מאת ויקי גרונר

בניית תקציב תמיד הייתה משימה מאתגרת. כולנו מכירים את הימים האינטנסיביים, הדיונים, הפגישות, השיחות, האקסלים עמוסי הנתונים עד לגיבוש התקציב.

תקציב הוא סוג של תחזית ותכנון קדימה. אבל איך אפשר לתכנן את פעילות הגיוס בארגון כשאנחנו חיים מגל לגל? אז נכון ש"אי אפשר לעצור את הגלים , אבל אפשר ללמוד לגלוש עליהם" (פרופ׳ ג׳ון קבט-זין). אנחנו לא באמת יודעים מה יהיה ב2022, אבל דבר אחד ברור – אנחנו כנראה לא נוכל לעשות copy paste על התקציב של שנים קודמות.

אז איך נוכל לבנות תקציב חכם ל-2022?

בעת בניית התקציב נשים דגש על 4 עקרונות חשובים:

1. איסוף מידע : פנים ארגוני וחיצוני

ידע הוא כוח, בפרט בתנאי חוסר וודאות. איסוף המידע שלנו יבוצע בשני צירים מרכזיים:

האחד – הציר הפנים ארגוני. היום יותר מתמיד חשוב שמנהלי הגיוס / HR יהיו מחוברים לביזנס. שיח עם המנהלים בארגון יאפשר לנו לדעת – אילו פרוייקטים חדשים מתוכננים? האם צפויים עומסים מיוחדים/ירידה בפעילות לאורך השנה? האם יש צפי לחילופין בתפקידי מפתח בארגון? האם עתידים שינויים עסקיים? שווקים חדשים? שינויים מבניים? פרסונאליים? עד כמה אנחנו צופים שהשינוי בחוזה הפסיכולוגי בין העובדים לארגון ישפיע על שימור העובדים? אילו כלים המנהלים והעובדים צריכים כדי לשמר/לשפר את התפוקות לאור אתגרי העבודה מרחוק?

השני – הציר החוץ ארגוני. מה קורה בארגונים אחרים? מה מצב השוק ואיך נתוני האבטלה מתורגמים להגשת מועמדויות למשרות הפתוחות אצלנו? איך הקורונה משפיעה על הגיוסים בטווח הקצר, הבינוני והארוך?   לאילו תחומים יהיה לנו יותר קשה לגייס? מה יהיו אתרי הגיוס שלנו? משיכת המועמדים? המיון והסינון?

2. הגדרת יעדים ומטרות ל-2022

למרות חוסר הודאות, חשוב שנדע להגדיר מטרות ויעדים לפי גישת SMART:

S = Specific – מדויק

M = Measurable – מדיד

A = Attainable – בר השגה

R = Realistic – ראלי

T = Timely – מבוסס זמן

המטרות יוגדרו רק לאחר שאספנו את המידע ויהיו מדוייקות, מדידות וריאליות נוכח התקופה.

אילו מטרות יכולות להיות ריאליות לתקופת קורונה?

• שיפור הגיוס ברשת מ 8% ל 14% תוך שנה
• שיפור חבר מביא חבר מ 35% ל- 45% תוך חצי שנה
• הטמעת מערכת גיוס עובדים עד סוף השנה
• הגדרת SLA עם מנהלים מגיסים עד סוף הרבעון
• הדרכה לשיפור מיומנויות סורסינג בלינקדאין ופייסבוק עד סוף 2Q
• שימור עובדים – הקטנת שיעור העזיבה ב-25% לעומת השנה שעברה.

3. פירוט ההוצאות הצפויות והפרוייקטים:

• עלות כ"א/הוצאות שכר – כמה תקנים וכמה עובדים יש בצוות הגיוס וה-HR? האם יש צפי לשינוי?
• אתרי דרושים בתשלום – באילו אתרים תפרסמו ב-2022? באיזה היקף? ההחלטה תישען על ניתוחי אפקטיביות מהשנים הקודמות (עלות לאיוש משרה מכל אחד מהאתרים, יחסי המרה כגון כמות קורות החיים הרלוונטיים שמתקבלים מכל אתר). כמו כן, מומלץ לבדוק אילו אתרים יאפשרו לכם גמישות בכמות המשבצות?
• תגמול על חבר מביא חבר – מה היו אחוזי החמ"ח ב-3 שנים האחרונות? מה הצפי ל-2022? מסקר שבוצע על ידי חברת HRD בתקופת הקורונה עולה כי ארגונים מתכננים להגדיל את מקורות הגיוס הפנימיים וכי קיימת נכונות להגדיל את אחוז החמ"ח (לסקר לחצו כאן>). האם זה הצפי גם אצלכם? אם כן – יש להביא זאת לידי ביטוי בהערכת התקציב.
• תוכנית שגרירים – יש ארגונים המחברים את תוכנית השגרירים לפעילות החבר מביא חבר ויש המשלבים זאת בפעילות מיתוג המעסיק. אם אתם מתכננים להפעיל תוכנית שגרירים ב-2021 חשוב להגדיר אילו הכשרות ותגמולים אתם רוצים לתת להם.
• תשלום לחברות השמה – מה אחוז הגיוסים שאתם עושים באמצעות חברות השמה? כיצד לדעתכם הקורונה משפיעה על היקף השימוש שלכם בחברות ההשמה? האם חל או צפוי לחול שינוי במקדמי ההשמה/ההעסקה? תמריצים לחברות השמה בגיוסים מאתגרים?
• מערכת גיוס – דמי שימוש במערכת/רישיונות, תשלום על שדרוגים ובקשות מיוחדות, בנק SMSים/אימיילים שנרכש לטובת מערכת הגיוס, תוספים (למשל פרסור קורות החיים).
• אתר קריירה – אם אין אתר – עלות הקמה (פיתוח, עיצוב, קופירייטינג), אם יש אתר – עלות תחזוקה, עלות קידום בגוגל (SEO, PPC).
• פייסבוק/אינסטגרם –
  • קידום ממומן בפייסבוק ובאינסטגרם– הקידום הממומן מאפשר לכם להציג מודעה לקהל יעד מטורגט שאתם בוחרים. למשל קידום ממומן בפייסבוק למשרת נציג/ת שירות לקוחות לחיילים משוחררים ולאימהות. רוצה לקרוא יותר על בניית תקציב לקידום ממומן? לינק לכתבה>
  • ניהול עמוד קריירה בפייסבוק – ניהול עמוד קריירה מתבצע לעיתים כחלק מפעילות מיתוג המעסיק בארגונים. הניהול יכול להתבצע פנימית או על ידי ספק חיצוני. יש לקחת בחשבון עלות ניהול העמוד, כתיבה שיווקית, עלות סטודיו ולעיתים הפקת סרטונים.
  • הכשרות וסדנאות – כדי לממש את מלוא הפוטנציאל של הרשתות החברתיות, חשוב להכשיר את צוותי הגיוס וה-HR, תקשורת פנים. למידע על סדנאות>
• לינקדאין
  • פרסום משרות
  • קידום ממומן בלינקדאין למשרות או לתכנים אחרים לדוגמא קמפיין מטורגט למשרת מפתח DevOps עם ניסיון מחברות הזנק.
  • רכישת חשבון משודרג (ריקורטר לייט, קורפרייט)
  • ניהול עמוד החברה בלינקדאין
  • מסיבות לינדאין
  • הכשרות וסדנאות – הכשרת צוות המגייסים יכולה לשפר משמעותית את התוצאות. למידע על סדנאות>
• ירידי תעסוקה – הקורונה נתנה את יריית הפתיחה לטרנספורמציה דיגיטלית שמתבטאת בין היתר בירידי תעסוקה וירטואליים. גם אם ההשתתפות ברוב הירידים ללא תשלום, חשוב לקחת בחשבון עלויות נלוות כגון חומרים שיווקיים.
• מיון ואבחון – שליחה למרכזי הערכה, תשלום עבור כלי מיון וסינון מרחוק כגון ראיונות מצולמים, צ'ט בוטים, מבחני אמינות מרחוק, טופס מועמד דיגיטלי, ראיונות בזום (האם לרכוש מנוי בתשלום?)
• הטמעת אפליקציה ארגונית – עידן הקורונה הגדיל את הצורך באפליקציה ארגונית לצורך תקשורת עם העובדים, מחוברות עובדים, ולצורך מגוון פעילויות.
• הכשרות ייעודיות לצוות הגיוס וה-HR (לינקדאין, גיוס טכנולוגי, גיוס בפייסבוק ובאינסטגרם, כתיבה שיווקית, ראיונות, טיפול בהתנגדויות…)
• הטמעת מערכת לניהול גיוס, מערכת נוכחות, מערכת משוב, כלי BI ומדידה
• הכשרות למנהלים (פיתוח מנהלים, מיומנויות רכות, ניהול מרחוק, ראיונות)
• עיצוב תהליך קליטת עובד
• בניית מערך ניוד פנימי
• פרט ורווחה – האם תקופת הקורונה תגרור שינוי בתקציב? האם יחול שינוי במתנות לחגים ולימי ההולדת? האם יש תכנון לקיים נופש חברה? האם יהיו אירועים מרחוק?
• מיתוג מעסיק – תקציב מיתוג מעסיק בא לידי ביטוי במספר זירות שפורטו כאן בסעיפים השונים (למשל – אתר קריירה, רשתות חברתיות, שימור עובדים, שגרירים). אם אתם מתכננים לקחת ייעוץ מקצועי שילווה את התהליך החל מאפיון ה-EVP וכלה ביישום – יש לקחת זאת בחשבון בתקציב.

רוצים לקבל כלים שיעזרו לכם להוביל את מיתוג המעסיק ב-2022? כנס מיתוג מעסיק: 19-21/10/21

4. בניית מרחב גמישות

"אין דבר קבוע מלבד השינוי" (הרקליטוס)

אנחנו חיים בתקופה מלאת שינויים ונדרשים לקבל החלטות תקציביות בתנאי חוסר וודאות.

המלצתי – בנו לעצמכם 2-3 תרחישים שמהם תגזרו את התקציב: תרחיש אופטימי ותרחיש פאסימי. בתוך מנעד האופטימיות-פאסימיות נסו לייצר לעצמכם פתרונות גמישים שיצמצמו את המחוייבות שלכם למינימום. למשל פלטפורמה שאין צורך לשלם עליה אם לא משתמשים, אפשרות לבטל אירועים/מתנות עם דמי ביטול מינימאליים וכו'. נסו להגדיל את היקפי הפעילות שאינם כרוכים בתשלום כגון – פרסום אורגני (חינמי) ברשתות החברתיות, אירועים זום ומתנות לעובדים שנעזרים במשאבים פנים ארגוניים ועוד.

רוצים לקבל סדרי גודל ומספרים? מוזמנים לעיין בפוסט הזה>

להורדת קובץ עזר לבניית תקציב לדוגמא לשנת 2022 יש ללחוץ כאן >>>