בסקר בנצ'מרק הגיוס 2013 שערכנו במשותף עם חברת AKT עלה נתון מעניין – ומדאיג.

בסקר, שכלל מעל ל-100 ארגונים מובילים שגייסו 21,000 עובדים בשנה האחרונה, ציינו מחציתם שהם לא מרוצים ממערכת הגיוס שלהם. בעיני זה מספר מדאיג בעיקר בשל החשיבות של מערכת כזאת בניהול תהליך גיוס אפקטיבי וחסכוני.

אחת הסיבות לחוסר שביעות הרצון הוא בטעות בבחירת המערכת המתאימה לארגון, ובשל כך אני מפרסם מאמר שכתבתי בעבר שיעזור לכם בניהול תהליך נכון לבחירת מערכת גיוס.

הטמעת מערכת גיוס היא תהליך המלווה בסיכון לארגון. מערכת לא מתאימה, שלא תתמוך בתהליך הגיוס הקיים או שלא תיתן מענה לצרכי הארגון, לא רק שלא תיתן ערך מוסף לשיפור התהליך, היא אף עלולה להוסיף על עומס העבודה בארגון. כתוצאה מכך, אנשי הגיוס ומנהלים מגייסים ימצאו דרכים לעקוף את המערכת או שידרשו להחליף אותה במערכת חדשה.

לאחרונה נפגשנו עם חברת תוכנה שמנסה לגייס עובדים מתחום ה- IT, שוק תחרותי ומורכב לכל הדעות. כשניסינו להבין כיצד הם מנהלים את המעקב אחר המועמדים, הם ציינו שהתחילו לעבוד עם מערכת גיוס מסוימת לפני כשנה, נכוו ממנה קשות ורק עתה החלו להטמיע מערכת גיוס אחרת. כל היתרונות שהארגון קיווה לו – ייעול התהליך, איתור מהיר של מועמדים חדשים וכו', לא התקיימו, ובמקומם אף נוצרו עיכובים ופגיעה אמיתית ביכולת הארגון לתת מענה ללקוחותיו.

חלק לא מבוטל  מהארגונים איתם אנו עובדים עדיין מנהלים את תהליך הגיוס עם טבלאות אקסל. חלק נוסף מהארגונים שכן עובדים עם מערכות גיוס ממוחשבות דיווחו לנו על חוסר שביעות רצון ברמה זו או אחרת ועל כך שהמערכת לא תמיד עומדת בציפיות שתלו בה.

מטרת המאמר היא לסייע בצמצום הסיכון בבחירת מערכת גיוס שלא מתאימה לארגון ע"י הגדרת  מתודולוגיה מובנית לניתוח צרכי הארגון וניהול תהליך הטמעת המערכת שנבחרת.

***** להרשמה לכנס הגיוס הגדול והמקצועי בישראל ב 18.2 בכפר המכביה *****

איך הכל התחיל…

מערכת לניהול מועמדים – ATS (Applicant Tracking System) – איננה כלי חדש. כבר בשנות ה-80 החלו לפתח מערכות שנועדו לעקוב אחר מועמדים, בעיקר עבור חברות גדולות שראיינו מועמדים רבים. מערכות אלה נמכרו ככלים שנועדו לשפר את יעילות  המגייסים ודרשו הדרכה רבה יחסית.

בחצי השני של העשור הקודם התגבר השימוש באינטרנט למטרות איתור וגיוס מועמדים וחוקי המשחק החדשים השפיעו גם על מאפייני מערכות הגיוס. כחלק מהמעבר לעולם הווירטואלי, אנו רואים בשנים האחרונות הסבה של מערכות גיוס קיימות למערכות מבוססות Web  אשר מאפשרות לאנשי משאבי אנוש ולמנהלים המגייסים גישה למידע ולמערכת דרך האינטרנט. מפתחי המערכות הוסיפו וחיזקו את היכולות של הכלים הללו לנהל את המשרות באתר הבית  ובאתרי השמה מקוונים.

יחד עם המעבר לעולם האינטרנט, אנו רואים גם את ההתפתחות של מודל נוסף (שהחל להופיע גם במערכות הנמכרות בארץ) ה-  ASP- Application Service Provider. במקום להתקין את מערכת ניהול המועמדים במחשבי הלקוח ועל גבי השרתים שלו (כפי שהיה עד היום), ספק המערכת מאחסן את התוכנה ואת בסיס הנתונים המלא על השרתים שלו עצמו, כאשר אנשי הגיוס של החברה ניגשים אל המערכת והמידע דרך האינטרנט. בצורת עבודה זו, הלקוח משלם תשלום חודשי קבוע הכולל את הגישה לבסיסי הנתונים ואת עלות תחזוקת המערכת והשרתים. כך נחסך מהלקוח הצורך להקצות מקום על שרתי החברה, לעדכן גרסאות, ולהיות תלוי בזמינות אנשי הספק בשדרוג גרסאות.

האם אנחנו באמת צריכים מערכת גיוס?

בסביבה המורכבת והגלובלית המתפתחת בעולם העסקי היום, יצירת תשתית גיוס מובנית שבה תהליכי העבודה, האנשים והמערכות מתואמים ביניהם,  חשופים לאותו מידע ושותפים להנעת התהליך במקום אחד, הינה תנאי בסיסי להשגת יתרון משמעותי בגיוס עובדים.

כאשר התחרות על כל מועמד נעשית קשה יותר והלחץ מצד הארגון לגייס עובדים בצורה מהירה ובעלות זולה יותר, היתרונות של מערכת ניהול מועמדים שמתאימה לארגון הינם רבים. עם זאת, חשוב לציין, שארגונים פחות מורכבים,  המגייסים בנפח קטן יחסית (עובדים בודדים בשנה), יכולים לעבוד ללא מערכת גיוס. גם לארגונים אלה, אנו ממליצים לבחון חלופות מובנות למערכת (טבלאות מעקב לדוגמא), שיאפשרו ניהול ממוקד של התהליך, תוך יצירת מדדי תפעול וביצוע שהם הבסיס לשיפור מתמיד של התהליך.

מערכת גיוס טובה תעזור לארגון ליעל את תהליכי העבודה על ידי:

ניהול מקורות הגיוס
רוב הארגונים המגייסים נעזרים במקורות גיוס מגוונים – החל מחבר מביא חבר, דרך אתר הבית, חברות השמה, אתרי אינטרנט שונים ועוד. לכל מקור גיוס ישנה עלות שונה ואחוז הצלחה שונה. כדי שצוות הגיוס יוכל להתמקד רק במקורות הגיוס היעילים ביותר, עליו לעקוב באופן שוטף אחרי מדדים אלו. הנתונים יכולים אף להוות את הבסיס לחישוב עלויות הגיוס העתידיות של הארגון והקצאת התקציב לכך בתכנון השנתי. רוב מערכות הגיוס כיום נותנות את הכלים והיכולות לנהל ולעקוב בצורה אוטומטית אחר הנתונים הללו שיהוו את הבסיס לקבלת החלטות מושכלות בעתיד.

• יצירת משרה חדשה ופרסומה ברשת האינטרנט בצורה יעילה ופשוטה

מערכת גיוס טובה תאפשר לצוות הגיוס ליצור משרות חדשות ולהגדיר את דרישות התפקיד בצורה פשוטה ומהירה, תוך כדי התבססות על תפקידים דומים שכבר נוצרו בעבר. לאחר הגדרת דרישות התפקיד, תהליך האישור מנוהל בתוך המערכת, ללא צורך בהעברת מיילים או טפסים לחתימה, תוך שמירה על סדר הגורמים המאשרים.
לאחר אישור המשרה, המערכת מאפשרת בצורה פשוטה לעדכן את המשרות החדשות שנוצרו באתר הבית של החברה ובצורה זאת לוודא שעמוד הבית מעודכן תמיד. כמו כן מערכת הגיוס תאפשר לעדכן בצורה נוחה את חברות ההשמה ואת אתרי האינטרנט שאיתם החברה עובדת.

• שיפור התקשורת עם חברות ההשמה

אחת התלונות ששמענו מספר פעמים מחברות השמה היא הצורך שלהם "לרדוף" אחרי אנשי הגיוס בכל ארגון בכדי לקבל עדכון לגבי המועמדים שהם שלחו. כמובן ששמענו את אותה התלונה גם מהצד השני – הצורך של אנשי הגיוס לעדכן כל אחת ואחת מחברות ההשמה לגבי אותו מידע.

אחד היתרונות של מערכות הגיוס הטובות היא היכולת ליצור דוח אוטומטי המכיל את המידע לגבי הסטטוס בתהליך הגיוס של כל מועמד ומועמדת שנשלחו מאותה חברה. על פי רוב יכולה המערכת לזהות את המועמדים שכבר מוזנים וקיימים במערכת ולעדכן  את חברות ההשמה ששלחו את קורות החיים כחלק מהעדכון התקופתי.
לפחות אחת ממערכות הגיוס הנמכרות כיום בארץ מאפשרת גם גישה מוגבלת של חברת ההשמה ישירות למערכת הגיוס של הארגון – כך שחברת ההשמה "מושכת" את המידע הרלוונטי לגביה בצורה יזומה ועל פי הצורך שלה, במקום שהמידע יועבר ב"בדחיפה" מהארגון המגייס.

• ניהול מאגר קורות חיים ויכולות חיפוש מתקדמות
  מערכות הגיוס מאפשרות לקלוט ולשמור בצורה אוטומטית את קורות החיים התקבלים תוך כדי הגדרת מילות מפתח רלוונטיות. כך, גם אם המועמד אינו רלוונטי לצרכי החברה כרגע, ניתן לפנות אליו בעתיד, ללא צורך בפרסום נוסף, וכך כמובן לחסוך בעלויות הפרסום של המשרות הללו.
• שיתוף מידע ושקיפות עבור כל הגורמים בתהליך
  הנגישות של הגורמים המעורבים בתהליך הגיוס למידע הרלוונטי הקיים במערכת הגיוס מאפשר לעבוד בשקיפות מלאה ותוך כדי שיתוף פעולה ואחריות הדדית לתהליךבין המנהלים המגייסים לאנשי הגיוס. משתמשים שהוגדרו ככאלה במערכת הגיוס, בין אם איש גיוס ובין אם מנהל מגייס, יכול לראות מי המועמדים שממתינים לו, אילו שלבים כבר עבר ומה המידע שקיים לגביהם.
• ניהול התקשורת מול המועמדים

לאחרונה הציע ח"כ אלכס מילר לחייב בחוק מעסיקים שזימנו מועמד לראיון לעדכנו בתשובה תוך 21 יום. למאמר ב Ynet שדיווח על כך היו קרוב ל-200 תגובות. רובן התמצו ב"הם שמו לב סוף סוף שאנחנו פה!".
אנו שומעים תלונות רבות ממועמדים אשר לא קיבלו עדכון לגבי מצב המועמדות שלהם לארגון. היכולת של הארגון לתקשר עם המועמדים, ואפילו ברמה הבסיסית ביותר של עדכון מצבו בתהליך, יכולה לעזור לארגון במיצובו כלפי אותם מועמדים וכלפי חבריהם. כיום חלק ממערכות הגיוס מאפשרות להגדיר פעולות שיתבצעו אוטומטית בכל שלב בתהליך – וכחלק מהפעולות הללו ניתן להגדיר גם שליחת דוא"ל למועמד או הדפסת מכתב שמציין את מצב מועמדותו.

• בחן את תהליך הגיוס שלך: האם יש לך היום כלים נוחים למעקב ולהצגת מדדי הגיוס למנהלים בארגון?

  הצגת המדדים המובילים (Dashboard) בצורה בהירה

   

אחד הנדבכים החשובים ברצון של מחלקות משאבי האנוש להפוך לשותפים עסקיים הינו היכולת לדבר ב"שפת הארגון" תוך כדי הצגת מדדים תפעוליים ונתוני החזר על השקעה (ROI). מערכות הגיוס מאפשרות לקבל ולהציג נתונים אילו בצורה שוטפת וכמעט ללא השקעת זמן באיסוף המידע ובניתוחו.

הגדרת מדדי התפעול והמעקב אחריהם לאורך זמן מהווה גם את השלב הבסיסי ביכולת צוות הגיוס לשפר את הביצועים בארגון לאורך זמן תוך כדי ביצוע Benchmark עם צוותים דומים בארגונים אחרים.

כיצד בוחרים את המערכת הנכונה?

ישנן לא מעט חברות אשר בוחרות מערכת גיוס ללא בדיקה מעמיקה של צרכי הארגון ובלי לבחון את ההתאמה של המערכת הנרכשת. חברות אלו מתבססות בעיקר על יכולת איש המכירות למכור את המוצר או על המלצות מארגונים אחרים שלא בהכרח עובדים בצורה זהה.

כדי לצמצמם את הסיכונים ברכישת והטמעת המערכת לא מתאימה לארגון יש להתייחס לתהליך בחירת המערכת כאל פרויקט, לבנות אותו בצורה מתודית עם שלבים ברורים, לוחות זמנים, תקציב ומנהל פרויקט שאחראי לתאום וניהול שלביו השונים.

השלבים הבאים מציגים את מתודת העבודה המומלצת:

• הגדרת מסגרת ובחירת משתתפים
  כצעד ראשון מומלץ להתוות בצורה כללית את מסגרת העבודה שתכלול בתוכה את מטרות התהליך, לוח זמנים מתוכנן, משאבים דרושים ולקבל את ברכת הדרך של הגורמים הרלוונטיים בארגון. צוות עבודה יכול לכלול לדוגמא מומחה גיוס (פנימי או חיצוני), מנהל מגייס מהארגון, מנתח מערכות (פנימי או חיצוני) ואיש תשתיות IT.
• הגדרת המצב הקיים
  בשלב הראשון יש לאפיין בצורה מפורטת ככל הניתן את התהליך הקיים בארגון – כולל הממשקים וזרימת המידע, בעזרת פגישות ואיסוף מידע מגורמים שונים בתהליך. יתכן ותופתעו לגלות שלא כל הגורמים בארגון רואים ומבינים את התהליך הקיים בצורה זהה. שלב זה יעזור לאנשי הצוות לוודא שכל המעורבים נמצאים "באותו העמוד".
  אפיון המצב הקיים יכלול, מעבר להבנת ותיעוד התהליך הקיים, גם איסוף נתונים כמותיים ואיכותיים כגון כמות קורות חיים ממוצעת שמתקבלת כל חודש, מקורות הגיוס הקיימים, חלוקת אופן קבלת קורות החיים (מכתב, פקס, מייל, אתר הבית), כמות הגיוסים הצפויה וכדומה.
• שיפור התהליך הקיים
  למרות ששלב זה אינו חלק אינטגרלי מהתהליך הרגיל של אפיון המערכת – אני ממליץ בחום לבחון את יעילות תהליך הגיוס בנקודת זמן זאת.  אנו נרצה לוודא שהמערכת שתוטמע תתמוך מלכתחילה בתהליך עבודה יעיל ו"רזה". העובדה שתהליך הגדרת המצב הקיים כלל פגישות עם מספר גורמים לאורך תהליך הגיוס וכלל את שלב מיפוי התהליך בצורה מפורטת, יכולה לעזור לזהות בקלות יחסית את אותן נקודות שאינן מוסיפות ערך לתהליך או את הנקודות שדורשות שיפור – ולייעל את התהליך בהתאם.
• הגדרת דרישות המערכת הרצויה
  על סמך מיפוי המצב הקיים והרצוי יש להגדיר בצורה מפורטת ככל האפשר את הצרכים והיכולות של המערכת האופטימלית מבחינת הארגון. אפיון זה יהווה את הבסיס למסמך הדרישות שיועבר לספקים כחלק מתהליך קבלת הצעות מחיר מסודרות  (RFP – Request For Proposal) . המסמך יכלול את תרשים הזרימה של תהליכי העבודה שבהם אמורה המערכת לתמוך יחד עם הדרישות נוספות. לדוגמא: מספר משתמשים ורמות הגישה, הדוחות רצויים, אילוצי וצרכי IT, עדכון אוטומטי של מועמדים,ועוד.
• חקר ישימות
  שלב זה כולל בדרך כלל את זיהוי הספקים הרלוונטיים שקיימים בשוק, שליחת מסמך הדרישות שהוכן וקביעת פגישות עם הספקים.
  בזמן הצגת המערכת, אנשי המכירות של מערכות הגיוס יתמקדו באופן טבעי בצדדים החזקים של המערכת שלהם ולאו דווקא בצרכים האמיתיים של הלקוח. בשל כך,  מומלץ להכין מספר תסריטים התואמים את תהליך הגיוס של  הארגון ולבקש מהם להריץ את התסריטים הללו שלב אחר שלב תוך כדי ירידה לפרטים לגבי יכולות המערכת. בתום תהליך הבחינה, ולאחר הסינון הראשוני של המערכות הלא מתאימות, יש לבקש רשימת ממליצים בארגונים אחרים ולקבל את ההתרשמות שלהם מיכולות המערכת ומרמת התמיכה לה הם זוכים.
  לאחר סיום בחינת ההמלצות, יש לבצע בחינה וניתוח החלופות הרלוונטיות על פי קריטריונים ומשקולות שיוגדרו מראש. קריטריונים לדוגמא: עלות המערכת, נוחות השימוש, תמיכה טכנית, ניסיון מעשי של הספק, המלצות של משתמשים ועוד (דוגמא בטבלה מספר 1 למטה). מכיוון שכמות המידע אליה נחשפים קבוצת הפרויקט בכל הצגת מערכת הינה אדירה, מומלץ לנקד את כל יכולות וביצועי המערכת קרוב ככל האפשר לזמן ההצגה.

דירוג לדוגמא יכול להיות כזה:

טבלה 1: דוגמא כללית לטבלת משקולות להשוואת המערכות השונות

לאחר שקלול כל הציונים יש לבחור במערכת המתאימה ביותר. לעיתים, יווצר מצב שבו קיימת התלבטות לגבי שתי מערכות שקיבלו ציונים דומים. במקרה זה מומלץ לזמן אותם שוב ולבחון את היכולות בצורה מעמיקה יותר ואפילו לתת למשתמשי קצה להתנסות במערכת בכדי שיתנו פידבק לגבי השימוש במערכות השונות.

• בחירת החלופה המתאימה והטמעת המערכת
  לאחר בחינת המערכות המתאימות, זהו גם הזמן לביצוע משא ומתן כספי עם החברה או עם 2 החברות המובילות בכדי לשפר את תנאי ההסכם. צריך לקחת בחשבון שהמשא ומתן עם החברה שקיבלה את הציונים הטובים ביותר עלול להיקלע לקשיים ואף "להתפוצץ" לכן יש תמיד לשמור את האופציה לעבור למערכת הבאה בניקוד.
  הגעתם סוף סוף לשלב האחרון וחתמתם על חוזה על החברה הנבחרת. לפני פתיחת בקבוקי השמפניה נשאר רק שלב הטמעת המערכת והדרכת המשתמשים. יש להכין את תוכנית ההטמעה שתכלול לוחות זמנים לכל שלב בתהליך ההטמעה, הכנת תשתיות IT, הכנת טבלאות והגדרות עבור המערכת החדשה, הדרכת עובדים ולמנהלים, סימון התאריך לעליה לאוויר.

לסיכום

יש לזכור כי מערכת גיוס וניהול מועמדים, טובה ככל שתהיה, הינה בסופו של דבר כלי טכנולוגי שבא לתמוך בתהליך הגיוס. אם תשתיות הגיוס אינן בנויות בצורה נכונה – גם הכלי הטכנולוגי הטוב ביותר לא יעזור בצורה משמעותית לאתר ולגייס את האנשים האיכותיים המתאימים לארגון.
המערכת המתאימה תיתן את ה- ROI הטוב ביותר כאשר היא מצטרפת למערך שמאופיין בתהליך גיוס יעיל ו"רזה", שמנוהל על ידי צוות גיוס מקצועי, שנתמך במנהלים ובארגון שמחויבים לתהליך ושהוא מבוקר על ידי מערכת מדדים לשם שיפור מתמיד.

וכפי שאמרה מנהלת משאבי אנוש של אחת החברות – "התהליך החשוב ביותר הוא לא איזה ספק אנו בוחרים, אלא ניתוח הצרכים האמיתי שאנו עושים"

להצטרפות ל 4500 מקצועני גיוס ומשאבי אנוש שמקבלים את הדיוור המקצועי של HRD בנושאי גיוס עובדים לחצו כאן

***** להרשמה לכנס הגיוס הגדול והמקצועי בישראל 18-2 *****