תרגום מאמר של Mark Feffer ופורסם ב SHRM (קישור למאמר המקורי בתחתית הפוסט)

השילוב של מדדי משאבי אנוש יחד עם נתונים עסקיים יכול לעזור לפתור בעיות ארגוניות משמעותיות.

הפוסט עודכן לקראת מפגש למידה בנושא HR & People Analytics and Dashboards שיערך ב 2.5.22
למידע נוסף והרשמה למפגש יש ללחוץ כאן

"ההבנה לגבי ביצועי החברה וכיצד היא מתפקדת לא יגיעו מנתוני משאבי אנוש. נקודה!"

זאת הצהרה מוזרה כאשר היא מגיעה מאדם שמתפרנס מחקר השפעתם של מדדי משאבי אנוש והון אנושי. אלק לבנסון, מדען מחקר בכיר במרכז לארגונים אפקטיביים של אוניברסיטת דרום קליפורניה מציין שאחד הדברים החשובים ביותר שעובדים בתחום משאבי אנוש צריכים להבין על נתוני HR הוא המגבלות שלו כאשר מסתכלים עליהם רק בפני עצמם.

בעוד שעשרות מאמרים נכתבו על הפוטנציאל של People Analytics להפוך את משאבי האנוש לגוף אסטרטגי, עד כה המשוכה הבסיסית של HR היא אי יכולתו לכמת את השפעתו הסופית על הארגון.

זאת המטרה, אבל בפועל המרחק להגיע לשם עדיין רב. "רוב האנשים משתמשים בנתונים באופן שבו השיכורים משתמשים בפנס הרחוב: לתמיכה ולא להארה", אומרת אלקסיס פינק מאינטל שמנהלת את תחום talent intelligence and analytics. היא סבורה שצריך להתמקד פחות במדדי עבר ויותר בלעבוד עם מנהלים כדי להשפיע על החלטות עתידיות. כדי שזה יקרה, משאבי האנוש צריכים להבין טוב יותר את האופן שבו מדדים ו Analytics עובדים.

9 טיפים השלבים לשימוש אסטרטגי במדדי HR

1. הבינו את תפקיד המדדים בתחום ה Talent Analytics

השלב הראשון הוא להבין את ההבדל בין מדדים (metrics) לניתוח (analytics).
"מדדי משאבי אנוש הם מדדים תפעוליים המתייחסים לאפקטיביות ויעילות תהליכי משאבי אנוש בארגון"  מסבירה פינק. "Talent analytics לעומת זאת בא להתמקד בנקודות החלטה של הארגון ולהנחות החלטות של השקעת משאבים" המשפיעים על הארגון ועל ההון האנושי.

בעיקרו של דבר, מדדים משתמשים בנתונים כדי להעריך דברים כמו יעילות וביצועים, בעוד ש Analytics בא לרתום את האמצעים האלה כדי לעזור להבין או לחזות כיצד שינויים ישפיעו על תוצאות או תהליכים מסויימים מסוימים.
לדוגמה, ניתוחים המשלבים מידע על ביצועי העובדים יחד עם נתוני שימור העובדים עשויים להראות שכאשר העובדים מגיעים לרמה מסוימת של מיומנות, הם נוטים לעזוב. זה, בתורו, יכול לעזור בחיפוש דרכים לטפל בשורשי הבעיה הדוחפים את אותם עובדים לעבר היציאה.

עוד דרך להציג זאת היא שמדדים מספרים לנו מה קורה, בעוד ש Analytics עוזר לנו להבין מה לעשות בקשר לזה, בהתבסס על הנתונים והניתוח. "מדדים עוזרים לנו להשיג את המספרים הנכונים, ו Analytics עוזרים לנו במציאת תשובות בנתונים", אומרת פינק.

2. הבינו קודם את השאלה ורק אז הסתכלו על המספרים

למרות שמדדים עוזרים לפקח על הביצועים, רוב מדעני הנתונים (data scientists) מדגישים את השימוש שלהם באיסוף וניתוח המידע הדרוש כדי לפתור בעיה בסיסית או ליצור אסטרטגיה חדשה.

"קחו את נושא התחלופה. גבוה הוא רע, נמוך זה טוב. אבל מה הסיפור שהנותנים מספרים לנו? ", אומרת ג'ניפר קורנס, מחברת היעוץ OnCore Management Solutions. "למה זה גבוה או נמוך? האם זה בגלל הגיוס? דמוגרפיה? מי פורש? האם זה גבוה רק במחלקה אחת? למה? האם אין מספיק הכשרה שם? אם לא, מי מנהל את ההכשרות במחלקה זאת? המדד הראשוני נותן לנו את הכיוון להתחיל לחפור עמוק יותר. "

הנקודה היא "לעבור את ה"מה" ולהבין את "למה", אומר ססיל אלפר-לרו, סגן נשיא לחדשנות בניהול ההון האנושי בחברת Ultimate Software שבפלורידה. "היתרון של שימוש במדדים הוא שההחלטות שאנו מקבלים מבוססות על עובדות ולא על תחושות – ובכך הן הופכות את החלטות המפתח בתחום ה HR ליותר 'ניתנות להסבר ומכירה למנהלים בארגון ". זה מוביל אותנו לנקודה הבאה.

3. בנו תמיד את ה Business Case

זה נאמר שוב ושוב, אחד האתגרים הגדולים של משאבי אנוש בלהיות רלוונטייים בשולחן ההנהלה הוא להתחיל לדבר בשפה של הארגון: מספרים.
משאבי אנוש חייבים להיות מסוגלים להראות את ההשפעה הכספית של התהליכים שלהם ואת ההחזר על ההשקעה (ROI).

"שום דבר לא משנה, אלא אם כן אתה יכול להוכיח את זה", אומרת גרטה רוברטס, מנכ"ל Talent Analytics CORP בהדגשה. "משאבי אנוש טועים בהתמקדות במדדים מבלי לקשר אותו לביצועי החברה. לדוגמה, אי אפשר להניח שמחוברות עובדים גבוה יותר מובילה לתחלופה נמוכה יותר. זאת הסקה שצריך להוכיח אותה."

4. הכירו בכך שמדדי HR בפני עצמם מציעים ערך מוגבל בלבד

"לא ניתן להסתכל על מדדים בצורה מבודדת. צריך לבחון אותם בצורה הוליסטית", אומר רישי אגרוואל, מנהל תחום People Analytics ב PWC. זו הסיבה שרוב מדעני הנתונים מאמינים כי מדדי HR בפני עצמם מעניקים ערך מוגבל לארגון כולו.

"מדד של עלות גיוס צריכה להפוך למדד של עלות לגיוס טוב", אומר בן יורצ'אק, נשיא חברת KnowClick,. "הראשון הוא מדד תפעולי והשני הוא מדד איכותי".

ועם זאת חייבים לציין שלמרות שמדדים איכותיים עוזרים לנו להבין את ההשפעה על הארגון בצורה טובה יותר, החישוב שלהם הוא לא פשוט. "כדי לקבוע את העלות של גיוס טוב אנו זקוקים לזמן ומידע ממחלקות אחרות," הערות יורצ'אק. "קשה לחשב ולייצר מדידה בין תחומים שונים, אבל מצד שני זה עוזר לנו לקשר בין הנקודות".

5. זהו את הרכיבים שאתם צריכים לניתוח אסטרגי

גם כאן, תהליך של חיבור הנקודות צריך להיעשות כדי לפתור בעיה עסקית שכבר מזוהה.

לדוגמה, אם המנהלים מגלים שישנן שגיאות רבות מידי בתפוקות העובדים והחברה, הפתרון עשוי להימצא בלימוד נתוני שימור והערכות העובדים, אומרת רוברטס. "לא נשתמש בנתונים כדי להבין את הבעיה", היא אומרת. "אלא קודם כל נבין את הבעיה ורק אז נדע אילו מדדים ונקודות יש לבדוק כדי למצוא את הפתרון."

6. למדו לשאול את השאלות הנכונות

טריק נוסף כדי להשתמש בערכים בהצלחה הוא להיות סקרן. "אנחנו תמיד צריכים לשאול למה, למה, למה?" אומרת ספארקמן. כאשר אנחנו הופכים זאת להרגל, אנחנו מתחילים לשאול שאלות טובות יותר וללמוד לאתגר את התשובות.

אם לדוגמא ההנהלה מחליטים לגייס 10 אנשים בזימבבואה, תבדקו מהן הסיבות העסקיות המניעות את ההחלטה ואם הם שקלו את כל המיומנויות שהעובדים החדשים יצטרכו בכדי להצליח במיקום כה מרוחק.

על ידי כך, "אתם עוזרים למנהלים להבין עד כמה מרחיקות לכת ההחלטות שלהם", אומרת ספרקמן. "למה דווקא במיקום הזה? למה המיומנויות הללו? למה  במסגרת הזמן שהוגדרה? זה יעזור לכם לקבל בהירות רבה יותר לצורך העסקי".

בזמן שאתם עושים זאת, הקפידו להבין את ההקשר. בכל אתגר כזה השתמשו ב"מפת מדדים" כמורה כיוון:

• הבינו את האסטרטגיה העסקית.
• קשרו את האסטרטגיה העסקית לאסטרטגית HR.
• שאלו את השאלות הקריטיות לנושא ההון האנושי
• הגדירו את המדידות שיעזרו לעם לטפל בבעיות שהגדרתם.

7. פעלו לרוחב הארגון

זה חיוני לשתף פעולה עם עובדים במחלקות האחרות כדי לקבל את המידע הדרוש לכם לבניית המדדים החשובים. בהתחשב בעובדה כי ארגונים רבים רואים את מחלקת משאבי אנוש יותר ביצועית מאשר אסטרטגית, זה מחייב אותנו להיות פרואקטיבים.

שילוב נתוני HR לתוך האסטרטגיה הארגונית מחייב סוג של שינוי תרבותי. "אתה משנה את הפרדיגמה", אומרת ספארקמן. "זוהי מחוייבות, חשוב שאנשי משאבי אנוש ויכירו ויעבדו עם אחרים כדי להבין זאת. יהיה צורך בלא מעט חינוך של המחלקות האחרות ".

כיצד מעבירים את המסר והידיעה לארגון תלוי בגודל החברה. "בחברות קטנות יותר, אתה רק צריך להתחיל לעשות זאת", אומר צזארי קוזימסקי, מנהל משאבי אנוש של חברת הביטוח המילטון. "אתה יכול ללכת למחלקת הכספים ולהגיד להם 'הנה מה שאני יכול לעשות בשבילכם' ואז פשוט לעשות זאת.
אתם צריכים לדבר בשפה של המחלקה האחרת. אתם צריכים להיות צנועים ולהודות במה שאתם לא יודעים ולשאול שאלות.

בארגונים גדולים יותר נסו לבצע פיילוט עם מחלקה שבה למנהל יש עניין בנתונים, אומר קוזימסקי. הניתוח יכול להיות על שיפור ביצועי המכירות או הפחתת העזיבה במחלקת ה- IT.
מה שחשוב הוא לייצר Case Study שיוכיח שאתם יכולים לפתור בעיות בצורה מדידה.

כמו כן, היו מוכנים לנצל הזדמנויות כאשר הן מתעוררות. "אנשים מגיעים אל HR ודורשים דוחות", אומרת פינק. "השתמשו בתשובה שלכם כ"סוס טרויאני" כדי להראות להם את כמות המידע שאתם יכול להפעק להם מניתוח המידע עבורם.
על ידי למידת הנתונים, תוכלו לענות על שאלות שהארגון בכלל לא ידע לשאול.

8. אמצו אליכם את המדידה

אנשי משאבי אנוש טוענים פעמים קרובות כי רוב עבודתם היא בלתי מוחשית וקשה למדידה, אבל תמיד יש דרך לכמת מדדי ביצוע וניתוח.
זה פשוט דורש זמן, ניסויי וקביעת בנצ'מרק עבורכם במידה ולא פורסמו כאלה מחוץ לארגון.

אמנם מקרים מסוימים קלים יותר למדידה מאשר לאחרים. לדוגמה, חיבור בין עובד מסוים במוקד טלפוני ישירות לשביעות רצון הלקוחות הוא  דבר פשוט יחסית. "אבל איך מודדים עורכי דין, מדענים וכדומה? "שואל האוסמן. "זה באמת תלוי במה שאתה מנסה לעשות כארגון".

אבל בשורה התחתונה תמדוו ובדקו את המגמות והשינויים לאורך זמן.

9. אל תתפשרו על איכות הנתונים

לבסוף, זכרו תמיד את הנקודה הבסיסית שאיכות התובנות שתצליחו לייצר מניתוח נתונים תהיה טובה רק באותה רמה שהנתונים בהם השתמשתם הם נכונים ומדוייקים.

ההמלצה היא להשתמש רק בנתונים העונים לקריטריונים הבאים:

• עקבי – הנתונים שבבסיס הניתוח חייבים להימדד בהתמדה לאורך זמן.
• מדויק – מידע צריך להיות מדויק עם מעט שגיאות או 0 שגיאות ברשומות שמשתמשים.
• אמין – הערכים שלך חייבים להיות מקורבים ומייצגים את מה שאתם מנסים בסופו של דבר להעריך.
• יעיל – עלות איסוף הנתונים חייבת להיות מינימלית.

הנתונים צריכים להיות באיכות גבוהה. והשקיעו זמן לטייב אותם במידת הצורך אחרת כל היסודות של המחקר יהיו רעועים.

למידע נוסף והרשמה למפגש בנושא HR & People Analytics יש ללחוץ כאן

קישור למאמר מקורי כאן

קרדיט תמונה:
42640832 – back view of businesswoman working with modern virtual technologies