6 מדדים טובים לגיוס עובדים

מאת: מורית רוזן

לפני מספר חודשים פנתה אלינו חברה אשר השקיעה זמן ומשאבים רבים בגיוס מספר מועמדים מתאימים, רק כדי לגלות  שחלקם פשוט עזבו את הארגון תוך חצי שנה.
התסכול והכעס של המנהלים שנשארו בחוסר כח אדם ושל אנשי הגיוס שהיו חייבים להתחיל את תהליך הגיוס מהתחלה היו  כמובן עצומים.
בשלב הראשון הם העלו השערה כי הבעיה היתה בעצם תהליך המיון שהביא לבחירת עובדים לא מתאימים, אך בבדיקה שלנו התברר  הבעיה היתה בעצם תהליך הקליטה של העובדים שרק זה גויסו.

בניית תהליך קליטה אפקטיבי לעובדים חדשים מהווה בעצם חלק בלתי נפרד מבניית תהליך גיוס מוביל ואפקטיבי.  זאת גם הסיבה שבעבודה עם ארגונים אנו בוחנים יחד עם תהליך הגיוס את הדרך בה קולט הארגון את העובדים שהוא מגייס אליו.

לבניית תהליך קליטה נכון יש מספר יתרונות חשובים:

  • שימור העובד החדש לאורך זמן בארגון – מחקרים הראו שלקליטה נכונה של עובדים חדשים ישנה השפעה קריטית על רמת המוטיבציה לביצוע העבודה לאורך זמן ועל משך הישארותם בחברה.
  • צמצום משך הזמן לפרודוקטיביות -הכרות  מהירה של  הסביבה והתרבות הארגונית אליה הגיע העובד החדש יחד עם קבלת הידע והכלים המתאימים תביא אותו לתרום לארגון תוך פרק זמן קצר משמעותית.
  • מיצוב ומיתוג הארגון כמקום שטוב לעבוד בו – עובדים שאך זה נקלטו במקום עבודה חדש נשאלים שאלות רבות על התפקיד, על המנהלים ועל סביבת העבודה. עובד חדש שעובר תהליך נכון יספר על התחושות הללו לסביבתו, מה שישפיע על תפיסת הארגון מבחוץ.
  • שדרוג תהליך הגיוס – עובדים חדשים מהווים מקור מצוין לגבי תהליך הגיוס של הארגון. כחלק מתהליך הקליטה, אני ממליצה לקבל לשמוע על התובנות שלהם לגבי דברים שעבדו היטב ומה ניתן לשפר בו.

אז מה העקרונות לבניית תהליך קליטה אפקטיבי?

תהליך הקליטה של העובד החדש מתחיל בעצם לפני שהוא בכלל מגיע לעבודה וכולל
תכנון לוגיסטי: בשיחה שהיתה לי עם מספר עובדים לאחרונה  התברר כי לקח שבוע שלם עד שהם קיבלו משרד וציוד משרדי וכמעט עוד שבוע עד שקיבלו מחשב והרשאות למערכות.
ההמלצה שלי היא לבנות תוכנית מסודרת עם לוחות זמנים בכדי לוודא שכל הדברים מתבצעים עוד לפני הגעת העובד.
איתור חונך מתאים שילווה את  העובד בימיו הראשונים ויעזור לו להתמצא בנבכי הארגון, ילווה אותו לארוחת צהריים יכיר לו את הגורמים החשובים בארגון. החונך כמובן צריך להיות בעל/ת מוכשר לכך ולהבין את המצופה ממנו.
תכנית הדרכה ברורה: מומלץ להכין מראש תכנית מפורטת להדרכה ולפגישות שתכלול את הגורמים עימם יש להיפגש, התפקיד שלהם, מה סוג המידע שהם יכולים לספק ואת הדרך ליצור עימם קשר.
והמלצה חשובה – נסו להימנע לתת לעובד החדש ספר עב כרס לקריאה – בין כך ובין כך הם לא יזכרו כמעט כלום ממה שהם קראו.

השבועות הראשונים בעבודה:
הקשר עם המנהל הישיר הינו קריטי ועל המנהל המגייס לוודא שהוא משריין מספיק זמן לליווי ותאום ציפיות עם העובד החדש בימים הראשונים.
אני ממליצה לקיים שיחת היכרות ושיחות המשך תדירות בימים הראשונים, בעזרתן יוכלו המנהל להכיר את העובד החדש, ולהבין מה יעזור להיכנס בצורה יעילה יותר לתפקיד החדש.
לדוגמא – ישנם עובדים שידיפו לקרוא חומר כתוב  ומנגד יהיו עובדים  שיעדיפו ללמוד בעזרת פגישות עם עובדים נוספים בחברה.  ככל שמנהל יהיה מודע להעדפות הללו תהליך הקליטה והלמידה יהיו טובים יותר.

לאחר מספר חודשים:
ההמלצה שלי היא לוודא שהמנהל של העובד החדש יבצע תהליך הערכה של הקליטה וביצועי העובד שלו. תהליך ההערכה יכלול התייחסות הן לציר המקצועי והן לתהליך הקליטה החברתי שלו.
עם תום תהליך ההערכה, על המנהל לבצע שיחה עם העובד שבה הוא ייתן לו משוב לגבי תהליך הקליטה וההשתלבות שלט בארגון ובכדי להגדיר את הציפיות לעתיד.

מדדי הצלחה
בכדי לוודא שתהליך הקליטה אכן מתבצע בצורה טובה יש  להגדיר ולעקוב אחר מדדים כגון אחוז עזיבה בחודשים הראשונים, שביעות הרצון של עובדים חדשים מתהליך הקליטה ועוד.

ולסיכום

תחלופת עובדים הינה נושא יקר הגוזל זמן ומשאבים מכל ארגון,  על אחת כמה וכמה כאשר הדבר מתרחש לאחר קליטת עובד חדש שרק גוייס לחברה לאחרונה.

בניה נכונה של תהליך קליטת עובדים תצמצם את אחוזה העזיבה בארגון, תביא לשיפור ברמת הביצועים, ותעלה את רמת שביעות הרצון של העובדים ושל הספקים של החברה.
דוגמא לטופס תכנון תהליך הקליטה
דוגמא לתכנון תוכנית קליטה למנהל המגייס

 >>>>> למידע על סדנת הראיונות הקרובה יש ללחוץ כאן  <<<<<
 >>>>> למידע על סדנת הסורסינג המתקדמת ביותר בארץ יש ללחוץ כאן  <<<<<
>>>>> למידע על סדנת הלינקדאין הקרובה יש ללחוץ כאן  <<<<<

 

מאת סטפן א. לואיז

על מנת שנחשיב מדדי גיוס עובדים למדדים יעילים ואמינים, יש לקחת בחשבון מספר מאפיינים:

  • המדדים חייבים לתת לנו מידע לגבי העתיד ולא רק לגבי העבר והם צריכים להיות עם יעדים ברורים לפעולה. הסטטיסטיקה חייבת לספקמידע, על-פיו ניתן לפעול, באמצעות הצגת הנתונים וציון המגמות.
  • המדדים יהיו ניתנים למעקב לאורך הזמן על מנת ליצור אמות מידה פנימיות ולנתח ביצועים של תהליך גיוס העובדים.
  • מדדי גיוס העובדים חייבים לכלול הן היבטים כמותיים והן היבטים איכותיים. הזמן והעלות לגיוס מהווים כמובן את ההיבטים הכמותיים שלמדדי הגיוס, בעוד שהפרודוקטיביות של העובדים החדשים, שימור העובדים, היעילות וביצועי המועמד לאורך זמן מהווים את ההיבטים האיכותיים.

מדדי גיוס עובדים בעבר

לפני 10 שנים גיוס עובדים נחשב בתור קרש קפיצה לתפקיד אחר במשאבי אנוש (מה שמאד נפוץ גם בארץ כיום). המגייסים אומנו "לסנן" את הפונים, מה שגרם לתפקידם להיות ממוקד בעיקר בפעילות הסינון עצמו ופחות בהסתכלות על כלל תהליך הגיוס. זה הוביל לשני המדדים הנפוצים ביותר: "עלות גיוס עובד" ו"זמן לגיוס עובד".

עלות גיוס עובד – מדד הגיוס הנפוץ ביותר, מסתכל רק על העלות הראשונית ולא העלות לטווח הרחוק של גיוס המועמד הלא נכון. ההתמקדות בעלות הראשונית בלבד תגרום למגייסים "למלא משרות פתוחות" ללא התחשבות   באיכות העובד שגויס או בתפוקה לטווח הרחוק אשר המועמד יספק או לא יספק.

מדדי הזמן לגיוס עובד הם מאוד פופולאריים הודות לחישוב עלות המשרות שעדיין פתוחות (ובשל הקלות היחסית שלו למדידה). למרות שעלות המשמרות הפתוחות יכולה להיות משמעותית, המדד הזה לא לוקח בחשבון את העלות ארוכת הטווח של אחוזי התחלופה הגדולים יותר והעלויות הנוספות של גיוס המועמדים הלא נכונים. לא מעט מגייסים מתמקדים במועמדים הזמינים ביותר על מנת למלא את המשרות מהר ככל האפשר.

מדדי גיוס עובדים כיום

כאשר דיברתי עם מנהלי גיוס מכל רחבי המדינה, כולם הביעו את תסכולם בנוגע ליכולתם ליצור מדדים אשר יניעו אל עבר מטרה ראשית אחת – גיוס המועמד הנכון לתפקיד. בכדי שנוכל להשיג מטרה זו, עלינו לבחון ראשית במה המגייס של היום שונה מהמגייס המסורתי של העבר. ברגע שנצליח לגייס את המגייס הנכון, נוכל אז להתמקד בהגדרת המדדים אשר מובילים לפעולות הרצויות.

המגייס של היום חייב לעבור מההתמקדות רק על פעילות הסינון אל ההתמקדות ביחסים. המגייסים החדשים הינם אנשי מכירות מקצועיים, האחראיים על איתור המועמדים, בניית יחסים וקידום המכירה. שינוי התפקיד הזה דורש גם את שינוי המדדים הקשורים למדידת הצלחת המגייס המודרני.

למרות שהרשימה הבאה איננה רשימה ממצה, ששת המדדים הבאים הינם דוגמאות למדדי גיוס עובדים המביאים לתוצאות הנכונות ויוצרים את הפעולות הנכונות הדרושה להשגת התוצאות הללו.

>>>>> למידע על כנס מקורות הגיוס ב 29.10 יש ללחוץ כאן  <<<<<
>>>>> למידע על סדנת הלינקדאין הקרובה יש ללחוץ כאן  <<<<<
>>>>> למידע על סדנת סורסינג למתקדמים הקרובה יש ללחוץ כאן  <<<<<

  • ביצועי/איכות הגיוס: הנתונים מתקבלים מתוך הערכת הביצוע ו/או פריון העבודה של העובד החדש בהשוואה לעמיתיו כעבור 6-12 חודשים מיום קבלתו לעבודה. איכות הגיוס צריכה להיות מדד הגיוס הראשון והחשוב ביותר. מאחר ולא קיימת נוסחא הקובעת את האיכות, המגייסים והמעסיקים צריכים להגדיר את קנה המידה של האיכות לפני הגיוס. ניתן לאמוד את איכות הגיוס באמצעות סקר פשוט, אשר מונה כל קריטריון בנפרד ושואל את המנהל כיצד העובד עונה על כל אחד מהקריטריונים בסקלה מ-1 עד 5. ניתן גם לעקוב אחרי איכות הגיוס של העובד החדש באמצעות הערכות הביצוע הרשמיות, דו"חות התפוקה ועוד.
    סקר הנערך במסגרת של דו"ח מדדי הגיוס ובדיקת הביצועים של האתר Staffing.org מצא שככל שהמגייסים נוהגים יותר למדוד את איכות העובדים החדשים בארגון, כך עולה שביעות הרצון של המנהלים המגייסים מהעובד החדש.
  • שביעות הרצון של המנהלים המגייסים: הנתונים מתקבלים מתוך אחוז המנהלים שהינם שבעי רצון עם תהליך גיוס העובדים עם רמת המועמדים. המדד הזה מספק נתונים חשובים וקלים למעקב, המאפשרים לקבוע את העדפות המנהל המגייס לפני שהגיוס מתחיל ולאחר מכן להעריך את ביצועי גיוס העובדים לאחר הקבלה לעבודה. ארגוני גיוס יעילים, המעוניינים להצליח, מסתמכים על משוב המנהלים. יחד עם זאת, שביעות הרצון של הלקוח היא לעולם לא המדד הבודד, כי היא עלולה להטעות.
  • מקורות גיוס עובדים: הנתונים מתקבלים מתוך אחוז הגיוסים החדשים מכל מקור מועמדים שהוגדר. הנתונים כוללים בין השאר את אחוז הגיוסים ממקור גיוס זה ומדדים נוספים. מעקב אחר מקור הגיוס מאפשר להנהלה להבין טוב יותר את איכות אסטרטגיית מקורות הגיוס שלהם. המדד הזה גם עוזר למעסיקים לראות את ערוצי מקורות הגיוס במונחים של תוצאות ולא רק בתור מספרים בלבד.
  • שיעורי הפנייה של מגייסים: הנתונים מתקבלים מתוך אחוזי הגיוס המופנים שהמגייס יצר. תכניות "חבר מביא חבר" בד"כ מתמקדות ביצירת ההפניות מתוך אוכלוסיית העובדים הרחבה יותר. ההפניות אשר נוצרות ע"י המגייסים יהיו בעלות השפעה חיובית על שיעורי איכות הגיוס (מחקרים מראים שההפניות יוצרות גיוסים בעלי ביצוע טוב יותר), עלות גיוס עובד (עלות ההפניות הללו היא נמוכה או לא קיימת) וזמן לגיוס עובד.
  • שביעות הרצון של המועמד: הנתונים מתקבלים מתוך אחוז העובדים החדשים המרוצים מתהליך גיוס העובדים שעברו – כפי שנקבע באמצעות סקר המועמדים. סקרי שביעות רצון המועמדים גורמים לארגוני מגייסים לקבל ראייה רחבה יותר אודות איכות השירות שניתן לכל מועמד, מה שמניב השפעה חיובית על מיקום המותג/מיתוג הגיוס של החברה. מדדים בעלי ערך נוספים יכולים להתקבל מהמועמדים אשר לא התקבלו וממועמדים אשר דחו את הצעות השכר.
    לעתים קרובות מתעלמים משתי הקבוצות הללו, אך הן יכולות לספק מידע בעל ערך אודות פעילות הגיוס שלכם.
  • יצירת מאגר מועמדים פוטנציאליים: הנתונים מתקבלים מתוך מאגר המועמדים הפוטנציאליים שהמגייס פיתח איתם יחסים לצורך מילוי משרות מפתח אסטרטגיות. הנתונים מנוהלים באמצעות מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM) יעילה. בדומה למאגר המכירות הפוטנציאליות של אנשי המכירות, מאגר המועמדים הפוטנציאליים, שפותח ע"י המגייס, יכול לשפר בצורה דרמטית את הזמן לגיוס עובד (המועמדים הם כבר בתהליך הגיוס למשרות הדרושות), עלות גיוס עובד (למועמדים הפוטנציאליים אין עלות נוספת עבור ההשמה שלהם) ואיכות הגיוס.

חברות יכולות להפחית את הזמן לגיוס העובד ואת עלות גיוס העובד שלהן, אך אם הן תצלחנה להעלות את איכות העובדים המגויסים ואת איכות השירות שניתן למועמדים הן תצלחנה לשנות את המשחק כולו. עובדים טובים יותר מניבים ביצועים גבוהים יותר והכנסות גדולות יותר. על-ידי השימוש במדדים המתאימים תצליחו לעודד את המגייסים למקד את פעילותם בסיבות ולא בסימפטומים של הצלחת תהליך הגיוס. השילוב של המגייס הנכון עם המדדים הנכונים יגרום לכל מגייס להתמקד במציאת המועמד המתאים ביותר לארגון.

>>>>> למידע על כנס מקורות הגיוס ב 29.10 יש ללחוץ כאן  <<<<<
>>>>> למידע על סדנת הלינקדאין הקרובה יש ללחוץ כאן  <<<<<
>>>>> למידע על סדנת סורסינג למתקדמים הקרובה יש ללחוץ כאן  <<<<<

Reprinted with permission of ERE Media

מכירים עוד חברים או קולגות שייהנו מהמאמר? שתפו אותם:

Facebook
LinkedIn
Email
WhatsApp

כבר הצטרפת לניוזלטר שלנו?

קבלו עדכונים על כל התכנים החדשים שעולים כאן + עדכונים על מיטאפים, כנסים והצעות רלוונטיות

אם נהנת מהמאמר הזה, הנה עוד כמה טובים:

עוד דברים שיכולים לעניין אותך

כבר הצטרפת לקהילת הפייסבוק שלנו?

סגירת תפריט