דר' ג'ון סאליבן, אחד ממומחי הגיוס המובילים בעולם כתב פוסט חשוב על תופעה שתופסת תאוצה – העלמות מועמדים לאורך תהליך הגיוס או עם הקבלה לעבודה.

תרגמנו את המאמר – וממליץ בחום לאמץ ולו חלק מההמלצות שלו:
(קישור למאמר באנגלית בסוף הפוסט)

העלמות עובדים היא סוגיה מתפתחת בתחום הגיוס שדורגה בסקר של חברת לינקדאין כאתגר מס' 1 ע"י לא מעט מעסיקים.

התופעה נפוצה ו 95% מהמגייסים אומרים שחוו "העלמות עובדים" (מקור: iHire) ו 66% מהמנהלים מהמנהלים ציינו שחוו 'היעלמות' של עובדים שקיבלו הצעת עבודה ובסופו של דבר ללא הגיעו לעבודה (על פי סקר של חברת רנדסטט).

בעיית העלמות עובדים ככל הנראה שתחמיר מאחר ו 40% מהמועמדים מאמינים שזה בסדר להעלם לחברות.  ו 28% מהעובדים חזרו בהם מהצעה לאחר שבתחילה אמרו "כן".

אם המונח "העלמות עובדים" (גוסטינג) לא מוכר לכם, הוא מופיע כעת במילון אוקספורד. זה קורה כשמועמד שנמצא בתהליך מפסיק כל התקשרות ללא כל סיבה ולא מגיב עוד לניסיונות התקשרות מצד המגייס.
ברגע שהמועמדים "נעלמים" לחברה, הם מסווגים כ"הזדמנות אבודה".
למרבה המזל, המחקר שלי זיהה מספר גישות פרקטיות ומוכחות למזער את הנזק במיליוני דולרים שהעלמות עובדים גורמת לחברות גדולות.

המאמר הנ"ל מכסה את שלבי הפעולה.

הבנת עלות העלמות מועמדים

מעסיקים לא תמיד ישימו את הפוקוס על צמצום תופעת העלמות עובדים עד שיבינו את המחיר האמיתי שלה.
עלות העלמות עובדים נוגעת בשלושה תחומים משמעותיים.

המחיר הראשוני לחברה נובע מאובדן הפרודוקטיביות והערך שהיה נוסף לה במידה והייתה מעסיקה את המועמד הנבחר.

הצורך "להסתפק" במס' 2 או מועמד פחות מתאים משמעו שהתפוקה שתתקבל תהיה נמוכה יותר בלפחות 15% מאשר של המועמד מס' 1.
בנוסף, כשמועמד נעלם, הזמן שלכם למלא את החסר יוארך באופן משמעותי. מה שאומר שבנוסף לבזבוז גדול של זמנו של המעסיק, אתם מאבדים פרודוקטיביות על כל יום נוסף בו התפקיד פנוי שלא לצורך.

לבסוף, העלמות עובדים מאטה שיפור תהליכי גיוס.

ברגע שהם מפסיקים לתקשר, אתם מאבדים את ההזדמנות למצוא ולתקן את הגורמים שעלולים לגרום לנשירת מועמדים מובילים בעתיד.

7 פעולות גיוס למיזעור העלמות מועמדים

אם אתם רוצים שתהיה לכם השפעה מיידית על צמצום תופעת העלמות מועמדים, הנה תחומי הפעולות בהם תהייה לכם את ההשפעה הכי גבוהה.

הפעולות בעלות ההשפעה הגבוהה ביותר רשומות ראשונות.

מס' 1 – גייסו מהר יותר

כשאתם מתמקדים במועמדים טובים, תהליכי גיוס איטיים הם הסיבה מס' 1 להעלמות עובדים.

כאשר מועמד מקבל הצעה מחברה מסויימת הוא לעיתים קרובות יעדיף את גישת ה"ציפור אחת ביד" וינתק קשר עם החברות האחרות איתן הוא נמצא בתהליך.

מהירות התגובה הינה קריטית מאחר ומועמדים טובים קרוב לוודאי שיקבלו הצעות נוספות תוך פחות מעשרה ימים.

עפ"י חברת רוברט האלף המתמחה בגיוס "אם לוקח לכם מעל חודש להעסיק מישהו, כבר איבדתם את הבחירה הטובה ביותר שלכם".
הדרך הטובה ביותר לגייס מהר היא לצמצם את הזמן הדרוש להשלמת ראיונות.

• עקבו אחר מספר הימים עד שהם נושרים – החברות הטובות ביותר מסיימות את תהליכי הראיונות תוך 20 יום. אז, עקבו אחר מספר הימים עד שהעובדים הנמצאים בתהליך מתחילים לנשור והשלימו את הראיונות לפני כן.

   

• צמצמו עיכובי תזמון בראיונות – תזמון ראיונות הוא גורם משמעותי בעיכוב.
  צמצמו עיכוב זה באמצעות קיום ראיונות טלפוניים, ראיונות באמצעות שיחות וידאו, ואפשרו למועמדים לקבוע זמני ראיונות באמצעות תוכנה און-ליין.
  קיום ראיונות בלילות או בסופי שבוע יכול גם הוא להפחית עיכובי תזמון.

   

• ערכו פחות ראיונות – השתמש בחוק ה 4 של גוגל, שמגביל ראיונות ללא יותר מ 4 מראיינים שמשתתפים בלא יותר מארבעה ראיונות לכל מועמד.

   

• קיימו תהליך ראיונות מזורז – השלימו את תהליכי הראיון במהירות למקרה שלמועדים המובחרים שלכם יש הצעה נוספת או בכדי לעמוד בלוח זמני חיפוש העבודה שלהם. 

מס' 2 – הפוך את חויית המועמדים הכוללת לתגובתית במידה רבה
אתם יכולים לצמצם את תופעת העלמות המועמדים באופן דרמטי אם תתייחסו למועמדים המובילים שלכם כאל לקוחות.

מועמדים מובילים נושרים לעתים קרובות כשהם מקבלים יחס נוקשה בתהליך ההעסקה מאחר והם מניחים שהיחס הזה משקף את הדרך בה ינהגו בהם לאחר העסקתם. הפכו את תהליך ההעסקה לרספונסיבי יותר באמצעות הגישות הנ"ל :

• תנו להם לעקוב אחר ההתקדמות שלהם – אל תתנו להם לנחש אם הבקשה שלהם התקבלה.
  בטלו את גורם התסכול מס' 1 של המועמדים ע"י אוטומציה של הודעת קבלת קורות החיים. אבל אל תעצרו שם. תנו להם גם לעקוב אחר ההתקדמות שלהם לאורך התהליך. זה עובד מצוין, מאחר והרבה מועמדים נעלמים למגייסים פשוט בגלל שהם מניחים שנופו מאחר ולא שמעו דבר מהמגייסים.
  חברות כמו ג'ונסון וג'ונסון, פיליפס, ו PWC מאפשרות למועמדים לעקוב אחר התקדמות תהליכי המועמדות שלהם.
• עדכנו אותם לגבי ציר זמן של תהליך הגיוס – אי ודאות מובילה להעלמות. אז, תנו למועמדים מושג כללי לגבי משך הזמן שתהליכי הגיוס יכולים להימשך ומתי פחות או יותר יתחילו הראיונות שלהם. זה מפחית ציפיות ולעיתים אף יאפשר לכם לשמר את העניין מצידם לזמן נוסף.
• שימרו על קשר רציף – כשהם לא שומעים דבר זה גורם להם לאבד עניין. אז, קיבעו נקודת תקשורת עם כל מועמד מוביל לפחות פעם בשבוע. עשו זאת ע"י שילוב של אוטומציה ומערכת תזכורות של ניהול לקוחות שתבטיח שכל מועמד ישמע משהו מכם בכל שבוע.
• עודדו שאלות מועמדים – מאחר ולמועמדים טובים יש אופציות מרובות, קרוב לוודאי שיהיו להם הרבה שאלות. אז לא משנה כמה עסוקים אתם, תמיד תנו למועמדים אלו את ההרגשה שאתם פנויים לשאלות שלהם.
  לעולם אל תאמרו, או אפילו תרמזו, "אל תתקשרו אלינו, אנחנו נתקשר אליכם" וכשהם שואלים, תגיבו במהירות מאחר ותגובה איטית לשאלות, שלא במכוון מתפרשת כאילו החברה לא מעוניינת.
  עצרו תסכול מס' 2 זה באמצעות חוק – "מענה 24 שעות", לפחות לגבי מועמדים המובילים.
• יחס אישי גורם למועמדים להרגיש מיוחדים – מועמדים מובילים שונאים הודעות גנריות. זה אומר שלא ראיתם בהם חשובים מספיק למענה אישי. אז, גלו את העניין שלכם בהם באמצעות משלוח מענה אישי למועמדים מועדפים.
• הגדילו את שיעור התגובה באמצעות שימוש בערוצי תקשורת שונים שלהם – לעתים נראה כי מועמדים נעלמים לכם פשוט מאחר ואתם משתמשים בערוצי תקשורת שהם פחות משתמשים בהם. אז, שאלו אותם מראש בתחילת תהליך ההעסקה לדרג את העדפות אמצעי ההתקשרות מולם. השתמשו בערוץ התקשורת המועדף על ידם.
• הכניסו הרגל של קבלת אישור קריאה למיילים שלכם – אישור קריאה מאפשר לכם לדעת בוודאות האם הודעתכם נפתחה. באופן כללי, להודעות בנייד יש את שיעור התגובה הגבוה ביותר (בניגוד להודעה קולית או לאי-מייל). בימי חמישי בשעה 16:00 זה הזמן הטוב ביותר לקבלת תגובות.
• שפרו את מערכת היחסים באמצעות קהילת מועמדים – אם אתם מקבלים מועמדויות כשאין לכם מישרות פתוחות, מועמדים עלולים להרגיש "לא רלוונטים". הפחיתו כל תחושה כזאת באמצעות בניית קהילת מועמדים. זה יאפשר לכם להשאיר את המועמדים שלכם "חמים" באמצעות עדכון תקופתי.
  גישת משפך מועמדים זו מאפשרת יותר זמן ליצור מערכת יחסים ולהראות למועמדים שהם לא לבד ברצון לעבוד בחברה שלכם.

מס' 3 – תראו להם שאכפת לכם באמצעות הפיכת תהליך הראיון שלהם לאישי יותר – מועמדים מובילים ידועים כבעלי אגו. הם אוהבים להרגיש שמתייחסים אליהם כמיוחדים. אז, הפכו את תהליך הראיונות שלהם לאישי יותר ע"י מתן מענה לצרכים ולרצונות האינדיבידואלים שלהם.

• תנו להם מידע לגבי עם מי הם ישוחחו – במקום לקבוע באופן שרירותי עם מי הם ידברו, למה לא לתת להם מידע לגבי עם מי הם יפגשו בתהליך הראיונות שלהם ?
• התאימו את גישת המכירה שלכם לקריטריון ההחלטה שלהם – קשה למכור למועמדים מובילים מאחר ויש להם ציפיות גבוהות. הקדימו לזהות את הציפיות שלהם.
  במיוחד, שאלו כל מועמד מוביל לגבי תנאי קבלה האישי שלו לעבודה (אני צריך את הדברים הללו בטרם אשיב בחיוב). ואז, במהלך תהליך הראיון ידעו אותם איך אתם עומדים בכל אחד מקריטריוני ההחלטה שלהם.
• בקשו משוב מעת לעת – במקום להניח שהכל בסדר, שאלו מעת לעת את המועמדים במהלך הראיונות האם יש להם חששות גדולים כלשהם. השיבו להם מיידית. גירמו לתהליך הראיון להרגיש כשיחה מקצועית ולא כחקירה.
• צמצמו תסכולים שכיחים בראיון – לאירועים שליליים יש את ההשפעה הכי גדולה על העלמות מועמדים. אז, הבינו את נקודות התסכול השכיחות במהלך ראיונות, כולל עיכוב ממושך באספקת משוב אחרי כל ראיון, דחייה או קביעה מחדש של ראיונות, ומרואיינים לא מוכנים. המועמדים הכי טובים, ככל הנראה כבר מועסקים, מה שאומר שהזמינות שלהם מוגבלת. אז, כבדו את המצב הקשה שלהם ע"י צמצום הזמן שהם צריכים להעדר מעבודתם לצורך הראיונות.

מס' 4 – תיעדוף הוא קריטי 
אם אתם קצרים בזמן ובמשאבי גיוס, בדקו במהירות את הפונים וזהו את אלו שכדאי לתעדף. אין שום הגיון לדאוג בעניין העלמות בקרב מועמדים שאין להם סיכויי העסקה אמיתי.

• תעדפו מועמדים מובילים – מאחר ויש להם אפשרויות נוספות, הבינו שמועמדים כאלה הם הראשונים להעלם.
  אז במטרה להתמקד ולהקדיש להם יותר זמן, המועמדים המובחרים ביותר להיות מועדפים. אם אתם רוצים לעורר בהם עניין או לשמור אותו מעורב, תנו להם לדעת שאתם רואים בהם מועמדים מובילים.
• תעדפו את מישרות המפתח – מאחר ולא לכל המשרות יש את אותה השפעה עסקית, תעדפו את מישרות המפתח והמשרות בעלות ההשפעה הגדולה ביותר.
  תעדפו את המישרות בערים בהן העלמות מועמדים מתרחשת בתדירות גבוהה יותר.
• הבינו כי העלמות משתנה בין דורות – מחקר רנדסטט מדווח כי 43% מהמועמדים שנעלמים הינם בני 22 ומטה, בעוד 26% מבני דור ה Y ודור הX ((ילידי 1961 עד 1999) מדווחים כנעלמים. אבל רק 13% מבני דור ה"בייבי בום" (ילידי 1946 עד 1964) מודים בהעלמות.

מס' 5 – מקור הגיוס שלכם משפיע על קצב העלמות המועמדים – מאגר הנתונים מגלה כי מועמדים שמזוהים עם מקורות גיוס מסוימים, קרוב לוודאי שייעלמו למגייסים.

• השתמשו במקורות אשר בהם שכיחות העלמות המועמדים נמוכה יותר – התמקדו בעובדים שחוזרים לארגון וחבר מביא חבר. מכיוון ועם מועמדים ממקורות אלו כבר קיימת מערכת יחסים, הסיכוי שיעלמו לכם קטן.
• השתמשו במקורות גיוס בעלי שיעור תגובה גבוה יותר – לאנשי קשר המקושרים למגייסים יש שיעור תגובה נמוך יחסית.
  מצד שני אנשי קשר המחוברים לעובדים המקצועיים משיגים שיעור תגובה גבוה פי 9.
  לכן גם הסבירות שיעלמו מפניה של איש מקצוע מהארגון נמוך משמעותית בהשוואה לפניה של מגייס לאיש קשר שרק מחובר אליו בלינקדאין למשל.
• כאשר ננטשתם לימדו לשחרר – אל תבזבזו את זמנכם בהמשך ניסיונות תקשורת עם המועמדים הללו. במקום זה, השתמשו בחוק ה 3 בפסילות להגבלת הפניות שלכם. כשמועמד לא משיב ל 3 הודעות מכם, הוא בחוץ.
  הוסף מס' נוסף של ניסיונות במקרים מיוחדים של מועמדים מועדפים או פיינליסטים.
• אל תספימו מועמדים מובילים בהודעות גנריות – מועמדים מוביליםמצפים מכם לדעת מי הם ומה ערכם. הם מצפים להודעות גיוס אישיות כשאתם פונים אליהם. לעולם אל תשלחו להם הודעות גנריות שלא מותאמות להם, מאחר וזה עלול להכעיס אותם.
  אתם עלול לקבל שיעור תגובה אפסי.

מס' 6 – היו שקופים וגלו את הדברים אותם הם רוצים לדעת בנוגע לתפקיד אליו הם מועמדים

למועמדים מובילים יש מספר אופציות. הם לא בהכרח יבחרו בתפקיד שאתם מציעים להם אלא אם ידעו את כל מה שיש לדעת עליו. היו שקופים ומשתפי פעולה באספקת המידע שהם צריכים, אם אתם לא רוצים שיאבדו עניין ויעלמו לכם.
מידע שקרוב לוודאי יצטרכו מכם יכלול :

• מתי קרוב לוודאי שאתחיל לעבוד ?
• מה טווח השכר ?
• על פי מה ימדדו הביצועים שלי ?
• איזו הכשרה נוספת תוצע לי ?
• אילו כלים/תוכנות יעמדו לרשותי ?
• האם אתם יודעים מה המטלה הראשונה הצפויה לי ? 
• האם יש מישהו ראוי לציון שעובד בצוות שלי ?

מס' 7 – דרושה גישה מבוססת נתונים לגבי תופעת העלמות מועמדים – מגייסים לאורך הזמן לא הצליחו ליישם גישה מבוססת מידע להעלמות מועמדים. רוב פונקציות הגיוס לא הצליחו לאסוף מידע לגבי עלויות והגורמים להעלמות. אז במקום לנחש, מה שדרוש זו גישה מונעת-מידע שתכלול את האלמנטים הבאים.

• עקבו מתי ולמה זה קורה – זהו מתי ולמה מועמדים מובילים נעלמים לכם באמצעות גישה מבוססת נתונים. כמובן שמעקב אחר העלמות מועמדים קשה יותר מאחר והם חדלו לתקשר. אולם נסו לחכות חודש או שניים, ואז בדקו אם הם מוכנים לשתף בסיבות שלהם.

   

• התאימו פתרונות לגורמים – ברגע שגיליתם את הגורם, השתמשו בנתונים לזהות אילו פתרונות מקלים על כל גורם הכי טוב.

   

• התעקשו על נטילת אחריות – עקבו ודווחו בהרחבה את מס' המועמדים שנעלמו ע"י כל מגייס ומנהל מגייס. בדקו אלו פעולות ננקטו ע"י המנהלים המגייסים הטובים ביותר.

לסיכום (מחשבות אחרונות)

 צריך להיות ברור לכל מי שעוסק בגיוס כי הכוח עבר מהמגייסים לידי המועמדים. הכוח עבר כתוצאה מצמיחה מתמשכת של חברות ואבטלה נמוכה.

מועמדים הופכים לבררנים ומרוכזים יותר בעצמם. כתוצאה מכך, אם הם לא מקבלים בדיוק את מה שהם רוצים הם פשוט יפנו גב להזדמנות עליה היו קופצים בעבר.

החדשות הטובות הן שהתופעה הזו תעלם כמעט לגמרי אם תשתמשו בגישה מבוססת נתונים לזהות באופן מדעי מי סביר להניח שיעלם ולמה.

המחקר שלי גילה שכמעט 75% ממקרי העלמות המועמדים ניתנים למניעה.

קישור למאמר של דר' ג'ון סאליבן כאן