרטים שיכולים לגרום לאפליה או להטיה על רקע אלמנטים כמו גיל או מקום מגורים. המערכת מייצרת שני גופי מידע, אחד של אנשים שנכנסו לארגון ואחד של אנשים שלא נכנסו. אלה שני עולמות שונים, שתי מערכות שונות, אחת החוצה ואחת פנימה. והערבוב הזה לא משרת אותנו, בעיקר בעידן שיש בו פשטות באוטומציה, בהתממשקות.

הדרך שבה מערכות היום עובדות, נשענת על התממשקות של מערכת אחת לשנייה.  נשענת על זה שברגע שסימנתי שעובד יתקבל, אז פשוט מתוך מערכת אחת, המידע שיש עליו עובר למערכת השנייה, וממנה אני יכולה לנהל את השיח איתו כעובד או כעובד שהתקבל או כמישהו שעבר את המשפך של הגיוס ונכנס עכשיו למשפך של עובדים. זה קהל אחר לגמרי. בנק מידע, בנק נתונים אחר לגמרי. ככל שאני מפרידה אותם רוב הקשיים שנובעים מהניסיון לנהל את הכל באותו כלי יכולים להיעלם. הספקים שאתם עובדים מולם ככה יוכלו לתת לכם כלים הרבה יותר מותאמים לצרכים שלכם.

מכל מה שאני רואה, מכל מה שאני לומדת בעולם, הניסיון לפתור את הכל באותו כלי אחד כדי להקטין את ההתעסקות בהתממשקות, להקטין בצורך של אנשי IT לייצר חיבור בין מערכות, הרצון הזה מוביל לבחירה של מערכות פחות אפקטיביות, פחות טובות. לכן ההמלצה החמה שלי תמיד תהיה להטמיע מערכות שמתמחות בגיוס.

שם, כמו שציינתי, יש היום מערכות מתקדמות שמציעות פתרונות מתקדמים בגיוס. לדוגמא: מערכות שנותנות תשתית לשיווק – מערכות מתקדמות עובדות עם כלי שיווק שונים ומצליחות לתעד בצורה נפרדת כמה הגיעו מכל מקור, או מאפשרות לקדם פרסומים לתפקידים ולעקוב אחרי המועמדים שהתעניינו בתפקיד גם אם לא הגישו מועמדות. מערכות שבנוסף לכלים של ניהול התהליך מציעות גם כלים לסינון ומיון. למשל, שאלות לסינון ראשוני, כלים מתקדמים מבוססי בינה מלאכותית, כלים מבוססי סימולציות, או כלים שנשענים על מבחנים שונים. מערכות מתקדמות מאפשרות למיין מועמדים לפי ההתאמה שלהם, לפי ההצלחה שלהם בסינון ומיון ראשוני וחלק מהמערכות אף כוללות מיון איכותני מתקדם.

יש היום כלים שמאפשרים לעשות סקרים למועמדים, אוספים מהם את הפידבק על החוויה ‫שלהם בשלבים שונים של התהליך. משתמשים בנתונים של המועמדים כדי לפנות אליהם לסקרים שנאספים בצורה אנונימית – אבל חוקרים את שביעות הרצון מהשלבים השונים של תהליך הגיוס. כמובן לא מדובר בכלים שאוספים פידבק בצורה אישית למועמד/ת (סקרי חוויית מועמדים עובדים טוב יותר כשהם אנונימיים).

כלים אחרים קשורים לאנליטיקס: לניתוח של הנתונים, לדוחות, להבנה של איפה התהליך עובד יותר מהר / פחות מהר, איפה היו לנו הטיות בתהליך. יש כלים היום שעוזרים להסתכל על ניהול תהליך הגיוס, ולבדוק את האיכות שלו מבחינת הטיות. אנחנו רואים בארצות הברית שממש נכנסו חוקים, חלק מהמדינות, שדורשים שימוש בכלים כאלה. דורשים ניהול תהליך נטול הטיות ובדיקה ממש ברמה שנתית של זה שהכלים שאתם משתמשים בהם למיון הם לא מוטים מאפשרים Diversity בגיוס. מאפשרים לגייס אנשים שונים מבחינת מוצא, מגדר, מבחינת הפרמטרים השונים של גיוון בהעסקה בארגון.

תהליך גיוס מקצועי ממוקד בכישורים של העובדים ואנחנו רואים היום מערכות ניהול עובדים שהן מה שנקרא skills based – דווקא שם המעבר בין הגיוס לבין הניהול אחר כך הוא הרבה יותר טבעי. כשבוחנים את הכישורים, ה-skills  של המועמדים כבר בתהליך המיון, ניתן לנהל תהליך גיוס ותהליך פיתוח פנים ארגונים שמתייחס גם לעובדים בתוך הארגון כסוג של מועמדים פנימיים. מיקרוסופט אמרו את זה בסקר שלהם בספטמבר 2022: הפתרון של מערכות גיוס מבוססות כישורים מאפשר לכם to re-recruit your employees – להתייחס לגיוס החוצה ולגיוס פנימה לא כשתי אוכלוסיות נפרדות אלא בעצם לנהל את אותו תהליך ולבדוק את הכישורים של העובדים בארגון בכל נקודת זמן מול התפקידים שנפתחים.

אני אציג בכנס טכנולוגיות משאבי אנוש הקרוב איך בוחרים מערכת לניהול גיוס. אציג את סט הפרמטרים שאנחנו רוצים לאסוף בהשוואה בין מערכות ניהול גיוס שונות. מי האנשים שאנחנו רוצים לערב בתוך התהליך, שקריטי שיהיו מעורבים בתהליך. אני אתן בכנס זרקור מיוחד על החדשנות הזאת בכלים שכבר קיימת היום.

נתראה בכנס טכנולוגיות מידע לעולמות ה-HR, גיוס, למידה ופיתוח ארגוני שיתאיים ב16.3.23 בלאגו אירועים. הולך להיות מרתק, פרקטי ומלא חדשנות.

אז אם עדיין לא נרשמתם, ההרשמה לכנס בעיצומה>