כתבה: שלומית בן-דוד

(בסוף המאמר: הקלטת הרצאתה של שלומית בנושא זה – ניתן להוריד את ההקלטה לשימושכם)

בחודשים האחרונים אני מלווה ארגונים רבים. אני מלמדת את נושא הגיוס ברשתות חברתיות ומרצה על דור ה-Y והשלכותיו על הארגון. המשותף לשני נושאים אלה הוא הצורך של הארגונים לעשות שינויים, להתאים את עצמם לסביבה המשתנה, לחדש את תהליכי הגיוס בארגון, מקורות הגיוס ולהתייחס באופן חדשני למועמדים ולעובדים הצעירים.

בהרבה ארגונים אני שומעת תגובות דומות: "אצלי בארגון זה לא יצליח!"; "אצלנו זה לא ילך!"; "זה ממש לא מתאים למנהלים שלנו". מגוון תירוצים שתכליתם הימנעות מהתמודדות עם החדש והלא מוכר.

בארגונים אחרים אני פוגשת את אלה שמחדשים, שמפתיעים שרצים קדימה.

שאלתי את עצמי:

• איך הם עושים את זה?
• איך הם מעיזים?
• ממה הם מתחילים?
• איך למרות כל החששות והמכשולים מביאים את בשורת החדשנות לארגונים?

בשבח החדשנות בכלל וחדשנות בגיוס בפרט

בתהליך  הגיוס מטרתכם כארגון למשוך אליכם מועמדים.ליצור עימם דיאלוג מתמשך שבסופו יגויסו לארגון. אחת השיטות ליצירת משיכה היא בולטוּת, שינוי, הפתעה, יצירת עניין. את כל יוצרים ע"י חדשנות. לחדש פירושו לא רק "להמציא את הגלגל" אלה גם לזהות מה קורה סביבי ולהגיב בהתאם.

כשאנו מגייסים באותם כלים מסורתיים, כמו כולם. כשאיננו מחדשים, לא מפתיעים, אנו משעממים את קהל היעד שלנו (מועמדים פוטנציאלים) ונתפסים כלא אטרקטיביים. לעיתים איננו מגיעים כלל לקהל היעד שכבר מזמן עבר לדבר הבא ולא נמצא במקום שהיינו רגילים לחפש אותו. כשנשארים במקום – הולכים אחורה . חדשנות מאפשרת הליכה קדימה

החדשנות איננה ערך בפני עצמו היא כלי להשגת מטרות. במקרה שלנו המטרות הן בתחום גיוס העובדים.

יתרונות החדשנות:

• מעוררת תשומת לב
• יוצר בולטות על פני מתחרים
• מקור משיכה
• יתרון תחרותי
• אפקטיביות -תגובה מתאימה למציאות המשתנה.
• מעוררת תחושות חיוביות בקרב המועמדים אך גם בקרב העובדים
• דרך להתמודדות עם גורמים מעכבים – עמידה ביעדים שבדרכים המסורתיים אי אפשר היה לעמוד בהם.

מדוע אנו מתקשים להעיז ולחדש?

המעצור המשמעותי המונע מאיתנו לקדם גיוס חדשני בארגון הוא חוסר ודאות

• הרמה האישית – חוסר ידיעה מה מצפה לי בתהליך, חוסר ידיעה מהיכן להתחיל, אין זמן לחשוב על דברים חדשים – השוטף שואב וההתמקדות היא בתוצאות לטווח קצר בלבד
• רמת הארגון – חשש מהתמודדות עם שמרנות הארגון, חשש מהתמודדות עם חוסר הסובלנות לכישלון, חוסר ודאות על מחיר הכישלון /הפגיעה בארגון
• רמת התהליך – קושי בהתמודדות עם התפיסה כי חדשנות תמיד משולבת באנרכיה, בבלגאן, בחוסר שליטה.

הצעדים הראשונים שניתן לעשות על מנת להכניס חדשנות לגיוס בארגון

בעבר חשבנו כי כללים ,מבנה מסודר ונהלים הם חסמים ליצירתיות וחדשנות אולם מחקרים אחרונים מגלים כי מחשבה זו בטעות יסודה. מחקרים אלה מדברים על "פרדוקס הבחירה ". ככל שיש לעובד, לאיש משאבי האנוש, למועמד (ואפילו לילדים שלנו) יותר אופציות פתוחות להשגת המטרה כך הם הופכים להמומים יותר מהגודש המציף אותם. דבר זה מוביל לעיתים רבות לשיתוק, מונע התמקדות, יוצר בלבול ומונע קבלת החלטות.

פרופ' פול פילוס (חוקר יצירתיות וחדשנות בארגונים עסקיים מטעם בי"ס למנהל עסקים אוניברסיטת טקסס) כותב כי "היצירתיות של העובד מגיעה מאתגרים מובנים שמציבים לו. תן לעובד משימה להפיק עבורך פתרון יצירתי אבל תכנן לו היטב את המבנה, את הסדר, את מה שבא לפני ואחרי".

5 שלבי פעולה

1. הגדרת קהל היעד ומטרות הגיוס

בשלב ראשון כשרוצים להתחיל לעבוד על משהו חדשני בהקשר לגיוס עובדים לארגון שלנו חשוב להגדיר מי קהל היעד ומה מטרת הגיוס. רעיונות חדשניים נהדרים יכולים לעלות אבל החשוב הוא להתמקד ברעיונות חדשניים שישרתו את המטרות שלנו.

על מנת להתמקד יש לענות על השאלות הבאות:

• מה  מטרת הגיוס שלי
• מי קהל היעד שלי
• איפה אני יכולה למצוא אותם
• איך נכון לתקשר איתם
• מה מעניין מאפיין/מטריד את הקבוצה שאליה אני רוצה להגיע
• מה הם רוצים לשמוע

תשובות לשאלות אלה מאפשרות להגדיר מסגרת ומטרה

לדוגמא: אם אתם מחפשים עובדים למשרות חלקיות קהל היעד שלכם יהיה סטודנטים, אמהות או פנסיונרים צעירים. לכל אחד מקהלי היעד המוזכרים יש לענות על השאלות לעיל כדי להכין את מסגרת הפעולה. סטודנטים כדאי לחפש בפייסבוק, אימהות ניתן לאתר בפורומים על בריאות וחינוך ואת הפנסיונרים באתרי תוכן לגיל השלישי. לכל קהל יעד דרך המתאימה לתקשורת עימו, סגנון פנייה שונה ותכנים שימשכו את תשומת הלב.

דוגמא נוספת היא הגדרת קהל יעד של מהנדסים. אותם מעניינים החידושים הטכנולוגיים, גדג'טים, הרצאות ממובילים טכנולוגיים בתחומם. אם רוצים לגייס מהנדסים כדאי לחפש הזדמנויות לתקשר עימם על הנושאים המעניינים אותם במקומות בהם ימצאו את התוכן הרלוונטי להם.

המלצות נוספות :

מומלץ לבחור משרה אחת או תחום אחד אותו לוקחים כפרויקט ולחדש עבורו. בנוסף,  כדי לדעת מה מאפיין/מטריד/מעניין  את קהל היעד, מומלץ לשאול עובדים בארגון ששייכים לקבוצה זו את השאלות הנ"ל.

בשלב זה אני ממליצה להעלות את הדברים על כתב ולא להסתפק בתהליך מחשבתי בלבד. הכתיבה מאפשרת לנתח באופן מדויק וממוקד את המחשבות והתחושות .

2. זיהוי הרעיון החדשני

חדשנות איננה רק רעיון גאוני שאף אחד לא העלה קודם. חדשנות בתחום הגיוס יכולה לבוא לידי ביטוי בהגדרת קהל יעד חדש, בפנייה אל קהל היעד באופן שונה מהרגיל, ביצירת אטרקציה, הפתעה בתהליך. כדי למצוא את הרעיון  והשיטה חשוב ללמוד מתעשיות אחרות, מארגונים שונים ממדינות שונות, מתחומים אחרים. לאמץ רעיון ולהתאים אותו לצרכים וליכולת של הארגון שלנו. אם בשלב הראשון הגדרתם מי קהל היעד ומה המטרה, החיפוש אחרי הרעיון החדשני ממוקד הרבה יותר. אם נשתמש בדוגמא של  גיוס אמהות למשרות חלקיות מומלץ לבדוק איך חברות החיתולים/תחליפי חלב/צעצועים משווקות לקהל היעד הזה. מאותן חברות אוכל לקבל רעיונות וכיוונים ולהתאים אותם לארגון שלי ולצרכי הגיוס.
3. חשיפת הארגון וגיוס תמיכה ברעיון החדשני.

כדי לרתום את הארגון לשנות הרגלים וליצור פתיחות לחדשנות יש להתחיל בשני שלבים מקדימים:

* רתימה עצמית. כשמביאים לארגון רעיון חדש ושונה חשוב שאתם כמובילי הרעיון תאמינו בו,   תהיו שלמים איתו ותתפסו את עצמכם כמובילים. הכנה עצמית טובה תכלול:

• התייעצות מוקדמת עם קולגות על מנת לנסות לצפות את הקשיים וההשלכות של הפעילות החדשנית.
• בדיקת הרעיון עם קהל היעד באופן מדגמי (שיחות עם עובדים השייכים לקהל היעד, מכרים) חשוב לעשות בדיקה זו באופן מקצועי ולא כשיחת מסדרון בדרך אגב.
• הכנת מסמך (לשימוש עצמי) המרכז את כל החששות שעלולים לעלות, כל המכשולים הצפויים. מי יהיו המתנגדים העיקריים ומי התומכים. כשאנו מוכנים לקשיים, אנחנו פחות מופתעים, הם פחות מאיימים. ההכנה מאפשרת  התמודדות קלה יותר עם ההתנגדויות שיעלו בהמשך התהליך.
• הכנת תוכנית עבודה ברורה כוללת הגדרת מטרות, יעדים, דרכי פעולה ותקציב .

*  רתימת מנהל בכיר שיצטרף להובלת התהליך– הביטוי "טובים השניים מהאחד" נאמר בהקשר אחר אך גם בנושא החדשנות הוא מתאים בהחלט. רתימת מנהל שיצטרף להובלת הרעיון והטמעתו בארגון נותנת חיזוק ועזרה בהתמודדות מול מנהלים אחרים והתנגדויות קשות. עצם העובדה שיש אדם נוסף להתייעץ עימו ולהתחלק היא כבר כח מחזק. בנוסף מנהל הוא חלק אינטגראלי מצוות ההובלה בארגון, הוא מדבר בשפה של המנהלים והוא אחד משלהם (לעיתים רבות משאבי אנוש נתפסים מעט מחוץ ל"קליקה הניהולית")

כדאי לבחור מנהל שיתחבר בקלות לרעיון, אחד שבאופן טבעי מחובר לנושא או מנהל שעימו יש לכם את הבסיס הנח ביותר לעבודה משותפת .

*  רתימת הארגון לתהליך –בשלב זה אין חדש בחדשנות! כמו בכל תהליך ארגוני מדובר בתהליך רתימה המחייב תוכנית פעולה:

• הגדרת ציפיות ברורה מהמנהלים, מהארגון ומהתהליך – מה יוגדר כהצלחה
• העברה מסודרת של אינפורמציה רחבה כל האפשר על הרעיון והשלכותיו
• בנצ'מרק ("סקר שוק") עם ארגונים דומים או תהליכים דומים
• שיתוף בהצלחות (במידה ומידע כזה זמין)
• יש להכיר את החששות להציגם ולהציע דרכי התמודדות רלוונטיות
• קבלת אישור ההנהלה

4. הנעה לפעולה –ביצוע בפועל של הרעיון.

לאחר שניתנה ברכת הדרך של הנהלת הארגון יש לעבור לשלב העשייה בפועל. כיוון שמדובר במשהו חדשני חשוב ליצור תהליך עבודה מובנה המותאם לרעיון החדשני ומטרותיו.

• משאבים הנדרשים מתוך הארגון לביצוע הרעיון הכוונה למשאבי כ"א, מקום, לוגיסטיקה ועוד.
• הגדרת משאבי יעוץ /ליווי של מומחים. לעיתים נדרשת עזרה של מומחים חיצוניים על מנת ליישם רעיונות חדשים. כמובילי הפרויקט חשוב להגדיר מה הציפיות מהיועץ החיצוני, מהם היקפי העבודה הנדרשת מהמומחים החיצוניים ועלויות.
• לוחות זמנים, תוכנית עבודה ובניית תשתיות- בניית תוכנית עבודה מפורטת הכוללת לוחות זמנים לפרסום, לתהליכים, לבדיקת תוצאות על סמך תוכנית העבודה תתבצע העבודה בפועל. בנוסף ש לבנות את התשתיות הרלוונטיות לפרויקט על מנת לאפשר זרימה בתהליכי העבודה. תשתיות רלוונטיות הן: טפסים מתאימים, הגדרת תהליכים, התאמת טכנולוגיות, הדרכת המנהלים ואנשי הגיוס המעורבים, ניסוח פרסומים.

5. התמדה: ניתוח תוצאות, למידה מטעויות

האויב הגדול של החדשנות היא חוסר התמדה. כיועצת אני נתקלת במקרים רבים בהם ארגון מנסה לחדש ובהיתקלות הראשונה בקשיים, בדילמות לא מוכרות או בכישלון נקודתי, מוביל הפרויקט מרים ידיים, מכריז על כישלון ועובר לדבר הבא.

חשוב להתמיד בעשייה ולנתח את התוצאות לאחר תקופה. כדאי להסיק מסקנות על החלקים שהביאו לתוצאות הרצויות וחלקים שיש לשפר. מומלץ ללמוד מהטעויות ולבצע את השינויים הנדרשים על מנת להתקרב להשגת התוצאות המצופות. רק ע"י התמדה, ניסוי, טעייה ושיפור מתמשך ניתן למקסם תוצאות של עשייה חדשנית.

לסיכום

בתחילת המאה ה -21 עמידה במקום שווה להליכה אחורה וחדשנות משמעותה התאמה מתמדת לשינויים העסקיים והסביבתיים הסובבים אותנו. למרות זאת באופן טבעי כבני אדם אנו מתקשים להתמודד עם הצורך לשנות ולחדש. לצורך התמודדות עם קושי זה הצגתי במאמר 5 צעדים פרקטיים המאפשרים התמודדות נוחה יותר עם הצורך המתמיד לחדש.

תובנה קטנה לסיום הקשורה לציפיות והצלחות: לעיתים אפשר להסתפק בחצי הצלחה, במספר הצלחות קטנות. אוסף של אלה יכול להתברר כהצלחה הגדולה.

להקלטת הרצאתה של שלומית בן-דוד בנושא זה:
איך להעיז: חדשנות בתהליכי גיוס עובדים בארגון by Morit Rozen