מאת: יעקב רוזן

בעידן של מלחמה גוברת על המועמדים – צוותי גיוס חייבים להפוך לפרואקטיביים הרבה יותר.

אחרי עשרות סדנאות פרקטיות שויקי גרונר ואני העברנו בחודשים האחרונים (סדנאות AI לגיוס ו HR, לינקדאין, פייסבוק וכתיבה שיווקית גיוסית) – מובן לנו שרוב הארגונים מכלל המגזרים והתעשיות מבינים זאת.

אבל דווקא בגלל הכמות המטורפת של הסדנאות והמודעות שעלתה בחצי השנה האחרונה – מובנים לנו 2 דברים:

• מי שעדיין לא עבר למיינדסט של פעילות סורסינג אקטיבי – נשאר מאחור.
• סורסינג אקטיבי שמתבצע על ידי צוותי גיוס כבר לא מספיק – ויש צורך לעבור לשלב הבא.

ואחת הדרכים הכי אפקטיביות לעשות זאת היא על ידי בניה ומינוף קהילת מועמדים ומועמדים פוטנציאליים.

וזה נכון גם בתקופה של מיתון בחלק מהארגונים – אבל לכאלה שמבינים שהמיתון יעבור וזה דווקא זמן מעולה לייצר תשתיות לטווח ארוך.

באחת ההרצאות שלי להנהלת חברה מובילה בארץ הבאתי את הדרכים להתמודד עם התחרות על המועמדים ואז נתקלתי בפוסט של חברת GEM שסיכמו את רוב הנקודות שהעלתי – ואני שמח לסכם לכם את המאמר עם תוספות שלי (קישור למאמר המקורי בסוף הפוסט):

רוצים לשמוע עוד על סדנאות AI ל HR, גיוס או לעובדים ומנהלים?
לחצו כאן

הנה עובדה אחת קשה לגבי גיוס:
חלון הזמן בו המועמד הנכון לכם פתוח לשמוע על הזדמנות חדשה תואם רק לעיתים רחוקות עם חלון הזמן בו הארגון מחפש את אותו מועמד וגם פונה אליו בפועל.
ועם התחרות על כל מועמד – אתם לא יכולים להרשות לעצמכם לאבד את אותם טאלנטים שעבדתם כל כך קשה כדי למצוא.
הדרך האפקטיבית ביותר להתמודד עם הקושי הזה הוא לבנות קהילת מועמדים: מאגר נתונים של מועמדים, ממוקדים לכל תחום, שהביעו עניין – או שיום אחד יתעניינו – בעבודה בחברה שלכם.
אבל כדי שזה יעבוד, אתם חייבים לחשוב על מאגר הכישרונות הזה כעל קהילה חיה ונושמת, שניהול נכון עשויה לסגור לכם את התפקידים הפתוחים העתידיים שלכם.

והדגש הוא על המילה "עתיד": בניה וניהול מאגר מועמדים הוא אסטרטגיה ארוכת טווח ויזומה עבור כל צוות שצומח, שמתכנן לגדול, או שיש לו תפקידים שפתוחים תמיד (Ever Green Roles).

מכיוון שזו דרך "לגייס מראש", בניית קהילת מועמדים מאפשרת למנהלי גיוס שחושבים קדימה להקדים את צורכי הגיוס בארגון. פעילות זאת מבטיחה שהצוות לא מתערער בכל פעם שמגיעה בקשה חדשה – בקשות פתוחות זורמות ישירות למאגר המועמדים, שם נמצאת עתודת המועמדים שלכם. ודרך זה אתם יכולים להגיע אל מועמדים שכבר "נגעתם" בהם מספר פעמים בעבר בצורה ידידותית שהם בעלי סבירות גבוהה יותר להגיב.
דרך התחלה במאגר הכישרונות, אתם יכולים לדלג על החלק של פרסום משרות, לבזבז ימים בחיפוש אחר המועמד המתאים, לחסוך ביצירת קמפיינים שיווקים ומיון מועמדים רלוונטיים פחות.

בסופו של דבר, קהילות מועמדים מייעלים את תהליך הגיוס, מפחיתים את זמן ועלות הגיוס, מחזקים את מותג המעסיק שלכם, מפחיתים עלויות הקשורות לתפקידים שאינם מאוישים , ומאפשר לכם לתכנן טוב יותר את תחזיות הגיוס.

לפני שתתחילו לבנות את אסטרטגיית קהילת המועמדים שלכם, יש לנו 2 המלצות.
בתור התחלה, מצאו את התוכנה או המערכת המתאימים לכך.
שמירה של נתוני המועמדים בגיליונות אקסל, מסמכי וורד או בהיסטוריית הדוא"ל שלכם פשוט אינה ריאלית. שימוש בתוכנות אוטומציה ו-CRM או תכונת גיוס שתומכים בבניית קהילות יעניקו לכם  גישה להיסטוריה של התקשורת עם המועמדים, יאפשרו לכם לאגור את הנתונים שלהם בצורה טובה, לסנן ולתייג אותם ולטפח אותם באמצעות פנייות מדוייקות  ומותאמות אישית (גם כאשר המשלוח הוא לאוגלוסיה גדולה).

ההמלצה הנוספת היא להגדיר בדיוק מה המשמעות של מועמד "איכותי" עבור הארגון שלכם.
מאגר מועמדים לא יעזור לך יותר מידי אם תכניסו את כולם; המטרה שלכם היא לטפח כישרונות מובילים.
שאלות מומלצות עבורכם הן אילו כישורים יש לעובדים שלכם כיום,  שלך כרגע, ומה תצטרכו בעתיד?  מהן תוכניות הצמיחה העתידיות של הארגון? אילו תפקידים תצטרכו בשנתיים הקרובות, 3 שנים, 5 שנים?
השילוב של פערי מיומנויות וכיוון אסטרטגי בנוגע לצמיחה עתידית אמור לתת לכם הבנה טובה יותר של מי אתם רוצים במאגר המועמדים שלכם.

איך לבנות קהילת מועמדים:

שמרו מועמדים פאסיביים שעשיתם להם סורסינג

רוב הגיוסים עדיין מבוססים על משרות שנפתחות: צוות הגיוס מקבל תפקיד למלא, והוא מתחיל לחפש באופן אקטיבי מועמדים המתאימים לדרישות התפקיד.
אבל מה אם תשמרו את כל המועמדים הרלוונטיים שעלו? גם כאלה שהייתם איתם בקשר ואולי לא מתאימים לתפקיד נוכחי, אבל עשויים להתאים לתפקיד עתידי?
במקום להתעלם מהם, הכניסו אותם למאגר המועמדים.

החיים מאד דינאמיים, בטח בתקופה הנוכחית, ומועמד פוטנציאלי שלא מחפש עבודה כרגע, יכול להתחיל לעשות זאת בעוד 3 או 6 חודשים. ואם אתם נמצאים איתם בקשר, אתם בהחלט עשויים להיות הראשונים שהם יקחו בחשבון ברגע שיתחלו להסתכל החוצה.

היו בקשר עם מועמדים לשעבר ועם מועמדים שהגיעו למקום השני

בממוצע אנו מראיינים 5-10 מועמדים לכל תפקיד (ובארגונים מסויימים אך יותר מכך – אבל בסופו של דבר אנו מגייסים מועמד אחד בלבד.
אבל האחרים שנדחו יכולים להיות מאד רלוונטיים לתפקיד העתידי שלכם.

אז במקום ש"יעלו אבק" במערכת הגיוס ההמלצה שלי היא להיות איתם בקשר מתמיד בעזרת כלי ניהול הקהילות ובצורה כזאת תוכלו לעדכן אותם כאשר נפתחת הזדמנות חדשה.

אותם מועמדים שהגיעו למקום השני – יכולים להיות בינגו מנצח למשרה הבאה שלכם וסגירה מהירה של תפקיד מאתגר (כי הם כבר עברו את תהליך הסינון הראשוני שלכם, פגשו את הארגון ואת המנהלים ומכירים אתכם טוב יותר ממועמדים חדשים).

בנה קהילת מועמדים דרך דף הקריירה שלך

אפשר כמובן גם לבנות מאגר מועמדים עם מועמדים אקטיביים.
קהילת כזאת תכלול מועמדים שהגיעו לדף הקריירה באתר שלכם, לא מצאו משרה רלוונטית, אבל מחליטים שהם רוצים להמשיך לשמוע מכם על משרות עתידיות.

ספר למועמדים הללו מה הם יקבלו על ידי הצטרפות לקהילה – למשל חדשות החברה, עדכוני מוצרים, משרות פנויות, הזמנות לאירועים, ניוזלטרים. ועוד.
ודאן שתהליך הרישום פשוט ככל האפשר כדי שלא לאבד אותם בגלל טופס ארוך מידי.

ארחו מפגשי למידה ומיטאפים מקצועיים אצלכם בארגון

אחת הדרכים האפקטיביות לבניית קהילה היא קיום אירוע מקצועי אצלכם.

זה יכול להיות מיטאפ, האקתון כנס או כל סוג של מפגש למידה שמאפשר לכם לארח את הקהילה המקצועית, לפגוש את המנהלים והעובדים שלכם, להתרשם מסביבת העבודה ועל הדרך לאסוף את פרטי המשתתפים ולהכניסם למערכת שלכם.
חשוב להדגיש שהאירועים הללו לא חייבים להיות יקרים או כאלה שדורשים זמן רב להכנה אבל הם חייבים להיות מחושבים ומתוכננים היטב.

מנפו את תוכנית החבר מביא חבר שלכם

הכוונה שלי היא לא להסביר למה תוכנית חבר מביא חבר חשובה – ואני בטוח שלכולכם יש כזאת.

יחד עם זאת ההמלצה היא להוסיף את המועמדים המופנים אליכם – אלה שלא התקבלו – לקהילה הרלוונטית עבורם ובצורה כזאת להמשיך ולהיות עימם בקש מתמשך.

בנו קמפיינים ממוקדים ברשתות החברתיות להרחבת הקהילה

אתם בוודאי כבר משתמשים ברשתות החברתיות כדי להציג את התרבות הארגונית, לקדם את מותג המעסיק, להראות מדוע החברה שלכם היא מקום כל כך נהדר לעבוד בו ואת הזדמנויות הפיתוח שאתם מציעים.
עכשיו הגיע הזמן לעלות שלב.
במקום להסתפק בהצגת העובדים והתרבות בארגון, השתמשו ברשתות החברתיות גם לקדם את קהילת המועמדים שלכם והגדיל עוד יותר את מאגר החברים שנמצאים בו.
כי בסופו של דבר המקום הכי טוב למצוא אותם – הוא במקום שהם נמצאים גם כך.
בין אם זה לינקדאין, פייסובק, אינסטגרם, טיקטוק או מקום אחר. הקריאה שלכם לפעולה תוכל להוביל מבקרים להרשמה לקהילת הטאלנטים שדיברנו עליה.

מהניסיון של ויקי ושלי חשוב לא להסתפק רק במודלי הפרסום החינמי – וזאת בגלל הצפת התוכן ברשתות הללו.
ההמלצה שלנו (הן במקרה זה, הן עבור גיוס והן עבור קידום מותג המעסיק שלכם) – היא למנף גם את מודלי הפרסום הממומן כדי לטרגט אוכלוסיות ממוקדות שאתם רוצים להגיע אליהם.
ואם אתם לא יודעים כיצד עושים זאת – תוכלו לצפות בסדנת VOD שויקי מעבירה בנושא קידום ממומן בלינקדאין וקידום ממומן בפייסבוק (צרו עימנו קשר להרשמה ב info@hrd.co.il)

אל תזלזלו בכוחם של עובדי הבומרנג

הרוב המכריע של העובדים שעזבו את הארגון שלכם עשו זאת כנראה עבור תנאים שנראו מפתים יותר – אם זה מבחינת שכר, קידום או סיבות אישיות.

כמובן, קטגוריה זו של "בוגרי או יוצאי הארגון" (או Alumni) אינה מוגבלת לעובדים לשעבר במשרה מלאה; "בוגרים" כוללים גם מתמחים לשעבר, קבלנים עצמאיים ועובדים במשרה חלקית.
עם הזמן אותם עובדים עשויים לגלות שהדשא של השכן לא בהכרח ירוק יותר – והם מהווים מקור גיוס מעולה (ולעיתים רבות מידי מפוספס).
היתרונות בגיוס העובדים הללו הם שהם מכירים את התרבות הארגונים, מתאימים לערכי החברה, יש להם את הכישורים המתאימים והם ישתלבו מהר יותר.

כדי להשאיר את הדלת פתוחה עבורם ההמלצה שלי היא לצרף גם אותם לקהילת המועמדים שלכם ולעדכן אותן במה קורה בחרה, להיעזר בהם למשרות פתוחות וחבר מביא חבר ואולי אף להזמין אותם לאירועים יעודיים של החברה.

אל תסתפקו בבניית המאגר- וודאו שאתם מפלחים ומטפחים את הקהילה

וטיפ אחרון וחשוב לגבי אופן ניהול הקהילה –
כפי ששמתם לב, קהילת המועמדים שתבנו תכלול מגוון פרסונות שנחשפו ממגוון מקורות, כולם עם קשרים שונים לארגון שלך.
אל תנקטו בגישה אחידה וגורפת לתקשורת שלכם איתם אלא צרו מסרים מפולחים לפי קהלים, תחומי עניין ורלוונטיות.

לסיכום – בניית וניהול קהילת מועמדים דורשת חשיבה, תכנון, הגדרת מטרות ובניה נכונה של החברים.

אך מצד שני בטווח הארוך ההשפעה שלהם על סגירת משרות בחברה ועל מיתוג המעסיק הן אדירות ובעיני זאת קפיצת המדרגה בתהליכי הסורסינג שלנו.

בהצלחה!

רוצים לשמוע עוד על סדנאות AI ל HR, גיוס או לעובדים ומנהלים?
לחצו כאן

קישור למאמר ב GEM